Packing list: cos'è e come realizzarla
La packing list, o distinta dei colli, è uno dei documenti più importanti per chi si occupa di commercio e spedizioni, soprattutto quando si tratta di commercio internazionale.
Come puoi intuire dal nome stesso, si tratta di una lista dettagliata che riassume il contenuto di una spedizione, elencando articoli, quantità, peso e dimensioni dei pacchi. Pur non essendo obbligatoria per le spedizioni nazionali, la packing list è un must-have per l'esportazione al di fuori dell'Unione Europea, perché facilita le operazioni doganali, assicura il corretto controllo della merce e supporta eventuali reclami assicurativi in caso di danni o perdite.
Vediamo ora come funziona una packing list, come realizzarla e che informazioni deve contenere.
Cos’è la packing list?
Prima di capire come scrivere la tua packing list, iniziamo dalle definizioni. La packing list è un documento logistico che descrive nel dettaglio il contenuto di una spedizione.
Al suo interno ci sono informazioni fondamentali come la quantità, il peso e le dimensioni dei pacchi, insieme ad altri dettagli utili per la gestione e la verifica della merce durante il trasporto.
A differenza di altri documenti, come ad esempio la fattura, la packing list non è un documento fiscale, ma serve per assicurare che i prodotti spediti siano correttamente documentati e tracciati. Una delle principali differenze tra la packing list e la fattura commerciale è che quest'ultima ha una funzione contabile, rappresentando l'importo e il valore dei beni, mentre la packing list si concentra esclusivamente sui dettagli fisici della merce.
A cosa serve la packing list?
La packing list è un documento utilissimo nella logistica e nel controllo delle merci durante le spedizioni, soprattutto quelle internazionali. È utile non solo per chi spedisce e riceve, ma anche per i corrieri e gli operatori logistici che devono movimentare e monitorare i carichi.
Entrando nello specifico delle sue funzioni, la packing list serve a:
- Facilitare i controlli doganali: la packing list velocizza le verifiche delle autorità, riducendo il rischio di ritardi, multe o rifiuti della merce. In caso di controlli, invece, facilita il riconoscimento dei prodotti, dimostrando la conformità della spedizione alle normative del Paese di destinazione;
- Ridurre gli errori di spedizione. Essendo, di fatto, un documento di riepilogo, previene la possibilità di inviare merce sbagliata o incompleta, migliorando l'efficienza operativa.
Che informazioni deve contenere una packing list?
Una packing list per spedizioni internazionali completa deve contenere una serie di informazioni, indispensabili per identificare il dettaglio della spedizione. Queste sono:
- Informazioni su mittente e destinatario: per prima cosa, dovrai sempre indicare i dettagli completi del mittente e del destinatario, come nome, indirizzo e contatti, oltre alla data di spedizione per tracciare l'invio e rispettare eventuali scadenze;
- Dettaglio dei prodotti: la packing list deve specificare ogni articolo incluso nella spedizione. Per ciascun prodotto dovrai indicare una descrizione dettagliata, la quantità, il peso e le dimensioni. Queste informazioni aiutano a gestire e monitorare l'inventario, facilitando il controllo in caso di verifica doganale o durante la consegna;
- Numero di colli e imballaggi: oltre al dettaglio dei singoli articoli, dovrai anche elencare quanti colli compongono la spedizione e le caratteristiche degli imballaggi utilizzati (ad es. scatole, pallet). In questo modo si potrà controllare facilmente l'integrità del carico durante lo spostamento;
- Codici e riferimenti: per semplificare la gestione e il tracciamento della merce, consigliamo di inserire sempre numeri d’ordine, codici a barre, HS code e altri riferimenti specifici che possano collegare la packing list alla fattura commerciale o ai documenti di trasporto;
- Istruzioni di imballaggio o trasporto: se la spedizione richiede particolari accorgimenti, come condizioni di temperatura controllata o maneggio speciale, consigliamo di specificarlo nella packing list per garantire che le merci vengano trattate correttamente.
Come realizzare una packing list?
Se vuoi realizzare una packing list in PDF dovrai compilare campi specifici, indicando tutte le informazioni di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente. Nello specifico, ci sono diversi modelli Word di packing list, che puoi facilmente riempire e allegare alle tue spedizioni.
Guardando ad una packing list d’esempio, questa deve essere scritta in questo modo:
- Inizia inserendo i dati principali, come il nome e l'indirizzo del mittente e del destinatario, la data di spedizione e un numero di riferimento per tracciare la spedizione;
- Aggiungi una descrizione dettagliata di ogni articolo incluso nella spedizione. Indica la quantità, il peso, le dimensioni e i codici (come il codice a barre o il numero di serie);
- Elenca quanti colli sono presenti nella spedizione e descrivi gli imballaggi utilizzati;
- Fai riferimento ad altri documenti, come la fattura commerciale e ai documenti di trasporto
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