Se hai un ecommerce e devi gestire spedizioni internazionali al di fuori dell'Unione Europea, la fattura commerciale è un documento fondamentale da compilare. Questo documento serve per accompagnare le merci durante il loro viaggio, ma anche per le procedure doganali, garantendo che la spedizione non subisca ritardi o blocchi.
Una fattura commerciale ben compilata può evitare costose sanzioni e velocizzare il processo di sdoganamento, rendendo l'intero processo di spedizione molto più fluido. In questa guida, ti spiegheremo cos'è la fattura commerciale, come compilarla correttamente e quali sono gli errori comuni da evitare.
Per prima cosa, partiamo dalle definizioni e capiamo cos’è nello specifico una fattura commerciale.
La fattura commerciale è un documento indispensabile per le spedizioni internazionali, utilizzato dalle dogane per determinare il valore delle merci, calcolare i dazi doganali e verificare il rispetto delle normative commerciali internazionali.
A differenza della fattura proforma, che viene utilizzata per fornire un preventivo o per scopi preliminari, la fattura commerciale è un documento legale a tutti gli effetti, che accompagna le merci e attesta la vendita e il trasferimento di proprietà dei prodotti. Questo documento è obbligatorio per tutte le spedizioni al di fuori dell'UE e deve contenere informazioni dettagliate sui prodotti, sul valore delle merci, e sulle condizioni di vendita.
Allestire una spedizione all'estero, come dichiarato sopra, presuppone dunque una serie di passaggi informativi in più, legati soprattutto a questioni che ineriscono limiti e divieti, norme e documentazione varia: in sintesi, aspetti burocratici.
Mentre per spedizioni all'interno dell'Unione Europea basta semplicemente redigere la lettere di vettura, con tutte le informazioni relative, al di fuori tocca presentare due allegati: la dichiarazione di libera esportazione e una triplice copia della fattura commerciale (originale e 2 copie, tutte firmate).
La fattura è definita dichiarazione doganale proprio per il suo valore e la sua essenzialità ai fine sul passaggio da uno stato all'altro. Al suo interno vanno riportati diversi dati fra i quali vi sono gli indirizzi di mittente e destinatario, riferimenti per il tracciamento, la lista con gli oggetti presenti e la loro descrizione, il motivo del trasporto (in questo caso commerciale), il valore della merce e il costo della spedizione. Vediamo come compilare la fattura commerciale, con attenzione e massima cura: sbagliare l'inserimento anche solo di un dato potrebbe precludere la spedizione e causare sanzioni, blocchi e ritardi.
Prima annotazione fondamentale: essendo un documento di valore internazionale, la fattura commerciale deve sempre riportare l'esatto contenuto della spedizione in lingua inglese (Puoi aiutarti con il traduttore google translate raggiungibile clicca qui). La descrizione interna poi viene “svolta” secondo diverse voci, mentre la stessa merce viene suddivisa per categorie e prodotti (vediamo poi come nello specifico, ma funziona pressapoco così: abbigliamento-pantaloni). Altro accorgimento: non segnate valore di mercato zero relativamente al contenuto del pacco spedito, non sarebbe accettato.
Ovvero i dati dell'azienda che invia. In entrambi vanno debitamente compilati indicando:
Valgono i medesimi dati relativi alla voce FROM, ma relativi a chi riceve.
I dati completi, come nel caso di mittente e destinatario, nel caso non sia quest'ultimo il compratore del bene.
Una semplice dichiarazione in caso che i prodotti siano soggetti a una licenza o di libera esportazione, con annessa sezione per firma e data.
Da quello che abbiamo visto finora, compilare una fattura commerciale potrebbe sembrare relativamente semplice.
Ci sono, però, diversi errori comuni commessi da chi invia che possono compromettere l'intera spedizione.
Uno degli errori più frequenti è la mancata indicazione dei codici HS (Harmonized System) o l'inserimento di codici errati. I codici HS sono determinanti per la classificazione doganale delle merci (ne parliamo qui) e l'assenza o l'errore di questi codici può portare a ritardi anche importanti nello sdoganamento o addirittura al rifiuto della spedizione da parte delle autorità doganali. Un altro errore comune riguarda la dichiarazione dei valori.
Dichiarare un valore errato o incongruente rispetto ai documenti di supporto può sollevare sospetti e portare a un'indagine doganale, con conseguenti ritardi e rischio di multe.
Anche la sezione dedicata ai termini di spedizione (Incoterms) deve essere compilata con precisione, poiché specifica le responsabilità di venditore e acquirente in termini di costi e rischi associati alla spedizione. Infine, la firma e il timbro della fattura commerciale sono imprescindibili affinché il documento abbia una validità legale. Una fattura non firmata o non timbrata può essere considerata invalida dalle autorità doganali, causando ritardi nella spedizione o addirittura il respingimento delle merci.