Lettera di vettura: cos’è, come compilarla e quando serve
La lettera di vettura, spesso abbreviata in LDV, è uno dei documenti più importanti per chi spedisce merci, sia a livello nazionale che internazionale.
Viene richiesta dalla maggior parte dei corrieri e serve proprio per accompagnare la spedizione fino alla destinazione finale.
Se gestisci un eCommerce, lavori nella logistica o semplicemente devi spedire un pacco, sapere cos’è una lettera di vettura, come si compila correttamente e quando è obbligatoria può evitarti errori, ritardi e problemi legali.
Ecco tutto ciò che c’è da sapere sulla LDV: dalla sua definizione ai passaggi per compilarla correttamente, fino agli esempi pratici ed errori comuni da evitare.
Cos’è la lettera di vettura (LDV)?
La lettera di vettura o LDV è un documento che accompagna la merce durante il trasporto e contiene tutte le informazioni necessarie per garantire che il pacco arrivi a destinazione in modo corretto, sicuro e tracciabile.
Tecnicamente, la LDV è un contratto di trasporto tra il mittente e il vettore (il corriere), che certifica l’affidamento della merce al trasportatore e stabilisce diritti e responsabilità di entrambe le parti.
È richiesta sia nelle spedizioni nazionali, sia (e soprattutto!) in quelle internazionali, dove assume anche un valore legale.
IMPORTANTE - La lettera di vettura non va confusa con il documento di trasporto (DDT). Il DDT è emesso dal venditore per fini fiscali e serve a giustificare il movimento della merce. La LDV, invece, è un documento logistico richiesto dal corriere per la gestione e tracciabilità del pacco. Spesso viaggiano insieme, ma hanno funzioni diverse.
LEGGI ANCHE
Dichiarazione di libera esportazione: cos'è e come si fa
Quando serve la fattura proforma per spedire?
Cosa contiene la lettera di vettura?
Tra le informazioni contenute nella lettera di vettura (in inglese consignment note o waybill) ci sono sempre:
- I dati del mittente e del destinatario;
- La descrizione della merce spedita;
- Il peso, le dimensioni e il numero di colli;
- Il servizio scelto (es. standard, express, con assicurazione ecc.);
- Un codice di tracciamento (tracking);
- L’eventuale firma di accettazione.
La LDV viene stampata e applicata direttamente sul pacco oppure, nei sistemi più moderni, può essere generata e gestita in formato digitale.
A che serve la lettera di vettura?
Come abbiamo detto, la lettera di vettura serve a documentare e autorizzare il trasporto di una merce da un mittente a un destinatario. La sua utilità, però, va ben oltre la semplice formalità burocratica.
Prima di tutto, la LDV è indispensabile per garantire la tracciabilità del pacco.
Dal punto di vista contrattuale, la LDV è una prova scritta del fatto che il mittente ha consegnato la merce al vettore. Di fatto, quindi, questo documento rappresenta un accordo tra le parti: da un lato il mittente affida la merce, dall’altro il corriere si impegna a trasportarla e a consegnarla nelle modalità pattuite.
In più, in caso di problemi durante la spedizione (danni, ritardi, smarrimenti), la lettera di vettura è il documento di riferimento per stabilire chi è responsabile e per attivare eventuali assicurazioni o richieste di rimborso.
Quando è obbligatoria la lettera di vettura?
In Italia, l'emissione della lettera di vettura è disciplinata dall'articolo 1684 del Codice Civile. Secondo tale articolo, il mittente è tenuto obbligatoriamente a rilasciare la lettera di vettura su richiesta del vettore.
Per i trasporti internazionali su strada, la Convenzione relativa al contratto di trasporto internazionale di merci su strada (CMR), firmata a Ginevra il 19 maggio 1956, stabilisce l'obbligatorietà della lettera di vettura CMR per le spedizioni tra Paesi aderenti alla convenzione. L'Italia è tra i Paesi firmatari, rendendo la LDV CMR obbligatoria per i trasporti internazionali da o verso il territorio italiano.
Di conseguenza, la lettera di vettura CMR agisce da documento legale riconosciuto a livello internazionale, attestando le condizioni del trasporto e le responsabilità delle parti coinvolte.
Chi compila la lettera di vettura?
La lettera di vettura (LDV) viene compilata principalmente dal mittente, ovvero da chi spedisce la merce. Se sei tu a dover spedire, dovrai fornire tutte le informazioni necessarie sul contenuto della spedizione, sul destinatario e sulle modalità di trasporto richieste. Nella pratica, però, la compilazione può coinvolgere anche il corriere.
Come compilare una lettera di vettura
Anche se molti corrieri oggi forniscono modelli di lettera di vettura o sistemi automatizzati, è utile sapere quali informazioni devono essere inserite e come farlo nel modo corretto.
Ecco come fare.
1. Inserisci i dati del mittente e del destinatario
Per prima cosa, devi inserire le informazioni anagrafiche di chi spedisce e di chi riceve. Nello specifico:
- Nome e cognome o ragione sociale;
- Indirizzo completo (via, numero civico, CAP, città, provincia, stato);
- Numero di telefono e indirizzo email (se richiesto);
- Eventuale partita IVA o codice fiscale (per spedizioni commerciali).
2. Descrivi la merce
Nella sezione successiva, dovrai indicare cosa contiene il pacco. La descrizione deve essere chiara e dettagliata, soprattutto per le spedizioni internazionali o con merci particolari.
Ad esempio:
- “T-shirt in cotone taglia L”;
- “Batteria al litio per apparecchio elettronico”.
Se la merce è fragile, infiammabile o soggetta a restrizioni, è importante segnalarlo esplicitamente (qui ti spieghiamo come fare).
3. Specifica peso, dimensioni e numero di colli
Questi dati servono per calcolare il costo e per la corretta gestione logistica. Nel dettaglio, dovrai specificare:
- Peso totale del pacco (espresso in kg);
- Dimensioni (lunghezza x larghezza x altezza, espresse in cm);
- Numero di colli (nel caso la spedizione sia suddivisa in più pacchi).
Attenzione: molti corrieri calcolano il peso volumetrico, quindi è importante avere sottomano le dimensioni corrette.
4. Segnala i servizi accessori e le informazioni sulla spedizione
In questa sezione dovrai indicare eventuali richieste aggiuntive legate alla consegna, come ad esempio:
- Servizi express o standard;
- Assicurazione sul valore della merce;
- Contrassegno (pagamento alla consegna);
- Richiesta di firma alla consegna;
- Consegna al piano o su appuntamento.
5. Inserisci il tracking
Una volta prenotata la spedizione, il sistema del corriere genera un codice di tracciamento univoco che va inserito nella LDV. Questo codice servirà per monitorare la spedizione fino alla consegna.
Puoi anche inserire un numero ordine, codice cliente o riferimento interno, utile per chi gestisce molte spedizioni contemporaneamente.
6. Firma il documento
Per concludere, dovrai firmare la LDV e, al momento del ritiro, farla firmare anche dal corriere.
IMPORTANTE - In caso di spedizioni internazionali o documenti cartacei, potrebbe essere richiesta anche la firma del destinatario al momento della consegna.
Come compilare una lettera di vettura internazionale
Quando la spedizione coinvolge Paesi diversi, la lettera di vettura assume un valore ancora più importante.
La LDV CMR è obbligatoria per tutte le spedizioni su strada tra Stati aderenti alla convenzione e serve a regolare i rapporti tra mittente, vettore e destinatario a livello internazionale. Oltre alle informazioni classiche (mittente, destinatario, descrizione della merce, peso, numero di colli), in questo documento dovrai condividere anche:
- Paese di origine e destinazione;
- Eventuali transiti doganali;
- Documentazione allegata (fatture, certificati, licenze);
- Responsabilità e condizioni del trasporto.
La LDV CMR deve essere firmata da tutte le parti coinvolte e accompagna fisicamente la merce durante il viaggio. In molti casi, viene richiesta anche per passaggi doganali: per questo è importante compilarla correttamente e conservarne una copia.
Specifichiamo anche che usare una lettera di vettura internazionale ben compilata è utile sia per evitare ritardi alla dogana, sia per proteggersi legalmente in caso di controversie durante il trasporto
Gestisci le tue spedizioni con SpedirePRO
Se vuoi semplificare il processo di spedizione, risparmiare tempo e ridurre gli errori, affidati a SpedirePro.
Con SpedirePro puoi avere:
- Confronto tariffe tra i migliori corrieri: puoi scegliere il corriere più conveniente per te, semplicemente confrontando le diverse offerte;
- Gestione centralizzata delle spedizioni da un’unica piattaforma;
- Tracking in tempo reale e supporto clienti dedicato.
