Safety stock: cos'è e come calcolarlo
Gestire un magazzino prevede anche il trovare un equilibrio costante tra due rischi opposti: avere troppa merce ferma e immobilizzare capitale inutilmente, oppure avere troppo poca merce e rischiare di non poter soddisfare gli ordini in arrivo.
Il safety stock o scorta di sicurezza è lo strumento che permette di gestire questo equilibrio in modo intelligente. Parliamo di una quantità di merce tenuta in magazzino come "cuscinetto" di sicurezza, pronta a coprire situazioni impreviste: un ritardo del fornitore, un picco inaspettato degli ordini, un problema logistico lungo la supply chain.
In questa guida vediamo cos'è il safety stock, a cosa serve, come calcolarlo con la formula corretta e quali errori evitare nella gestione delle scorte di sicurezza.
Cos'è il safety stock
Il safety stock è una quantità di prodotti mantenuta in magazzino al di sopra dello stock operativo normale, con l'obiettivo di far fronte a variazioni impreviste della domanda o dei tempi di approvvigionamento.
Possiamo definirla come una riserva strategica che non viene toccata in condizioni normali, ma entra in gioco quando qualcosa non va secondo i piani: il fornitore consegna in ritardo, gli ordini aumentano improvvisamente, un corriere subisce un blocco. Senza safety stock, questi eventi si traducono direttamente in rotture di stock (o stockout), cioè situazioni in cui la merce richiesta non è disponibile.
La differenza rispetto allo stock normale è importante: lo stock operativo è la quantità di merce che serve per soddisfare la domanda attesa nel periodo normale di approvvigionamento. Il safety stock è invece un livello aggiuntivo, che serve a coprire le variazioni rispetto alle previsioni.
Il concetto di scorta di sicurezza è strettamente legato a quello di lead time, cioè il tempo che intercorre tra il momento in cui si effettua un ordine al fornitore e il momento in cui la merce è disponibile in magazzino. Più il lead time è lungo e variabile, maggiore deve essere il safety stock.
A cosa serve il safety stock
Il safety stock ha una funzione precisa: garantire la continuità operativa anche quando le condizioni reali si discostano dalle previsioni. I suoi effetti si ramificano su più livelli dell'organizzazione:
- Evitare le rotture di stock: la conseguenza più diretta di un safety stock corretto è la riduzione degli stockout. Una rottura di stock non significa solo perdere una vendita: significa deludere il cliente, costringerlo a rivolgersi alla concorrenza e, in alcuni casi, danneggiare la reputazione del brand in modo difficile da recuperare;
- Coprire i ritardi dei fornitori: i fornitori non consegnano sempre nei tempi previsti. Problemi produttivi, ritardi logistici, blocchi doganali o imprevisti di trasporto possono rallentare l'approvvigionamento. Il safety stock permette di continuare a operare normalmente mentre si attende il nuovo stock;
- Gestire i picchi di domanda: stagionalità, campagne promozionali, viral moments o eventi imprevedibili possono far aumentare la domanda in modo repentino. Avere una scorta di sicurezza adeguata permette di rispondere a questi picchi senza interrompere il flusso degli ordini;
- Migliorare la customer experience: consegnare nei tempi promessi è uno dei fattori più importanti per la soddisfazione del cliente. Un safety stock ben calibrato contribuisce direttamente alla capacità di rispettare le promesse di consegna, riducendo i ritardi e i disservizi. Per approfondire come ottimizzare le spedizioni e ridurre i problemi operativi, puoi leggere il nostro articolo su come ridurre i ticket "dov'è il mio ordine".
Come funziona il safety stock
Nella pratica operativa, il safety stock funziona come un livello minimo di inventario sotto il quale non si dovrebbe mai scendere. Quando lo stock disponibile si avvicina a questo livello, è il momento di attivare un nuovo ordine al fornitore.
Il funzionamento si basa su tre variabili principali:
- Consumo medio: quante unità vengono vendute o utilizzate in media in un determinato periodo (giorno, settimana, mese);
- Lead time: quanto tempo ci vuole tra l'ordine al fornitore e la disponibilità della merce in magazzino;
- Variabilità della domanda e del lead time: quanto possono oscillare il consumo e i tempi di approvvigionamento rispetto alla media.
Volendo riportare tutto questo sul pratico, immaginiamo un eCommerce che vende mediamente 50 unità di un prodotto al giorno. Il fornitore consegna normalmente in 7 giorni, ma nei giorni peggiori ci vogliono fino a 12 giorni. Il consumo massimo registrato è di 70 unità al giorno. Senza safety stock, basta che il fornitore ritardi o che gli ordini aumentino per trovarsi con il magazzino vuoto. Con un safety stock correttamente calcolato, l'azienda ha sempre una riserva che le permette di coprire questi scenari avversi.
Il safety stock non è un valore fisso per sempre: deve essere rivisto periodicamente in base all'evoluzione della domanda, ai cambiamenti dei fornitori e alla stagionalità dei prodotti.
Come calcolare il safety stock
Esistono diversi metodi per calcolare il safety stock, da quelli più semplici a quelli più sofisticati che utilizzano metodi statistici avanzati. Qui presentiamo il metodo più diffuso e pratico, utilizzabile anche senza strumenti software complessi.
La formula base del safety stock è:
Safety stock = (Domanda massima giornaliera × Lead time massimo) − (Domanda media giornaliera × Lead time medio)
Questa formula calcola la differenza tra lo scenario peggiore possibile (domanda massima con lead time massimo) e lo scenario normale atteso (domanda media con lead time medio). Il risultato è la quantità di scorta aggiuntiva necessaria a coprire le situazioni avverse.
Volendo fare un esempio numerico, prendiamo i dati dell'esempio precedente:
- Domanda media giornaliera: 50 unità
- Domanda massima giornaliera: 70 unità
- Lead time medio: 7 giorni
- Lead time massimo: 12 giorni
Applicando la formula:
Safety stock = (70 × 12) − (50 × 7) = 840 − 350 = 490 unità
Questo significa che l'azienda dovrebbe mantenere in magazzino almeno 490 unità come scorta di sicurezza, in aggiunta allo stock operativo necessario per soddisfare la domanda media nel lead time normale.
È importante ricordare che si tratta di un calcolo di base. Per categorie di prodotti con domanda molto variabile o con lead time particolarmente imprevedibili, esistono formule più avanzate che utilizzano la deviazione standard della domanda e del lead time per ottenere un risultato più preciso.
Quali fattori influenzano il safety stock
Il livello corretto di safety stock non è uguale per tutti i prodotti e per tutti i contesti. Diversi fattori possono aumentare o ridurre la quantità di scorta di sicurezza necessaria. In particolare:
- Variabilità della domanda: più la domanda di un prodotto è irregolare e difficile da prevedere, maggiore deve essere il safety stock. Prodotti con domanda stabile e prevedibile richiedono scorte di sicurezza inferiori rispetto a prodotti con forte variabilità;
- Stagionalità: i prodotti con picchi stagionali richiedono un'attenzione particolare. In prossimità dei periodi di alta domanda (come il Natale per molti eCommerce), il safety stock deve essere aumentato per anticipare i picchi. Nei periodi di bassa stagione può invece essere ridotto;
- Affidabilità dei fornitori: un fornitore puntuale e affidabile richiede un safety stock inferiore rispetto a uno che consegna in modo irregolare. Se i ritardi di approvvigionamento sono frequenti, la scorta di sicurezza deve essere più elevata per compensare;
- Lead time e sua variabilità: lead time lunghi e imprevedibili aumentano il fabbisogno di safety stock. Se il fornitore consegna sempre in 3 giorni, la scorta necessaria è molto inferiore rispetto a un fornitore con lead time variabile tra 5 e 15 giorni;
- Tipologia di prodotto: prodotti deperibili, ad alto valore o con rotazione lenta richiedono approcci diversi. Un prodotto deperibile non può avere un safety stock elevato senza rischiare sprechi; un prodotto di alto valore impatta significativamente sul capitale immobilizzato;
- Costo di stockout: quanto costa, in termini economici e reputazionali, rimanere senza quel prodotto? Per i prodotti chiave, il costo di uno stockout può giustificare un safety stock più elevato.
Safety stock e punto di riordino: qual è la differenza
Safety stock e punto di riordino (o reorder point) sono due concetti strettamente correlati nella gestione delle scorte, ma spesso vengono confusi. Vediamo le differenze.
Il safety stock è la quantità minima di prodotti da mantenere sempre in magazzino come riserva di sicurezza. È il livello sotto il quale non si dovrebbe mai scendere in condizioni normali.
Il punto di riordino (reorder point o ROP) è invece il livello di stock al quale è necessario effettuare un nuovo ordine al fornitore, in modo da ricevere la merce prima che lo stock scenda sotto il safety stock.
La formula del punto di riordino è:
Punto di riordino = (Domanda media giornaliera × Lead time medio) + Safety stock
Tornando all'esempio precedente:
- Domanda media giornaliera: 50 unità
- Lead time medio: 7 giorni
- Safety stock: 490 unità
Punto di riordino = (50 × 7) + 490 = 350 + 490 = 840 unità
Significa che quando lo stock disponibile scende a 840 unità, è il momento di effettuare un nuovo ordine. In questo modo, quando arriverà la consegna, lo stock sarà ancora al di sopra del safety stock, anche nello scenario peggiore.
Il punto di riordino e il safety stock lavorano insieme: il primo indica quando ordinare, il secondo garantisce che, anche in caso di imprevisti durante il lead time, non si verifichi uno stockout.
Come ridurre le rotture di stock con una gestione logistica efficiente
Il safety stock è uno strumento fondamentale, ma da solo non basta. Una gestione logistica efficiente richiede un approccio integrato che combina scorte di sicurezza, monitoraggio degli ordini, automazione e sincronizzazione tra canali di vendita e magazzino. Nel dettaglio:
- Automazione e monitoraggio continuo: uno degli errori più frequenti è accorgersi di una rottura di stock solo quando il problema è già avvenuto. Sistemi di monitoraggio automatico dello stock permettono di ricevere alertin tempo reale quando i livelli si avvicinano al punto di riordino, consentendo di intervenire prima che si verifichi lo stockout;
- OMS e sincronizzazione degli stock: un Order Management System (OMS) permette di sincronizzare in tempo reale gli stock tra diversi canali di vendita (sito eCommerce, marketplace, negozio fisico), evitando di vendere prodotti non disponibili o di gestire stock separati per canale. Puoi approfondire questo tema nella nostra guida su cos'è un OMS e a cosa serve;
- Gestione del magazzino basata sui dati: analizzare regolarmente i dati di vendita, i trend stagionali e le performance dei fornitori permette di affinare progressivamente il calcolo del safety stock e di anticipare le situazioni critiche prima che diventino problemi;
- Ottimizzazione delle spedizioni: anche la gestione delle spedizioni in uscita ha un impatto sulla percezione del cliente in caso di ritardi. Avere un sistema che permette di monitorare le consegne e comunicare proattivamente con il cliente può fare la differenza in termini di customer experience. Per approfondire, consulta la nostra guida sull'automazione delle spedizioni.
Come spedire pro by alsendo supporta la gestione logistica
Una logistica efficiente non si esaurisce nella gestione del magazzino: comprende anche la capacità di spedire rapidamente, monitorare le consegne e integrarsi con i sistemi di gestione degli ordini. Quando i volumi crescono, la complessità operativa aumenta e ogni inefficienza ha un impatto diretto sulla customer experience.
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FAQ
Cos'è il safety stock?
Il safety stock (o scorta di sicurezza) è una quantità di prodotti tenuta in magazzino come riserva strategica, al di sopra dello stock operativo normale. Serve a far fronte a situazioni impreviste come ritardi dei fornitori, picchi di domanda o problemi logistici, evitando rotture di stock e garantendo la continuità operativa.
Come si calcola il safety stock?
Il metodo più semplice prevede di sottrarre il fabbisogno normale (domanda media × lead time medio) dallo scenario peggiore possibile (domanda massima × lead time massimo). Il risultato è la quantità minima di scorta di sicurezza da mantenere in magazzino.
Qual è la formula della scorta di sicurezza?
La formula base è:
Safety stock = (Domanda massima giornaliera × Lead time massimo) − (Domanda media giornaliera × Lead time medio)
Per contesti con forte variabilità della domanda, esistono formule più avanzate che utilizzano la deviazione standard per ottenere un risultato più preciso.
Qual è la differenza tra safety stock e punto di riordino?
Il safety stock è il livello minimo di scorta da mantenere sempre in magazzino. Il punto di riordino (reorder point) è invece il livello di stock al quale è necessario effettuare un nuovo ordine al fornitore, calcolato come: domanda media × lead time medio + safety stock. I due valori lavorano in sinergia per garantire che non si verifichino stockout.
Come ridurre le rotture di stock?
Le principali azioni per ridurre le rotture di stock sono: mantenere un safety stock correttamente calcolato e aggiornato, monitorare in tempo reale i livelli di inventario, automatizzare gli avvisi di riordino, sincronizzare gli stock tra i diversi canali di vendita e analizzare regolarmente i dati storici di domanda e lead time.
Qual è il livello ideale di safety stock?
Non esiste un livello ideale universale: dipende dalla variabilità della domanda, dall'affidabilità dei fornitori, dal lead time e dalla criticità del prodotto. L'obiettivo è trovare un equilibrio tra il rischio di stockout (safety stock troppo basso) e il costo di immobilizzare capitale in magazzino (safety stock troppo alto). È consigliabile segmentare il catalogo e applicare logiche diverse in base alla categoria di prodotto.