Il passaporto è un documento di riconoscimento emesso da uno stato che identifica il portatore in qualità di cittadino del suddetto stato, conferendogli il permesso di viaggiare ed entrare in altri paesi. Mentre per i paesi aderenti all'Unione Europea hanno valore anche carta d'identità e patente, quando si viaggia al di fuori (sono vigenti alcune eccezioni) è necessario essere dotati di passaporto e di un permesso internazionale di guida (se intendete usare la macchina). Nel passaporto sono presenti i dati anagrafici del titolare, la foto, la firma e spesso anche altre informazioni individuali. Inoltre alcuni paesi stanno sviluppando dei modelli con proprietà biometriche. Insomma, stiamo parlando di un documento fondamentale per viaggiare e che, in caso di smarrimento, potrebbe causare non pochi problemi in terra straniera. Tanto da dover ricorrere a consolati e ambasciate.
Cosa succede se il passaporto viene dimenticato o peggio se ci si accorge di averne bisogno ma di non averlo con sé? A meno di non avere urgenze particolari (per le quali meglio affidarsi a consolati e ambasciate), si può decidere di farlo inviare. Spedire il passaporto all'estero o in Italia è un'operazione semplicissima che richiede però molta attenzione dato il valore intrinseco del documento.
Spedire il passaporto all'estero: cosa bisogna sapere
Viviamo in un mondo estremamente digitalizzato, dove le comunicazioni sono immediate e in cui è possibile stipulare contratti con firma autenticata anche a distanza di migliaia di km. Email, applicazioni di messaggistica, Skype e altri programmi sono a portata di mano e rappresentano alcuni degli innumerevoli strumenti che ci consentono di comunicare ovunque. Riceviamo e diffondiamo informazioni e notizie in maniera istantanea, come articoli, foto, video, documenti in pdf. Eppure in taluni casi questi strumenti non risultano utili per i nostri obiettivi.
Potremmo avere necessità di inviare documenti ufficiali in copia originale per ragioni legali o di mercato, oppure di spedire proprio il passaporto appena rilasciato dagli uffici preposti delle Polizia di stato. Per inviare in tutto il mondo i documenti importanti ci si affida ancora ai corrieri, fossero anche atti giudiziari o contratti, atti di vendita, certificati o altro ancora. Ma è necessario informarsi bene su obblighi burocratici, imballaggio e procedure di spedizione per essere certi di far arrivare il proprio documento, in questo caso passaporto, a destinazione.
1 - Aspetti burocratici
Come ampiamente illustrato nell'articolo “Che differenza c'è tra le spedizioni europee ed extraeuropee?” è importante informarsi sulle norme che regolamentano l'invio di documenti e sulla differenza che sussiste fra paesi parte dell'Unione Europea e gli altri: di mezzo c'è la dogana.
Fortunatamente, ma non potrebbe essere altrimenti, il passaporto non è fra gli oggetti normalmente proibiti dalle spedizioni, come alimenti deperibili, oggetti di valore o pericolosi (Elenco completo degli oggetti proibiti nell'articolo “Cosa si può spedire all'estero?”).
Nel territorio UE non sono richiesti documenti particolare a esclusione della lettera di vettura che di norma viene preparata, o almeno fornita, dallo stesso corriere. Se invece il vostro passaporto deve “approdare” verso altri lidi, come Stati Uniti, Cina e persino alcuni stati europei come la Svizzera, dove quindi è previsto un passaggio dalla dogana, le cose cambiano. Bisogna infatti allestire e compilare due documenti e allegare copia di un documento personale:
- Fattura pro forma o commerciale, in cui vanno riportati gli indirizzi del mittente e del destinatario, i riferimenti di tracciamento della propria spedizione, la lista con descrizione degli oggetti inseriti nel pacco, il motivo dell'esportazione, il valore delle merce spedita e il costo sostenuto per il trasporto.
- Dichiarazione di libera esportazione.
2 - L'imballaggio del passaporto
Potrebbe suonare strano, quasi ridicolo sentir parlare di imballaggio di un passaporto (o di un qualunque altro documento). Però stiamo parlando di un oggetto di valore, che viene spedito all'estero generalmente in casi urgenti o di emergenza.
Per questa ragione, quando si sceglie di spedire il passaporto all’estero, è fondamentale farlo nel modo giusto, utilizzando innanzitutto una busta imbottita. Sebbene infatti non si tratti di un contenuto fragile, l'imbottitura assicura una buona protezione al vostro passaporto. Sigillate bene e scrivete i dati sulla busta.
3 - La spedizione
Alla fine è giunto il momento di spedire il passaporto all'estero: scegliete il corriere che preferite in base ai servizi offerti, alla velocità e al prezzo, contattatelo online o direttamente in filiale e preparate tutta la documentazione necessaria. Ricordate che in caso di spedizione al di fuori dei paesi UE è generalmente necessario preparare la fattura pro forma e la dichiarazione di libera esportazione, altrimenti basta la lettera di vettura.
In ogni caso informatevi sempre con premura dal corriere stesso, per evitare di incappare in problemi con le dogane, o sul sito nel caso aveste deciso di far ritirare la busta con il passaporto a casa vostra.
4 – Il tracciamento e l'arrivo
Il servizio di tracciabilità è uno strumento utilissimo che permette di controllare in ogni momento la posizione del vostro passaporto, anche se si trova dall'altro capo del mondo. Non a caso il tracking è uno dei servizi più utilizzati da chi spedisce pacchi o buste.
L'esigenza sempre crescente di avere sotto controllo la propria spedizione ha generato negli ultimi anni un numero notevole di servizi di tracking. Non esistono solo quindi quelli proposti dai corrieri stessi cui vi affidate o dai portali di spedizione online: potete usufruire anche di portali web in grado di tracciare ogni tipologia di spedizione, applicazioni mobile e tracking bot.
Quando il vostro passaporto arriverà lo saprete quasi nello stesso momento del destinatario.
