Cosa sono le eccezioni di consegna e come gestirle

Se gestisci spedizioni ti sarà sicuramente capitato di vedere nel tracking una dicitura poco chiara come “eccezione di consegna” o “shipment exception”.

In quel momento scatta sempre la stessa domanda: cosa sta succedendo al mio pacco?

La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, non si tratta di un problema grave.
La meno buona è che, se non gestite correttamente, le eccezioni di consegna possono trasformarsi in ritardi, clienti insoddisfatti e aumento dei resi.

Oggi, con volumi di spedizione sempre più alti e clienti abituati a consegne rapide e precise, anche un piccolo imprevisto può avere un impatto diretto sull’esperienza d’acquisto. Per questo motivo è fondamentale non solo capire cosa significa davvero un’eccezione di consegna, ma soprattutto sapere come intervenire nel modo giusto e al momento giusto.

In questa guida vedremo:

• cosa sono le eccezioni di consegna
• quali sono le più comuni
• come leggerle nel tracking
• cosa fare per gestirle (o evitarle) senza complicazioni

Iniziamo subito.

Cosa significa “eccezione di consegna”

Un’eccezione di consegna è un evento imprevisto che interrompe, ritarda o modifica il normale flusso di una spedizione.

Vuol dire, di fatto, che qualcosa durante il trasporto non è andato come previsto e il corriere segnala questa situazione nel tracking. Può trattarsi di casi molto comuni, come un destinatario assente, un indirizzo incompleto o un controllo doganale, e nella maggior parte dei casi non è un problema grave né definitivo, ma solo una fase temporanea da gestire.

È importante distinguere un’eccezione da un semplice ritardo: nel primo caso c’è un evento specifico che ha bloccato o deviato la consegna, mentre nel secondo il pacco è semplicemente in transito più a lungo del previsto.

Le eccezioni di consegna più comuni

Le eccezioni di consegna possono avere cause molto diverse tra loro, ma nella maggior parte dei casi si tratta di situazioni ricorrenti che si presentano spesso nella gestione quotidiana delle spedizioni. Ecco le cause più comuni.

Destinatario assente

È probabilmente l’eccezione più comune. Il corriere passa all’indirizzo indicato, ma non trova nessuno disponibile a ricevere il pacco. In questo caso la consegna non va a buon fine e viene segnalato un tentativo fallito.

Di solito il corriere riprogramma automaticamente un secondo tentativo nei giorni successivi oppure lascia indicazioni per il ritiro presso un punto di giacenza.

Indirizzo errato o incompleto

Un’altra causa molto frequente è legata a errori nei dati di spedizione: numero civico mancante, CAP sbagliato, via inesistente o informazioni insufficienti.
In questi casi il corriere non riesce a completare la consegna e la spedizione viene bloccata finché non vengono fornite informazioni corrette. Questo tipo di eccezione richiede quasi sempre un intervento attivo (da parte del mittente o del destinatario) per sbloccare la situazione.

Problemi doganali

Quando si spedisce fuori dall’Unione Europea, le eccezioni possono essere legate alla dogana. Può trattarsi di controlli, documentazione incompleta, valori dichiarati non chiari o mancanza di codici come EORI o dati fiscali.

In questi casi il pacco viene temporaneamente fermato e la consegna riprende solo dopo la risoluzione del problema.

Condizioni meteo o eventi straordinari

Ci possono essere eventi esterni come maltempo, scioperi, blocchi stradali o situazioni eccezionali (es. emergenze locali) che possono rallentare o interrompere temporaneamente le consegne.
Si tratta di eccezioni non prevedibili e non direttamente controllabili, che di solito si risolvono automaticamente non appena le condizioni tornano alla normalità.

Problemi logistici del corriere

Infine, ci sono le eccezioni legate all’organizzazione interna del corriere: ritardi nei centri di smistamento, errori di instradamento, volumi elevati (tipici dei periodi di picco come Black Friday o Natale) o problemi operativi.
Anche se meno frequenti rispetto ad altri casi, possono capitare e incidere sui tempi di consegna.

Come leggere le eccezioni nel tracking spedizione

Quando compare un’eccezione di consegna, il primo posto dove guardare è il tracking della spedizione. Qui i corrieri utilizzano spesso diciture standard (molte in inglese) che possono creare confusione se non sai interpretarle correttamente.

Ecco alcuni degli esempi più comuni che puoi trovare nel tracking, con il loro significato:

Cosa fare quando c’è un’eccezione di consegna

Quando compare un’eccezione di consegna, la cosa più importante è non reagire d’impulso ma capire subito di che tipo di problema si tratta. Non tutte le eccezioni richiedono un intervento immediato: in molti casi si risolvono da sole, in altri invece consigliamo di agire rapidamente per evitare ritardi o disservizi.

Quando aspettare

Se l’eccezione è legata a fattori temporanei, come un ritardo operativo, condizioni meteo o un semplice tentativo di consegna fallito, spesso la scelta migliore è aspettare il prossimo aggiornamento del tracking.
I corrieri, nella maggior parte dei casi, riprogrammano automaticamente la consegna o risolvono internamente il problema nel giro di 24–48 ore.

Quando contattare il corriere

Se il tracking resta fermo per più di uno o due giorni, oppure il messaggio è poco chiaro (es. “shipment exception” generico), è il momento di contattare direttamente il corriere.

Quando intervenire con il cliente

Se gestisci spedizioni per un eCommerce o un’azienda, non aspettare che sia il cliente a scrivere per primo.
Quando vedi un’eccezione, anticipa la comunicazione:

• informa il cliente in modo semplice e trasparente
• spiega cosa sta succedendo
• indica i tempi stimati di risoluzione

Anche se il problema è minimo, una comunicazione proattiva evita frustrazione e migliora l’esperienza complessiva.

Quando rifare la spedizione

Ci sono situazioni in cui aspettare non basta. Se l’eccezione si prolunga troppo o si trasforma in un blocco definitivo (es. pacco fermo in dogana senza sblocco, indirizzo non recuperabile, spedizione smarrita), può essere necessario organizzare una nuova spedizione.

Questo vale soprattutto quando:

• i tempi diventano incompatibili con le aspettative del cliente
• il pacco non si sblocca dopo diversi giorni
• il cliente ha urgenza di ricevere il prodotto

Come prevenire le eccezioni di consegna

Le eccezioni di consegna non si possono eliminare del tutto, ma nella maggior parte dei casi si possono ridurre drasticamente con una gestione più attenta e organizzata. La differenza, soprattutto per chi spedisce spesso, sta tutta nella prevenzione: meno errori a monte significa meno problemi a valle.

Il primo punto da cui partire è il controllo degli indirizzi. Ci sono errori banali come un CAP sbagliato, un numero civico mancante o un nome incompleto, che rappresentano le cause più frequenti di eccezione.

Subito dopo viene la comunicazione con il cliente. Informare chiaramente su tempi di consegna, richiedere dati completi e, se possibile, condividere aggiornamenti proattivi riduce drasticamente i casi di destinatario assente o problemi al momento della consegna.

Un altro aspetto spesso sottovalutato è la scelta del corriere. Non tutti i vettori sono adatti a tutte le spedizioni: destinazione, tipo di merce, urgenza e periodo dell’anno incidono molto. Scegliere il servizio giusto fin dall’inizio riduce il rischio di ritardi, errori di instradamento o problemi operativi.

Infine, c’è il tema delle automazioni. Automatizzare processi come la creazione delle etichette, il controllo degli indirizzi, le notifiche ai clienti e il monitoraggio delle spedizioni consente di ridurre errori manuali e velocizzare tutta la gestione logistica.

In questo senso, soluzioni come spedire pro by alsendo aiutano a centralizzare tutto: dalla scelta del corriere più adatto, al tracking unificato, fino alla gestione automatizzata delle spedizioni. Il risultato è meno margine di errore, più controllo e meno eccezioni da gestire.

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