Il magazzino è un elemento fondamentale per chi gestisce un'attività commerciale, e-commerce compresi, perchè consente lo stoccaggio della merce in vendita, la sua organizzazione e la sua gestione. Per certi versi sembra facile: si acquista o affitta un capannone e lo si riempie di prodotti da vendere.
La realtà come spesso accade supera la fantasia per difficoltà e complessità: il magazzino ha un ruolo importante ma se gestito male è capace unicamente di generare problemi. Questo avviene quando si disattende alla sua organizzazione e quando ci si dimentica che è necessario equilibrare un numero di merci in vendita sufficiente a rispondere alle richieste della clientela e una bassa quantità di riserve: ne va della salute dell'azienda e quindi dei vostri guadagni.
Come gestire un magazzino diviene dunque un esercizio “impegnativo” e rilevante per il proprio business, dato che può aiutare a organizzare e conservare (lo stoccaggio in pratica) la quantità delle merci in arrivo e in uscita, la loro disposizione e persino la loro spedizione. Una cattiva gestione implicherebbe dei seri problemi per la vostra azienda, soprattutto di natura economica, ragion per cui è consigliabile valutare con attenzione anche il personale da impiegare, le macchine adibite all'automazione e gli eventuali (ma necessari) software, dato che le operazioni coinvolte sono diverse:
A fronte di questa serie di elementi, parte integrante nella gestione di un magazzino, si aggiungono manutenzione e formazione del personale, oltre all'applicazione di tutte le misure di sicurezza necessarie (misure, piani, dispositivi, formazione): da tutto questo dipende una buona e fruttifera gestione del magazzino.
L'abc di una buona organizzazione, che può riguardare più semplicemente anche una videoteca in casa propria o una classica libreria, richiede la stesura di una lista o elenco in cui vengono catalogati tutti i prodotti presenti nel magazzino, pianificandone la disposizione negli spazi (scaffali o scomparti che siano) e suddividendo gli stessi per tipologie merceologiche.
Tale inventario permette di verificare in ogni momento le quantità di articoli presenti in magazzino (le scorte) e di tracciarle, avendo in tal modo il controllo reale su tutto. Ovviamente per continuare a tenere le redini del vostro magazzino è opportuno tenerlo aggiornato ogni qualvolta viene spedito o si riceve un articolo.
Tra i fattori letteralmente più importanti da imparare su come gestire un magazzino c'è il tasso di rotazione del capitale investito (ROT), un indice di efficienza fra il capitale investito e i ricavi derivanti dalla vendita. Per spiegarlo bene iniziamo col definire tutta la merce presente nel magazzino come capitale immobilizzato: ci avete investito dei soldi ma non è ancora stata rivenduta.
Tenere in chiaro il concetto di rotazione dovrebbe infatti spingervi a gestire il flusso di prodotti in entrata e uscita, evitando di tenerli per troppo tempo in magazzino, e quindi immobilizzati. Questo è fondamentale per la salute del vostro business poiché la gestione del magazzino stesso è un costo (per personale, eventuale affitto locazione, tasse, attrezzature, ecc) che va coperto cercando di evitare al massimo la riduzione dei margini dei vostri guadagni (che vi permettono di mandare avanti l'azienda o l'ecommerce, oltre che di mangiare).
Un'ideale che rischia però di scontrarsi spesso con l'esigenza di avere merci sempre disponibili e per il quale vanno approntate delle serie strategie, tenendo anche in conto della differente rotazione fra una merce e l'altra.
Un fattore in diretta compartecipazione con l'inventario nel nostro percorso relativo a come gestire un magazzino. Stilare una lista con tutti i prodotti presenti non basta infatti se la stessa merce non viene segnata e ordinata in maniera logica e funzionale con delle etichette o codici. Solo così si può generare un ordine fruttuoso e utile al vostro business.
Segnare dunque tutto quanto viene conservato in magazzino, suddividendolo per tipologia di prodotto e prevedendo diverse aree adibite, consente di impostare delle regole capace di definire gli spazi in maniera ordinato. Solo in questo ordine è possibile velocizzare le operazioni interne, rendere più semplice e sicuro il lavoro, ridurre o addirittura eliminare smarrimenti e situazioni spiacevoli di sovraccarico.
Il software è lo strumento di cui non si può fare a meno nella gestione del vostro magazzino. Semplifica e rende notevolmente più rapide tutte le operazioni, dall'inventario alla catalogazione, fino al controllo dello stesso tasso di rotazione. In pratica diminuisce fortemente le possibilità di errore umano e ne alleggerisce il carico lavorativo (senza sostituirlo ovviamente).
L'automazione nei magazzini è un elemento di grande aiuto ma non ci si deve illudere che possa risolvere tutte le problematiche o che da sola porti a un miglioramento del proprio business di vendita: se uso un martello per tagliare il legno non ottengo nulla, così come se viene usato impropriamente il programma non si avranno benefici.