Organizzare una spedizione all'estero richiede i medesimi passaggi di una qualsiasi spedizione su territorio italiano. Ciò che cambia e differenzia le 2 operazioni è l'aspetto normativo internazionale e relativo al paese di destinazione, quindi la necessità o meno di allegare documenti relativi al contenuto, pagare dazi ed essere a conoscenza delle restrizioni per tipologie di merce.
Un'ulteriore e sostanziale differenza riguarda il binomio spedizioni europee ed extraeuropee. Se infatti nei paesi aderenti alla CEE non viene richiesto nulla che non sia la semplice lettera di vettura, per i paesi europei extra CEE e per quelli di altri continenti si sommano documenti, dazi e problematiche inerenti i passaggi da una dogana all'altra, spesso molto differenti fra un paese e l'altro.
L'altro aspetto che diversifica le spedizioni europee da quelle continentali è ovvio ma quanto mai sensibile per le vostre tasche: i costi. Perché cambiano le tempistiche, e quindi il periodo di affidamento della spedizione stessa, e cambia il vettore (camion, treno, container, aereo).
La dogana è l'ente pubblico che controlla merci e persone in entrata e uscita dallo stato cui fa riferimento. Il suo compito, nello specifico a livello merceologico, è quello di evitare l'ingresso (e la fuoriuscita) di oggetti proibiti, illegali (perché contraffatti o di contrabbando) o potenzialmente pericolosi.
Nei nostri uffici doganali, quelli italiani s'intende, viene utilizzato un sistema di codici denominato TARIC che cataloga e identifica ogni oggetto, consentendo ai funzionari di comprendere immediatamente se è possibile consentire la circolazione di un pacco oppure di bloccarlo: e quindi accertare la libera esportazione (in caso di uscita) o assegnare eventuali tasse a carico del destinatario (in caso di entrata).
Le dogane “giocano la loro partita” e quindi la loro importanza in fatto di sicurezza soprattutto quando si ha a che fare con viaggi e spedizioni al di fuori dei paesi CEE, dato che nei paesi membri vige il libero scambio.
Le procedure sono molteplici e si differenziano, come è ovvio, in base alle norme dei diversi paesi. Un primo passo conoscitivo potete compierlo navigando sulla banca dati della Commissione europea relativa all'accesso ai mercati.
Analizzando in maniera generale la situazione, scopriamo che la maggior parte degli stati europei e gli Stati Uniti hanno automatizzato e semplificato, grazie anche ad accordi commerciali e con gli stessi spedizionieri, i controlli, rendendo più rapido il processo.
Al contrario in altre economie emergenti, ma lo stesso di può affermare per potenze quali la Cina, le dogane tendono purtroppo a richiedere una mole documentativa maggiore e per questo i controlli risultano essere più lenti a procedere. La fortuna di un utente medio in tal caso viene dal supporto che la stragrande maggioranza dei corrieri è in grado di offrire a riguardo.
È importante chiarire un punto fin da subito: ritardi e problemi di altro genere incorsi durante un processo di spedizione tramite corriere possono essere causati da terzi (come lo stesso corriere) o dalla vostra noncuranza e poca attenzione.
A prescindere dunque dalla complessità normativa del paese in cui si intende inviare un pacco, il vostro primo passo dovrebbe essere quello di informarvi in maniera puntigliosa sui regolamenti in atto e quindi sul tipo di documentazione necessaria. Successivamente dovrete “spostare” questa vostra cura nella redazione e completezza dei documenti stessi, in modo da semplificare e velocizzare i processi di controllo. Su questi documenti si basa la vera differenza tra spedizioni europee ed extraeuropee.
Come abbiamo già avuto modo di dire ( “Organizzare una spedizione all'estero: ecco cosa c'è da sapere”) per spedire al di fuori dell'Unione Europea (non solo in altri continenti ma anche in paesi come Svizzera e Norvegia) è necessario preparare e allegare due documenti, accompagnati da una copia di documento personale: la fattura commerciale con riportati tutti i dati relativi alla spedizione (come mittente, destinatario, descrizione contenuto, valore, ecc) e la dichiarazione di libera esportazione. Quest'ultima è una dichiarazione di responsabilità assoluta da parte del mittente in cui vengono elencate eccezioni e normative attinenti.
Le informazioni devono essere chiare, precise e complete. La prima parte riguarda i dati relativi alle persone coinvolte, quindi mittente, destinatario, il compratore (indicato come “venduto a”, nel caso in cui chi paga non è il ricevente del pacco) e anche lo spedizioniere: nome, indirizzo, numero di telefono e contatti mail, codice fiscale, ecc.
La seconda parte della fattura si riferisce al contenuto. Include ovviamente il valore da dichiarare relativo alla merce spedita, che deve essere descritta in ogni suo punto senza possibilità di fraintendimenti, per evitare così spiacevoli conseguenze. È importante quindi segnare il materiale da cui è composto il contenuto del pacco, la destinazione d'uso, il paese di origine e di produzione, eventuali numeri di serie, quantità/unità.