Quando serve la fattura proforma per spedire?

La fattura proforma è un documento che potrebbe essere richiesto in alcuni casi per spedire delle merci. Il pacco potrebbe contenere regali o oggetti di uso personale, che devono essere spediti fuori dal territorio UE o in località con condizioni doganali speciali come Livigno. Ci sono ancora molti dubbi sulle fatture proforma e su quando siano necessarie: ecco perché abbiamo raccolto tutti i dubbi più comuni in questa guida.

Cos'è la fattura proforma?

La fattura proforma è un documento richiesto dalle dogane di competenza  (o, se vogliamo, un modulo) che serve per poter spedire un pacco per fini non commerciali dall’Italia verso un territorio esterno all’Unione Europea.

All’interno di questo documento, dovrai specificare una serie di informazioni, che aiuteranno gli operatori della dogana ad identificare il contenuto del pacco.  Essendo un documento tipico per spedizioni internazionali extra UE, la “proforma invoice” viene compilata solo in inglese o, al massimo, nella lingua del Paese in cui il pacco deve essere spedito.

Cosa c’è scritto in una fattura proforma?

In una proforma sono riportate una serie di informazioni, utili per facilitare le operazioni doganali.

Le informazioni tipiche contenute in questo documento sono:

• I dettagli sul destinatario del pacco e i dettagli del mittente, comprensivi di codice fiscale di entrambi i soggetti;
• Le specifiche sul contenuto del pacco. Il consiglio è di essere molto dettagliati nel descrivere il contenuto perché, in caso di dubbi, le autorità potrebbero trattenere il pacco in dogana;
• Il valore commerciale degli oggetti spediti, anche se non è una spedizione a scopo di vendita;
• La motivazione per cui il pacco viene spedito. In questo caso, dovrai specificare che la spedizione avviene per fini non commerciali.

Quali sono le differenze tra fattura proforma e fattura commerciale?

Ci sono diverse differenze tra fattura proforma e fattura commerciale. Conoscerle ti aiuterà a capire come gestire meglio le tue spedizioni e preparare la documentazione necessaria per ogni evenienza.

Questo perché per spedire un pacco al di fuori dell’Unione Europea, deve sempre essere allegata una tipologia di fattura.

Si allega la fattura proforma quando la merce inviata NON è a scopo commerciale.

Che fattura serve per le spedizioni all'interno dell'Unione Europea?

Parliamo ora di fattura proforma ed esempi pratici, iniziando dalla tipologia di fattura che serve per le spedizioni all’interno del territorio comunitario. In tutti i Paesi membri dell’Unione Europea, la circolazione di merci e persone è libera.

Ne consegue che per gli invii sul territorio UE NON è necessaria alcuna fattura proforma.

Questo perché non ci sono operazioni di sdoganamento da dover gestire. Ci sono comunque delle eccezioni, come ad esempio Livigno, Isola di Helgoland, Melilla.

Ad oggi i Paesi membri dell’Unione Europea sono:

• Austria
• Belgio
• Bulgaria
• Cipro
• Danimarca
• Estonia
• Finlandia
• Francia
• Monaco
• Germania
• Grecia
• Irlanda
• Italia
• Lettonia
• Lituania
• Lussemburgo
• Malta
• Paesi Bassi
• Portogallo
• Polonia
• Repubblica Ceca
• Repubblica Slovacca
• Romania
• Slovenia
• Spagna
• Svezia
• Ungheria.

Per tutti i Paesi geograficamente collocati in Europa, ma che non fanno parte dell’Unione Europea, sarà necessaria una fattura proforma o commerciale.

Che fattura serve per le spedizioni al di fuori dell'Unione Europea?

Per le spedizioni al di fuori del territorio dell’Unione Europea, servirà sempre una fattura: può essere solo proforma, in caso di invio di materiali senza scopi commerciali, o commerciale + proforma, per invii di materiale destinato alla vendita.

In più, devi sapere che ogni Paese ha le sue normative in materia di spedizione: le dogane del Paese di destinazione possono richiedere particolari documentazioni aggiuntive. Sicuramente è necessario un documento di esportazione per lo sdoganamento, perché è sempre obbligatorio dichiarare alle due dogane (quella italiana e quella del luogo di destinazione) chi è il destinatario, cosa stiamo spedendo, perché lo stiamo spedendo e quanto vale la merce.

Come si compila una fattura proforma?

La compilazione di una fattura proforma è un processo piuttosto semplice, che richiede solo alcune accortezze di base.

Nello specifico, inserisci sempre la dicitura:

“Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche”

Ricorda che la fattura proforma non deve avere necessariamente una numerazione progressiva e che deve essere compilata in lingua inglese, poiché destinata ad un Paese straniero. Al massimo può essere utilizzata la lingua locale.

Che dati servono per la fattura proforma

Per compilare una fattura proforma, ti servirà avere a portata di mano qualche dato come:

• Tutti i dati del mittente: nome e cognome, indirizzo, Paese, contatti (telefono e fax), codice fiscale, eventuale partita IVA;
• Tutti i dati del destinatario: nome e cognome, indirizzo, Paese, contatti (telefono e fax), eventuale partita IVA;
• Dati sulla spedizione: numero di fattura, data, tracking del pacco, motivo della spedizione (ad esempio, nel caso della proforma, regalo);
• Informazioni sul valore della spedizione: valore del contenuto, spese di spedizione, copertura assicurativa, eventuali altre spese, peso del pacco, numero di colli;
• Informazioni sul contenuto del pacco: numero di articoli, descrizione, codice doganale dell’articolo, Paese di origine dei prodotti, valore dei prodotti.

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