Dichiarazione sommaria di entrata (ENS): cos’è e quando serve

Se ti occupi di spedizioni internazionali o gestisci merci in arrivo da paesi extra UE, avrai sicuramente sentito parlare della dichiarazione sommaria di entrata, meglio conosciuta come ENS. 

L’Entry Summary Declaration, nota come ENS, è un documento doganale obbligatorio che va presentato prima dell’arrivo della merce nell’Unione Europea. Serve per informare in anticipo le autorità doganali europee sul tipo di merce che sta entrando, chi la spedisce, chi la riceve e con quale mezzo di trasporto.

Come per altri documenti importanti che riguardano le spedizioni internazionali, anche l’ENS non è una pratica da sottovalutare: compilarla male o non presentarla nei tempi giusti può causare ritardi, sanzioni o addirittura il blocco della merce in dogana.

Ecco tutto quello che c’è da sapere sull’ENS: quando è obbligatoria, chi deve presentarla, quali dati vanno inseriti e come gestirla al meglio.

Che Cos’è la ENS: significato 

Come abbiamo detto, la dichiarazione sommaria di entrata (ENS) è un documento obbligatorio previsto dalla normativa doganale dell’Unione Europea. Il suo scopo è semplice, ma fondamentale: dare in anticipo alle autorità doganali tutte le informazioni necessarie su una spedizione in arrivo nell’UE.

Per spiegarlo in modo ancora più semplice, ogni volta che un carico di merci proveniente da un paese extra UE entra nello spazio doganale europeo, deve essere preceduto da questa comunicazione elettronica. L’ENS contiene dati su mittente, destinatario, natura della merce e mezzo di trasporto utilizzato. 

ATTENZIONE - Questa dichiarazione è diventata obbligatoria con l’introduzione dell’Import Control System (ICS), e oggi è parte integrante della procedura di ingresso delle merci nell’Unione Europea. Con l’avvio del nuovo ICS2 (Import Control System 2), le regole si sono ulteriormente rafforzate, soprattutto per i trasporti aerei e le spedizioni eCommerce.

Quando serve la Dichiarazione sommaria di entrata

Iniziamo col dire che la dichiarazione sommaria di entrata (ENS) è obbligatoria ogni volta che una spedizione proveniente da un paese extra UE è diretta verso il territorio doganale dell’Unione Europea.

Ciò vale a prescindere se si tratti di un container via mare, di una spedizione aerea o di un singolo collo: se entra fisicamente nei confini UE, la ENS va presentata in anticipo.

La ENS è necessaria in questi casi:

• Importazione di merci da paesi extra UE: ogni spedizione commerciale (e in alcuni casi anche non commerciale) proveniente da paesi terzi deve essere anticipata da una ENS;
• Merci in transito verso altri paesi UE: se la merce entra da uno Stato membro e poi prosegue verso un altro, la dichiarazione va comunque fatta all’ingresso iniziale;
• Spedizioni aeree e marittime: l’ENS è particolarmente importante per i trasporti via aereo e via nave. Il documento deve essere trasmesso prima dell’arrivo fisico del mezzo di trasporto nei porti o aeroporti dell’UE;
• Spedizioni ferroviarie o su gomma da paesi confinanti non UE: ad esempio, merci che arrivano in treno dalla Svizzera, dalla Turchia o dai Balcani.
  
  

L’ENS non è richiesta per merci che restano al di fuori del territorio doganale UE o che sono già state dichiarate con un altro regime doganale compatibile (come le merci in transito internazionale sotto vincolo doganale).

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Chi deve presentare l’ENS?

La responsabilità di presentare la dichiarazione sommaria di entrata (ENS) spetta, per legge, al vettore del mezzo di trasporto che introduce le merci nel territorio doganale dell’Unione Europea.

Attenzione, però:  il vettore non è l’unico soggetto che può occuparsi della dichiarazione. L’ENS può essere presentata da:

• Il vettore, obbligato principale secondo il Codice Doganale dell’Unione;
• Un rappresentante doganale autorizzato, incaricato dal vettore o dall’importatore;
• Lo spedizioniere o il broker doganale, se formalmente delegato;
• Il mittente o il proprietario delle merci, solo in casi specifici e previa autorizzazione.

Quali dati sono richiesti nella Dichiarazione sommaria di entrata?

Secondo le normative, la dichiarazione sommaria di entrata (ENS) deve contenere una serie di informazioni che permettano alle autorità doganali dell’Unione Europea di effettuare una valutazione preventiva dei rischi legati alle merci in arrivo.

Le informazioni richieste all’interno dell’ENS per la dogana sono:

• Mittente: nome, indirizzo completo e paese;
• Destinatario: nome, indirizzo e paese di consegna finale;
• Descrizione delle merci: tipo di prodotto, natura e codice doganale (HS code);
• Quantità e peso delle merci;
• Tipo e numero dei colli;
• Valore dichiarato delle merci (se noto);
• Numero del documento di trasporto (ad es. polizza di carico, lettera di vettura, AWB, ecc);
• Identificazione del mezzo di trasporto: numero volo, targa, nome della nave, ecc;
• Luogo e data di arrivo prevista.

Quando e dove presentare l’ENS

Una delle regole fondamentali della dichiarazione sommaria di entrata (ENS) è che deve essere presentata prima dell’arrivo delle merci nel territorio doganale dell’Unione Europea.

Le tempistiche minime per l’invio dell’ENS di riferimento sono:

• Trasporto marittimo a lungo raggio (oltre 24 ore): almeno 24 ore prima della partenza dal porto di carico;
• Trasporto marittimo a corto raggio (meno di 24 ore): almeno 2 ore prima dell’arrivo al primo porto dell’UE;
• Trasporto aereo: almeno 4 ore prima dell’arrivo in UE (in alcuni casi può bastare l'invio alla partenza);
• Trasporto ferroviario e stradale: almeno 1 ora prima dell’arrivo alla frontiera UE;
• Trasporto postale e via corriere espresso (ecommerce): i tempi variano ma sono gestiti sotto le nuove regole ICS2, con modelli precompilati da operatori autorizzati.

L’ENS deve essere presentata alla dogana del primo punto di ingresso nell’UE, cioè il luogo dove la merce entra fisicamente per la prima volta nel territorio comunitario. La trasmissione avviene in forma elettronica, attraverso i sistemi ICS
e ICS2.

ATTENZIONE - Se l’ENS non viene trasmessa nei tempi previsti, la spedizione non potrà essere scaricata o sdoganata. Le autorità doganali hanno il potere, infatti, di trattenere le merci per ulteriori controlli o bloccare l’ingresso.

ENS e Import Control System 2 (ICS2): cosa cambia

Dal 2021, l’Unione Europea ha iniziato il passaggio al nuovo sistema di sicurezza doganale chiamato ICS2 (Import Control System 2), pensato per rafforzare i controlli sulle merci in entrata e rendere tutto il processo più efficiente e digitale. Questo nuovo sistema sta sostituendo gradualmente l’ICS (la prima versione dell’Import Control System), introducendo di fatto nuove regole operative per la presentazione della ENS.

Con l’ICS2 sono state introdotte diverse novità:

• Più dati richiesti nella ENS, soprattutto per le spedizioni aeree e quelle gestite da operatori postali e corrieri espressi;
• Verifiche automatizzate in tempo reale: i dati ENS vengono analizzati da algoritmi per rilevare potenziali rischi prima ancora che la merce arrivi;
• Responsabilità diretta per i corrieri espressi e per le piattaforme eCommerce, dato che sono loro a dover fornire informazioni più complete già in fase di invio.

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