Come compilare la fattura commerciale per le tue spedizioni fuori dall'Unione Europea

Piccolo o grande che sia, non è affatto raro per un ecommerce vantare clienti al di fuori dei confini nazionali o anche extra UE. Per vendere all'estero non è infatti necessario avere una nomea conosciuta da tutti, bensì proporre qualcosa che incontri le necessità e i desideri di potenziali acquirenti. Un'evenienza molto comune con chi propone prodotti Made in Italy, dagli alimentari agli oggetti di design, che in altri paesi non sono presenti o distribuiti (oppure costano cifre spropositate).

I processi di spedizione sono praticamente i medesimi in qualsiasi situazione, dalla preparazione all'imballaggio, fino al ritiro e alla consegna, con annessi strumenti e servizi di contorno. Eppure, se dovete inviare un pacco contenente merce venduta sul vostro sito verso un paese non parte dell'Unione Europea, diventa necessario conoscere norme nazionali e internazionali, eventuali restrizioni, dazi e documenti necessari all'invio. Fattori importanti dato che di mezzo c'è la dogana, ovvero l'ente di controllo nazionale delle merci in entrata e uscita.

Senza semplificare troppo, potremmo affermare che la questione è unicamente e prettamente burocratica (oltre che di costi, visto che la distanza da coprire è ovviamente maggiore). Se per eventuali dazi, merci vietate, limiti o altre vicende è comunque relativamente facile informarsi, la documentazione da presentare può risultare inizialmente un po' ostica: parliamo nello specifico della fattura commerciale (o pro forma nel caso non veda coinvolte ragioni di vendita o acquisto) e della dichiarazione di libera esportazione.

Mentre la seconda è poco più di una sorta di auto-dichiarazione, la seconda presuppone una certa attenzione nella sua redazione, allo scopo di evitare problemi alla dogana o nel corso del trasporto. Per questo vogliamo rispondere qui alla domanda come compilare la fattura commerciale?

Documentazione e normative per spedire all'estero fuori dall'Unione Europea

Allestire una spedizione all'estero, come dichiarato sopra, presuppone dunque una serie di passaggi informativi in più, legati soprattutto a questioni che ineriscono limiti e divieti, norme e documentazione varia: in sintesi, aspetti burocratici.

Mentre per spedizioni all'interno dell'Unione Europea basta semplicemente redigere la lettere di vettura, con tutte le informazioni relative, al di fuori tocca presentare due allegati: la dichiarazione di libera esportazione e una triplice copia della fattura commerciale (originale e 2 copie, tutte firmate).

La fattura è definita dichiarazione doganale proprio per il suo valore e la sua essenzialità ai fine sul passaggio da uno stato all'altro. Al suo interno vanno riportati diversi dati fra i quali vi sono gli indirizzi di mittente e destinatario, riferimenti per il tracciamento, la lista con gli oggetti presenti e la loro descrizione, il motivo del trasporto (in questo caso commerciale), il valore della merce e il costo della spedizione. Vediamo come compilare la fattura commerciale, con attenzione e massima cura: sbagliare l'inserimento anche solo di un dato potrebbe precludere la spedizione e causare sanzioni, blocchi e ritardi.

Come compilare la fattura commerciale: i passi

Prima annotazione fondamentale: essendo un documento di valore internazionale, la fattura commerciale deve sempre riportare l'esatto contenuto della spedizione in lingua inglese (Puoi aiutarti con il traduttore google translate raggiungibile clicca qui). La descrizione interna poi viene “svolta” secondo diverse voci, mentre la stessa merce viene suddivisa per categorie e prodotti (vediamo poi come nello specifico, ma funziona pressapoco così: abbigliamento-pantaloni). Altro accorgimento: non segnate valore di mercato zero relativamente al contenuto del pacco spedito, non sarebbe accettato.

Un passo dietro l'altro andiamo a spulciare le singole voci per capire come compilare la fattura commerciale in maniera corretta, utilizzando il modello proposto da UPS.

FROM - Mittente

Ovvero i dati dell'azienda che invia. In entrambi vanno debitamente compilati indicando:

• Nome e cognome
• Indirizzo
• Città e codice postale
• Paese
• Numero telefonico di riferimento
• Codice fiscale o partita IVA

SHIP TO – Destinatario

Valgono i medesimi dati relativi alla voce FROM, ma relativi a chi riceve.

SHIPMENT DETAILS - I dettagli della spedizione

• Tracking: il numero di ricerca indicato sull’etichetta di spedizione che permette di tracciarla con gli strumenti preposti.
• Invoice: il numero di fattura assegnato dal mittente.
• Date: generalmente la data in cui è avvenuta la transazione ai fini della spedizione, non tanto quindi quella in cui la stessa è stata affidata al corriere.
• PO: il numero dell’ordine di acquisto assegnato dal mittente.
• Term of sale: le condizioni di vendita relative alla fatturazione. Evidenziano chi fra venditore e acquirente è responsabile del pagamento delle spese (come spedizione, assicurazione, tasse d’importazione e imposte doganali) e definiscono il cambio di proprietà dei beni.
• Reason for export: il motivo dell’esportazione, ovvero il fatto che l'oggetto spedito è una vendita (o un regalo o altro in caso di invio da privato).

SOLD TO INFORMATION

I dati completi, come nel caso di mittente e destinatario, nel caso non sia quest'ultimo il compratore del bene.

PACKAGE DETAILS - I dettagli relativi al pacco

• Unit: Le unità si riferiscono alla quantità di merce, cioè al numero di singoli articoli per tipo di descrizione inviati.
• U/M: abbreviazione per Unità di misura, dato che gli articoli possono essere elencati come pezzi, paia, ecc.
• Description of goods: la descrizione dettagliata (cosa, materiale, funzione) degli articoli che si trovano nel pacco o nei pacchi.
• Harm Code: codici doganali armonizzati, un sistema globale di classificazione che velocizza le esportazioni, riducendo ritardi e spese aggiuntive.
• CO: il paese di origine dei prodotti.
• Unit value: il valore del singolo articolo.
• Valore totale: il valore di tutti gli articoli assieme.

DECLARATION STATEMENT

Una semplice dichiarazione in caso che i prodotti siano soggetti a una licenza o di libera esportazione, con annessa sezione per firma e data.

FINAL COST / VALUE INFORMATION – Costo finale e informazioni sul valore

• Invoice line total: il valore complessivo di tutto il contenuto, eccetto l’imballaggio.
• Discount/Rebate: qualunque sconto o ribasso dato dal mittente.
• Invoice sub-total: importo totale a seguito di sconto.
• Freight: spese di trasporto.
• Insurance: importo pagato per la copertura assicurativa.
• Other: altre spese.
• Total Invoice: totale della fattura dopo aggiunta spese e sconti.
• Total number of packages: numero di colli della spedizione.
• Total weight: il peso comprensivo di imballaggio.
• Currency code: il codice di valuta con cui sono indicati i valori della merce: ad esempio EUR.