Rottura di stock: cos'è e come gestirlo

Se vendi online o gestisci spedizioni, prima o poi ti sarai scontrato con la rottura di stock.

Quando un prodotto è fuori stock, vuol dire di fatto che va a zero disponibilità. Nel concreto, funziona così: arrivano nuovi ordini, la macchina operativa si inceppa, le spedizioni si fermano e i costi aumentano.

La rottura di stock, però, non è solo un problema di magazzino. Ha un impatto diretto sulla logistica e sulle spedizioni, perché ogni ordine non evaso si traduce in ritardi, riorganizzazioni dell’ultimo minuto e, spesso, in un’esperienza cliente meno fluida di quanto vorresti offrire.

In questa guida vediamo cos’è la rottura di stock, perché si verifica e soprattutto come gestirla in modo più efficiente.

Cos’è la rottura di stock: significato

La rottura di stock si verifica quando un prodotto non è più disponibile in magazzino nel momento in cui arriva un ordine. Traducendo il concetto, vuol dire che il cliente acquista, ma tu non hai la merce pronta per essere spedita. Possiamo definirla una situazione comune, soprattutto nei periodi di picco o quando le vendite crescono più velocemente del previsto.

Esistono due tipologie principali di rottura di stock:

1. La rottura temporanea è legata a eventi specifici, come un picco di ordini, un ritardo del fornitore o una promozione andata meglio del previsto;
2. La rottura strutturale, invece, è un problema ricorrente, spesso causato da una pianificazione poco accurata o da processi non allineati tra vendite, magazzino e logistica.

Anche se nasce in magazzino, la rottura di stock riguarda direttamente le spedizioni. Quando il prodotto manca, le spedizioni si bloccano o devono essere riprogrammate, gli ordini vengono frazionati e i tempi di consegna si allungano. Ciò vuol dire più lavoro operativo, più comunicazioni da gestire e, spesso, un aumento dei costi logistici.

Le cause principali della rottura di stock

La rottura di stock non arriva mai per caso. Nella maggior parte dei casi è il risultato di più fattori che si sommano e mettono sotto pressione magazzino e spedizioni.

Gli errori di previsione della domanda sono tra le cause più frequenti. Sottostimare le vendite di un prodotto o non considerare l’impatto di campagne marketing e canali di vendita aggiuntivi porta a esaurire le scorte più velocemente del previsto. Se facciamo una previsione non allineata alla realtà, il magazzino va in sofferenza e le spedizioni si fermano.

Ci sono poi i problemi di approvvigionamento, che incidono soprattutto quando dipendi da fornitori esterni. In tal caso, facciamo riferimento a ritardi nella produzione, mancanza di materie prime o difficoltà nei rifornimenti, che rendono difficile ripristinare lo stock in tempi utili, aumentando il rischio di ordini inevasi.

Anche i ritardi logistici e di trasporto possono avere un grosso impatto. Anche quando la merce è in arrivo, un rallentamento nelle spedizioni, uno sciopero o un problema di trasporto possono allungare i tempi e creare un vuoto di stock temporaneo che blocca le spedizioni in uscita.

In ultimo ma non per importanza, ci sono i picchi stagionali e le promozioni. Eventi come i saldi, festività e campagne speciali aumentano improvvisamente il volume degli ordini. Se non sono pianificati con attenzione, possono esaurire lo stock in pochi giorni e mettere sotto stress l’intera organizzazione logistica.

Cosa succede quando vai in rottura di stock

Quando vai in rottura di stock, le conseguenze si riflettono subito su tutta la gestione operativa, in particolare su ordini e spedizioni. Tra le conseguenze di una perdita di stock, possiamo citare:

• Ordini bloccati o annullati: gli acquisti arrivano, ma la merce non è disponibile. Questo porta a ordini in attesa, cancellazioni e perdita di fatturato, oltre a un aumento delle comunicazioni da gestire con i clienti;
• Ritardi nelle spedizioni: anche quando lo stock viene ripristinato, le spedizioni devono essere riorganizzate. Si accumulano arretrati e il flusso operativo diventa meno lineare, con maggior pressione sul team;
• Aumento dei costi logistici: spedizioni urgenti, invii frazionati o cambi di corriere all’ultimo momento incidono direttamente sui costi, spesso in modo imprevisto;
• Impatto sulla customer experience: ovviamente, ritardi e informazioni correttive possono erodere la fiducia del cliente. Anche un buon prodotto rischia di essere penalizzato da un’esperienza di consegna negativa.
  
  

5 modi per evitare lo stockout

Lo stockout non è mai il risultato di una singola causa, ma di una serie di piccole mancanze che si accumulano nel tempo. Vediamo quelle che hanno maggiore impatto (e come controllarle).

1. Tieni sotto controllo le scorte in modo continuativo

Il controllo dello stock non dovrebbe essere un’attività occasionale. Sapere in ogni momento quanta merce è realmente disponibile ti aiuta a prendere decisioni più consapevoli su vendite, promozioni e spedizioni. Quando hai una visione aggiornata delle giacenze, puoi intervenire per tempo, evitando di accorgerti del problema solo quando gli ordini sono già arrivati.

2. Analizza i dati di vendita con un approccio pratico

I dati di vendita sono uno strumento operativo, non solo un report da consultare a fine mese. Analizzare quali prodotti vendono di più, in quali periodi e con che velocità ti permette di individuare pattern ricorrenti e anticipare i picchi. Questo ti aiuta a pianificare meglio i riordini e a evitare esaurimenti improvvisi causati da una domanda sottovalutata.

3. Definisci una scorta di sicurezza realistica

Avere una scorta di sicurezza non significa immobilizzare magazzino inutilmente, ma creare un margine che ti protegga dagli imprevisti. Se ti ritroverai in condizioni molto comuni come ritardi dei fornitori, problemi di trasporto o campagne che performano meglio del previsto, una scorta ben calibrata ti consentirà di continuare a spedire senza interruzioni anche quando qualcosa non va secondo i piani.

4. Allinea magazzino e spedizioni

Magazzino e spedizioni non possono lavorare a “compartimenti stagni”. Quando queste due aree sono allineate, diventa più semplice gestire le priorità, programmare le uscite e adattarsi rapidamente alle variazioni di stock. Una comunicazione costante riduce errori, spedizioni bloccate e riorganizzazioni dell’ultimo momento.

5. Mantieni flessibilità nella gestione operativa

Processi troppo rigidi rendono l’OOS (Out Of Stock) più difficile da gestire. Avere margine di manovra, alternative logistiche e la possibilità di adattare rapidamente le spedizioni ti aiuta a contenere l’impatto del problema.

Rottura di stock e costi di spedizione: qual è il legame?

La rottura di stock ha un effetto diretto e spesso sottovalutato sui costi di spedizione. Infatti, se mancano le scorte, la gestione delle spedizioni diventa meno efficiente e più costosa. Potresti ritrovarti quindi a gestire diversi tipi di problemi:

• Spedizioni frazionate: quando un ordine non può essere evaso completamente, sei spesso costretto a spedire i prodotti disponibili in un primo momento e completare l’invio successivamente. Ciò ti obbliga a gestire più spedizioni per lo stesso ordine, più etichette, più ritiri e costi duplicati che incidono sul margine;
• Spedizioni urgenti: per recuperare ritardi o rispettare le promesse fatte ai clienti, potresti dover ricorrere a spedizioni espresse o prioritarie. Tutte queste soluzioni permettono di ridurre i tempi, ma hanno costi più elevati rispetto alle spedizioni standard pianificate;
• Aumento dei costi imprevisti: i costi possono aumentare anche per via di cambi di corriere all’ultimo momento, supplementi per urgenza, maggior lavoro operativo e gestione straordinaria degli ordini. Sono spese difficili da prevedere e che spesso emergono solo dopo che la rottura di stock ha già creato problemi.
  
  

Possiamo dire, quindi, che gestire bene lo stock significa anche proteggere il budget logistico, evitando di trasformare un problema di magazzino in una catena di costi aggiuntivi sulle spedizioni.

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Se devi gestire picchi improvvisi, spedizioni urgenti o flussi complessi, avere maggiore controllo ti aiuta a ridurre ritardi, costi imprevisti e stress operativo.

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