Effettuare una spedizione internazionale presenta le stesse “criticità” e gli stessi passaggi richiesti per la medesima operazione sul suolo italiano. La differenza vera risiede a livello normativo (dazi, dogane e quant'altro) e, ovviamente, di costi maggiori a causa della distanza e/o dell'eventuale utilizzo di flotte aeree.
Le ragioni per organizzare una spedizione all'estero (pacco o documenti) sono numerose, come parenti lontani, figli che studiano o lavorano in un altro paese e altre meno comuni. Le “regole” da seguire non sono molte ma esigono massima attenzione, sicuramente superiore rispetto allo spedire qualcosa in Italia.
Il perché di questa “disparità” deriva proprio dai valori, economici e non, in gioco. Non parliamo solo dei costi, ma di rischi implementati e di nuovi fattori che si aggiungono, inerenti per lo più le questioni che possono insorgere per il passaggio di beni da un paese all'altro, soprattutto se extra CEE.
I punti focali per organizzare una spedizione all'estero
Come già ribadito, ad eccezione della questione prettamente burocratica, se intendete spedire pacchi o buste all'estero dovete seguire i medesimi passaggi che eseguite per un invio sul territorio nazionale: imballaggio, consegna, pagamento, tracking e ricezione.
Se avete necessità urgenti, alcuni corrieri espresso (soprattutto i più importanti) sono in grado di consegnare in tutto il mondo nel giro di un paio di giorni, in alcuni casi anche entro le 24 ore. In alternativa potete richiedere una spedizione standard che vi costerà senz'altro meno ma impiegherà più tempo ad arrivare.
In entrambi i casi dovete fare molta attenzione alla cura del pacco, quindi imballaggio e documenti vari, devono essere eseguiti in modo da evitare spiacevoli inconvenienti e semplificare il lavoro del corriere stesso.
ABC della documentazione per spedire all'estero
Prima di organizzare una spedizione all'estero è necessario informarsi sulle norme che regolamentano l'invio di beni e documenti, tenendo conto delle differenze sostanziali che esistono spesso fra diversi paesi o aree, come la Comunità Economica Europea (CEE).
Inoltre va tenuto conto di quali sono le merci proibite, come alimenti deperibili o di valore, per i quali può essere necessario, al limite, ricorrere a servizi specifici (per saperne di più vi invitiamo a leggere l'articolo “Cosa si può spedire all'estero?”).
Nel territorio europeo in genere, almeno all'interno dei paesi parte della CEE, non è richiesto alcun documento particolare a eccezione della classica lettera di vettura che viene normalmente fornita dal corriere cui ci si affida. Se invece state preparando una spedizione extra CEE, ovvero dove è prevista la dogana (anche all'interno dello stesso Vecchio Continente, come in Svizzera), è necessario preparare e allegare due documenti, accompagnati da una copia di documento personale:
- Fattura pro forma o commerciale, chiamata anche dichiarazione doganale (all'interno di questo documento vanno riportati gli indirizzi del mittente e del destinatario, i riferimenti di tracciamento della propria spedizione, la lista con descrizione degli oggetti inseriti nel pacco, il motivo dell'esportazione, il valore delle merce spedita e il costo sostenuto per il trasporto).
- Dichiarazione di libera esportazione
In genere la normativa comunitaria non dispone il pagamento di dazi per l'esportazione verso altri paesi, ma a destinazione vengono comunque applicate le norme previste. Si tratta comunque di costi che il corriere inserisce già all'interno del costo di spedizione, per facilitare il mittente.
Fattura pro forma: come compilarla
La fattura da allegare alla spedizione internazionale deve riportare in maniera chiara l'esatto contenuto del pacco che state spedendo. La descrizione deve essere fatta per categorie e per prodotti: ad esempio categoria abbigliamento e prodotto t-shirt, in caso spediate magliette. Inoltre dovete indicare se si tratta di merce nuova o usata.
All'interno della fattura vanno indicati tutti i prodotti inseriti nel pacco, rigorosamente in lingua inglese. Vi consigliamo inoltre di evitare l'utilizzo di categorie generiche come "regalo" o "campione": si tratta di espedienti che tendono solo ad aumentare i tempi di attesa in dogana. Alle dogane infatti interessa unicamente conoscere il contenuto del pacco sul quale calcolare eventuali oneri e tasse di transito e, una dicitura vaga, potrebbe costringere i funzionari ad effettuare ulteriori controlli.
Per ogni singolo prodotto va inserito anche il reale valore di mercato, ovvero il costo necessario che si dovrebbe sostenere per sostituirlo. Valori pari a zero sono accettati dalle dogane. È infine importante allegare ricevute d'acquisto ove possibile per le merci inviate, saranno di aiuto in caso di reclami.
Imballaggio: cura per la propria e le altrui spedizioni
Come amiamo ribadire ogni volta che ci è consentito, anche a costo di risultare ripetitivi e noiosi, un buon imballaggio è la base fondamentale per organizzare una spedizione all'estero come in territorio nazionale. Deve essere adeguato al tipo di contenuto che si intende spedire e deve garantire l'incolumità del proprio come degli altri pacchi con cui viaggerà.
Va scelta una scatola in buone condizioni e delle giuste dimensioni, mentre il contenuto va protetto con elementi quali pluriball o polistirolo. Ulteriore materiale ammortizzante andrebbe inserito negli spazi vuoti. Il tutto infine va sigillato ermeticamente con il nastro.
