FIFO, LIFO e FEFO: differenze nella gestione delle scorte

Se gestisci un eCommerce e hai un magazzino, una delle domande a cui sicuramente ti sarai trovato a rispondere è: quale prodotto prelevo per primo?

La risposta non è ovvia come sembra. Scegliere l'ordine in cui movimentare le scorte ha conseguenze concrete su diversi aspetti, come ad esempio la freschezza dei prodotti, i costi di stoccaggio, il rischio di sprechi, la qualità percepita dal cliente finale.

Proprio attorno a questa scelta si costruiscono i tre metodi di gestione delle scorte più diffusi: FIFO, LIFO e FEFO.

In questa guida li vediamo uno per uno, capiamo quando ha senso usare ciascuno, come si applicano in pratica e quali errori è meglio evitare.

Cos'è il metodo FIFO e come funziona

FIFO sta per First In, First Out: il primo prodotto entrato in magazzino è il primo a uscire.

Ciò vuol dire che quando prepari un ordine devi prelevare sempre dalla scorta più "vecchia", cioè quella arrivata per prima. I prodotti nuovi che entrano si mettono dietro (fisicamente o logicamente) e i più datati escono per primi.

Immagina uno scaffale dove la merce viene caricata da un lato e prelevata dall'altro: i prodotti scorrono in sequenza, senza che quelli nuovi "saltino la fila".

Vantaggi del FIFO

Il vantaggio principale è che nessun prodotto rimane fermo troppo a lungo. La rotazione è naturale e costante: ogni articolo ha la sua finestra temporale di permanenza in magazzino, e il rischio di trovarti con merce ferma da mesi si riduce drasticamente.

Per le aziende che adottano i principi contabili internazionali (IAS/IFRS), il FIFO è anche il criterio di valutazione delle rimanenze più coerente con la realtà economica del magazzino, perché in un contesto di prezzi crescenti tende a far emergere il vero costo dei beni rimasti a stock.

Sul piano operativo, il FIFO è anche più semplice da verificare e controllare: basta seguire la data di ingresso e il sistema si auto-regola. Gli errori sono più facilmente identificabili.

Quando conviene utilizzarlo

Il FIFO è il metodo più adatto ogni volta che la "vecchiaia" di un prodotto conta, ovvero quasi sempre. Facendo degli esempi concreti:

• eCommerce: vuoi che il cliente riceva prodotti che non sono rimasti fermi in magazzino. Un articolo imballato da mesi ha un aspetto diverso da uno prelevato di recente, e il cliente se ne accorge;
• Moda e abbigliamento: le collezioni hanno una stagionalità precisa. Un capo della stagione precedente perde valore commerciale rapidamente. Il FIFO ti aiuta a svuotare prima quello che rischia di restare invenduto;
• Elettronica: i prodotti tech si aggiornano continuamente. Tenere ferme le unità più vecchie significa accumulare stock che diventerà difficile da vendere man mano che escono versioni più recenti;
• Alimentare (quando non ci sono scadenze ravvicinate): anche per i prodotti food con lunga conservazione, il FIFO garantisce che il cliente riceva sempre prodotti freschi rispetto alla data di produzione.

Cos'è il metodo LIFO

LIFO è l'opposto del FIFO: Last In, First Out, ovvero l'ultimo prodotto entrato in magazzino è il primo a uscire. I nuovi arrivi vengono prelevati per primi; i prodotti più vecchi restano fermi fino a quando le scorte recenti non si esauriscono.

Se immagini un magazzino fisico con scaffali a cui si accede sempre dallo stesso lato, il LIFO è quello che succede quando impili la merce nuova davanti a quella vecchia senza spostare niente: prendi sempre da davanti e quello che c'è in fondo rimane lì.

Vantaggi e limiti

Il LIFO ha un vantaggio in contesti contabili specifici: in periodi di inflazione, valorizzare le uscite al costo degli ultimi acquisti (i più costosi) riduce il valore del magazzino e, in alcuni sistemi fiscali, può abbattere l'imponibile. Per questo storicamente è stato usato come metodo di valutazione delle rimanenze in certi contesti.

I limiti operativi, però, sono evidenti: i prodotti più vecchi rischiano di non uscire mai, accumulandosi a fondo magazzino. Per qualsiasi categoria in cui la freschezza, la stagionalità o la scadenza contano, il LIFO è un problema.

Quando può essere utilizzato

Oggi il LIFO come logica operativa di magazzino, cioè come regola per decidere quale prodotto fisico prelevare, ha applicazioni molto limitate. Si usa in situazioni specifiche in cui i prodotti sono del tutto fungibili e indistinguibili tra loro (come certi materiali sfusi o materie prime stoccate in silos), dove non ha senso parlare di "quale unità è entrata prima".

Come metodo di valutazione contabile delle rimanenze, i principi contabili internazionali IAS/IFRS non lo ammettono. In Italia è ancora consentito per le società che applicano i principi contabili OIC (i "principi italiani"), ma è una scelta che va valutata con il proprio consulente fiscale e contabile.

Se gestisci un eCommerce, un magazzino retail o qualsiasi attività in cui i prodotti hanno una storia (data di ingresso, lotto, scadenza), il LIFO non è la scelta giusta a livello operativo.

Cos'è il metodo FEFO

FEFO sta per First Expired, First Out: il primo prodotto a scadere è il primo a uscire, indipendentemente da quando è arrivato in magazzino. Non conta l'ordine di ingresso, conta la data di scadenza (o di fine validità) stampata sull'etichetta.

Ciò significa che se arriva oggi un lotto con scadenza tra 30 giorni e hai in magazzino un lotto precedente con scadenza tra 60 giorni, è il lotto nuovo che devi spedire per primo, anche se è appena arrivato.

Perché è diverso dal FIFO

La differenza tra FIFO e FEFO è sottile ma importante. Nel FIFO, l'ordine di prelievo segue l'ordine di ingresso: il più vecchio esce per primo. Nel FEFO, l'ordine di prelievo segue la data di scadenza: quello che scade prima esce per primo.

Nella maggior parte dei casi i due criteri coincidono, nel senso che se acquisti prodotti con scadenze simili e li ricevi in ordine, il più vecchio è anche quello che scade prima. Quando ci sono variazioni tra i lotti, ad esempio se ci sono scadenze diverse a parità di data di ingresso o prodotti di fornitori diversi con vita residua differente, i due criteri divergono. In quei casi è il FEFO a darti la garanzia che nessun prodotto scada a magazzino prima di essere spedito.

I settori in cui è indispensabile

In certi settori, il FEFO è un obbligo regolatorio, oltre che di buon senso. Facciamo anche in questo caso degli esempi:

• Alimentare: per qualsiasi prodotto con data di scadenza o termine minimo di conservazione, rispettare il FEFO è obbligatorio per legge;
• Farmaceutico: i medicinali hanno scadenze rigide e requisiti normativi stringenti sulla conservazione e sulla tracciabilità per lotto. Il FEFO è parte integrante delle Good Distribution Practice (GDP);
• Cosmetico: i prodotti cosmetici hanno un Period After Opening (PAO) e una data di scadenza che impattano sia la sicurezza del prodotto sia la conformità normativa;
• Qualsiasi prodotto con data di scadenza o di fine validità: se vendi qualcosa che "finisce di valere" in una data precisa, il FEFO è il tuo punto di partenza obbligato.

FIFO, LIFO e FEFO: le principali differenze

Abbiamo visto che nonostante FIFO, LIFO e FEFO siano tutti metodi utilizzati per gestire la movimentazione delle scorte, si basano su criteri diversi e rispondono a esigenze specifiche.

La principale differenza riguarda il criterio con cui vengono prelevati i prodotti. Ecco una sintesi:

In molti magazzini moderni, il FIFO è la soluzione più diffusa perché favorisce una corretta rotazione delle scorte e contribuisce a mantenere aggiornato l'inventario. Il FEFO, invece, è indispensabile quando i prodotti hanno una data di scadenza, perché consente di dare priorità agli articoli che devono essere venduti o utilizzati prima.

Il LIFO, al contrario, trova oggi un impiego operativo più limitato nella gestione del magazzino e viene utilizzato soprattutto in contesti specifici. Per questo motivo, nella maggior parte delle attività logistiche ed eCommerce, i metodi FIFO e FEFO sono considerati le soluzioni più efficaci per ottimizzare la rotazione delle merci e ridurre il rischio di sprechi.

Quale metodo scegliere per il tuo magazzino

Non esiste un metodo migliore in assoluto: la scelta tra FIFO, LIFO e FEFO dipende dalle caratteristiche dei prodotti che gestisci e dalle esigenze operative della tua azienda. Ci sono delle valutazioni da fare in base al tipo di prodotto che devi gestire e, ovviamente, al tuo settore.

In base al tipo di prodotto

La prima domanda da porti è semplice: i tuoi prodotti hanno una data di scadenza o una durata limitata nel tempo?

Se la risposta è sì, il FEFO (First Expired, First Out) è il metodo più indicato.

Se, invece, i prodotti non hanno una scadenza ma possono perdere valore con il passare del tempo, il FIFO (First In, First Out) rappresenta spesso la scelta migliore. È il caso, ad esempio, di articoli stagionali, prodotti tecnologici, capi d'abbigliamento o merci soggette alle tendenze del mercato. Utilizzando il FIFO, i prodotti che entrano per primi in magazzino vengono anche spediti per primi, favorendo una rotazione costante delle scorte.

Il LIFO (Last In, First Out), invece, trova oggi un'applicazione operativa più limitata. Può essere adatto in contesti particolari, dove si gestiscono materiali omogenei, non deperibili e non soggetti a obsolescenza, ma è raramente la soluzione preferita nella logistica moderna.

In base al settore

Anche il settore di attività influenza la scelta del metodo di gestione delle scorte. Entrando nel dettaglio:

• eCommerce e retail: il FIFO è generalmente il metodo più utilizzato, perché consente di mantenere una corretta rotazione dei prodotti e ridurre il rischio di rimanenze obsolete;

• Alimentare: il FEFO è la soluzione di riferimento, poiché dà priorità ai prodotti con la scadenza più vicina;

• Farmaceutico e sanitario: anche in questo caso il FEFO è fondamentale per garantire la corretta gestione di farmaci, dispositivi medici e altri prodotti con una durata limitata;

• Cosmetico: il FEFO è consigliato per gestire prodotti con un periodo di validità definito e preservarne la qualità;

• Magazzini industriali e materie prime: a seconda delle caratteristiche dei materiali e dell'organizzazione del magazzino, possono essere adottati il FIFO o, in situazioni specifiche, il LIFO.

Come organizzare il magazzino per applicare FIFO, LIFO o FEFO

Conoscere le differenze tra FIFO, LIFO e FEFO è importante, ma da solo non basta. Per applicare questi metodi in modo efficace è necessario organizzare il magazzino affinché ogni fase, dallo stoccaggio al prelievo, segua una logica ben definita:

• Etichettatura e tracciabilità: ogni unità o pallet deve essere etichettato con le informazioni necessarie per applicare il metodo corretto. Per il FIFO serve la data di ingresso; per il FEFO serve la data di scadenza e, nel farmaceutico e alimentare, il numero di lotto. Senza etichette leggibili e sempre aggiornate, qualsiasi metodo resta sulla carta;
• Ubicazioni chiare e coerenti: il layout fisico del magazzino deve supportare il metodo scelto. Per il FIFO, la merce più vecchia deve essere accessibile per prima, quindi avrai bisogno di scaffali scorrevoli o corsie a flusso continuo. Per il FEFO, i prodotti con scadenza ravvicinata devono essere posizionati in modo da essere prelevati prima di quelli con vita residua più lunga;
• Barcode e lettura automatica: l'uso di codici a barre o QR code su ogni unità o contenitore, letti al momento del prelievo, riduce drasticamente gli errori umani. Il picking guidato da sistema, in cui il magazziniere viene indirizzato all'ubicazione giusta, è molto più affidabile del prelievo a memoria o a occhio;
• WMS (Warehouse Management System): un software di gestione del magazzino è lo strumento che rende tutto questo scalabile. Un WMS registra gli ingressi con data e lotto, assegna le ubicazioni in modo coerente con il metodo scelto, guida il prelievo nell'ordine corretto e avvisa quando si avvicinano scadenze critiche. Puoi approfondire il tema nella guida al warehouse management;
• Inventario regolare: nessun sistema funziona se i dati non sono aggiornati. Un inventario periodico, anche parziale, per categoria o ubicazione, ti permette di verificare che quello che c'è nel sistema corrisponda a quello che c'è fisicamente e di intercettare anomalie prima che diventino problemi seri;
• Controllo lotti e scadenze: se applichi il FEFO, metti in piedi un processo di monitoraggio delle scadenze imminenti.

In generale, se vuoi approfondire come costruire una gestione delle scorte più solida, puoi leggere anche la guida sull'analisi ABC e quella sul safety stock, due strumenti che si integrano bene con qualsiasi metodo di movimentazione.

Come spedire pro by alsendo supporta una gestione più efficiente delle spedizioni

Una gestione efficiente delle scorte non dipende solo dall'organizzazione del magazzino, ma anche da un processo logistico fluido a valle. Centralizzare la preparazione delle spedizioni e il monitoraggio degli ordini aiuta a ridurre gli errori, velocizzare le operazioni e migliorare l'esperienza del cliente.

Spedire pro by alsendo è la piattaforma per aziende ed eCommerce che vogliono tenere sotto controllo l'intero flusso logistico da un unico ambiente:

• Gestione multi-corriere: confronta tariffe e servizi di più corrieri in modo centralizzato, senza dover accedere a portali separati per ogni spedizione;
• Automazione delle spedizioni: dalla generazione delle etichette all'invio delle notifiche di tracking al cliente, i passaggi ripetitivi vengono gestiti in automatico, liberando tempo per le attività che richiedono attenzione;
• Centralizzazione dei flussi: ordini, spedizioni in uscita e resi in un'unica piattaforma, con una visione unificata di tutto quello che si muove;
• Monitoraggio in tempo reale: aggiornamenti sullo stato di ogni spedizione, con la possibilità di intervenire tempestivamente in caso di anomalie o ritardi;
• Integrazione con eCommerce: connessione con i principali marketplace e piattaforme eCommerce per sincronizzare ordini e stock senza duplicare il lavoro manuale.

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Domande frequenti

Cosa significa FIFO?

FIFO è l'acronimo di First In, First Out: il primo prodotto entrato in magazzino è il primo a uscire. È il metodo di movimentazione delle scorte più diffuso, adatto alla maggior parte delle categorie merceologiche perché garantisce una rotazione naturale dello stock e riduce il rischio di prodotti fermi che perdono valore.

Cosa significa LIFO?

LIFO è l'acronimo di Last In, First Out: l'ultimo prodotto entrato in magazzino è il primo a uscire. Come logica operativa di prelievo è poco usato, perché tende ad accumulare stock vecchio a fondo magazzino. Viene ancora citato come metodo di valutazione contabile delle rimanenze in alcuni contesti specifici, ma anche in quel campo il suo utilizzo è limitato dai principi contabili internazionali.

Cosa significa FEFO?

FEFO è l'acronimo di First Expired, First Out: il prodotto con la scadenza più vicina è il primo a uscire, indipendentemente da quando è arrivato in magazzino. È il metodo obbligatorio per tutti i prodotti con data di scadenza (alimentari, farmaci, cosmetici) e garantisce che nessun prodotto vada a scadenza prima di essere spedito.

Qual è la differenza tra FIFO e FEFO?

Nel FIFO l'ordine di prelievo segue l'ordine di ingresso in magazzino (il più vecchio esce per primo). Nel FEFO l'ordine di prelievo segue la data di scadenza (quello che scade prima esce per primo). Nella pratica spesso coincidono, ma quando ci sono lotti con scadenze diverse i due metodi divergono: in quei casi è il FEFO a garantire che nessun prodotto scada a magazzino.

Quale metodo è migliore per un eCommerce?

Per la grande maggioranza degli eCommerce, il FIFO è la scelta più sensata: garantisce che il cliente riceva prodotti recenti, riduce il rischio di stock obsoleto e si applica facilmente con un gestionale di base. Se vendi prodotti con data di scadenza (food, cosmetici, integratori), passa al FEFO.

Quando è obbligatorio usare il FEFO?

Il FEFO è obbligatorio ogni volta che i prodotti hanno una data di scadenza che incide sulla loro sicurezza o conformità normativa: alimenti, farmaci, dispositivi medici, cosmetici. In questi settori spedire prodotti senza rispettare l'ordine delle scadenze può portare a sanzioni, contestazioni da parte del cliente e, nel caso di farmaci o alimenti, rischi per la salute del consumatore.

Come migliorare la rotazione delle scorte?

I passi fondamentali sono: scegliere il metodo di movimentazione giusto per la tua categoria di prodotto, etichettare in modo chiaro ogni ingresso con data e lotto, organizzare le ubicazioni in modo che la merce più "urgente" sia sempre accessibile per prima, e monitorare le giacenze in tempo reale con uno strumento adeguato.

L'analisi ABC è utile per capire su quali articoli concentrare l'attenzione: puoi approfondirla nella guida sull'analisi ABC.