Gestione delle giacenze di magazzino: come controllarle

La gestione delle giacenze di magazzino è uno dei processi più importanti per un’azienda. 

Sapere quante scorte hai in magazzino e tenerle sempre sotto controllo è fondamentale per qualunque attività che gestisce prodotti fisici, dall’eCommerce alla grande distribuzione. Come probabilmente saprai, una gestione poco precisa delle giacenze può portare a ritardi nelle consegne, costi inutili, sprechi di spazio, mancati guadagni o addirittura clienti insoddisfatti.

Contrariamente al pensiero comune, la gestione delle giacenze di magazzino non equivale a “fare l’inventario ogni tanto”. Si tratta, invece, di un processo continuo, strategico e, oggi più che mai, deve essere digitalizzato e integrato con gli altri sistemi aziendali. 

Vediamo insieme cos’è una giacenza, perché è importante gestirla al meglio, quali strumenti usare e quali errori evitare per avere sempre il pieno controllo del tuo magazzino.

Cosa sono le giacenze di magazzino?

Le giacenze di magazzino sono la quantità di merce fisicamente presente all’interno di un magazzino in un determinato momento. In pratica, sono le scorte disponibili, pronte per essere vendute, spedite o utilizzate nel processo produttivo.

All’interno delle giacenze possono esserci:

• Materie prime, da trasformare o assemblare;
• Prodotti semilavorati, in attesa di ulteriori fasi produttive;
• Prodotti finiti, pronti per la vendita o la spedizione.

IMPORTANTE - Spesso i concetti di giacenza e scorta vengono usati come sinonimi, ma c’è una sottile differenza. La giacenza è lo stato “fotografico” delle quantità presenti in magazzino in un preciso momento, mentre la scorta si riferisce a una quantità minima strategica che l’azienda decide di tenere sempre disponibile per evitare rotture di stock.

Perché è importante controllare le giacenze

La gestione delle giacenze di magazzino è uno degli elementi più strategici per qualsiasi attività commerciale o produttiva. Anzitutto, avere il controllo giacenze ti aiuta a prevedere la domanda, pianificare gli ordini ai fornitori e organizzare al meglio le attività di magazzino. 

Tieni poi in considerazione che ogni prodotto lasciato fermo in magazzino ha un costo: occupa spazio, immobilizza capitale, può deteriorarsi o diventare obsoleto. Se gestisci male il magazzino potresti avere problemi di sovrastoccaggio, con conseguente aumento dei costi operativi. Al contrario, controllare le giacenze ti aiuta a ordinare solo ciò che serve, quando serve.

Un altro aspetto fondamentale riguarda la customer experience. Se non sai con precisione cosa hai disponibile, rischi di accettare ordini che non puoi evadere, causando ritardi, cancellazioni e clienti delusi. 

Come controllare le giacenze di magazzino

Se vuoi sapere sempre cosa hai in magazzino, in quale quantità e dove si trova ogni prodotto, ci sono diversi strumenti (e strategie) che possono aiutarti. 

Vediamoli insieme.

Monitora le giacenze e fai un inventario

Il controllo delle giacenze parte da un’attività quotidiana: il monitoraggio costante dei movimenti di entrata e uscita. Ogni volta che un prodotto viene ricevuto, spostato o spedito, il sistema di gestione dovrebbe aggiornare automaticamente le quantità.

Oltre al controllo in tempo reale, il consiglio è di pianificare anche degli inventari periodici, per verificare che le giacenze registrate corrispondano alla realtà fisica.

Ci sono tre approcci principali all’inventario:

• Inventario annuale, più adatto ad attività piccole o con pochi articoli;
• Inventario ciclico, più frequente di quello annuale, che prevede il controllo di porzioni del magazzino su base settimanale o mensile;
• Inventario continuo, ovvero l’aggiornamento in tempo reale, grazie a strumenti digitali.

Utilizza software gestionali (WMS, ERP)

Uno dei metodi più affidabili e moderni per tenere sotto controllo le giacenze è l’utilizzo di un software gestionale per il magazzino, come un WMS (Warehouse Management System) o un ERP con moduli specifici per la logistica.

Con uno strumento come questo, puoi:

• Tracciare ogni prodotto dal momento in cui entra in magazzino fino alla consegna;
• Visualizzare in tempo reale quantità disponibili, giacenza minima e punto di riordino;
• Automatizzare il riassortimento, evitando rotture di stock o sovrastoccaggio;
• Integrare le giacenze con l’eCommerce o i sistemi di vendita.

Applica la giusta strategia

Ci sono anche diverse tecniche per ottimizzare la gestione delle scorte.

La prima è il Just in Time (JIT), è una strategia di approvvigionamento che punta a ridurre al minimo le scorte, ricevendo i materiali o i prodotti solo quando servono, evitando accumuli inutili in magazzino.

Famosissima e super utilizzata, questa tecnica punta principalmente a tre benefici: tagliare i costi di stoccaggio, limitare gli sprechi legati a merce invenduta o obsoleta e snellire i processi logistici

Per poter applicare il JIT in modo efficace, dovrai avere sempre:

• Previsioni di vendita accurate;
• Fornitori affidabili e veloci;
• Un sistema di monitoraggio in tempo reale delle giacenze.

Un altro approccio ugualmente valido è il metodo ABC, una tecnica di classificazione delle scorte basata sul valore economico e sulla frequenza di utilizzo dei prodotti.

La logica è semplice:

• La categoria A riguarda prodotti ad alto valore e rotazione: pochi ma strategici, da monitorare costantemente;
• Categoria B riguarda, invece, i prodotti a valore medio: richiedono attenzione, ma meno rigorosa;
• Categoria C, infine, racchiude i prodotti a basso valore o bassa rotazione: più numerosi ma meno critici.

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