Documento di trasporto DDT: cos'è, a che serve

Il documento di trasporto (DDT) è uno degli strumenti più importanti quando parliamo di spedizioni e logistica. Anche se viene spesso dato per scontato, l il DDT ha una funzione importantissima: serve per garantire trasparenza, tracciabilità e correttezza nelle movimentazioni di merce.

Se gestisci un eCommerce, un magazzino o un’attività B2B, sapere cos’è il DDT, quando è obbligatorio e come si compila può evitarti errori, ritardi o sanzioni.

Vediamo ora a cosa serve davvero un documento di trasporto, quali dati deve contenere, come usarlo in contesto digitale (anche per le spedizioni con corriere) e come puoi gestirlo più facilmente.

Cos’è il DDT?

Il Documento di Trasporto (DDT) è un documento fiscale che accompagna la merce durante la spedizione o il trasferimento da un luogo all’altro. 

Nello specifico, il DDT è stato introdotto con il DPR 472/1996 e ha sostituito il vecchio “bolla di accompagnamento”. Attualmente, è oggi uno degli strumenti più utilizzati nel commercio e nella logistica, sia per operazioni tra aziende (B2B), sia in alcuni casi per vendite a clienti finali (B2C).

Il DDT serve a certificare il trasferimento fisico della merce e contiene tutte le informazioni principali relative all’operazione: chi spedisce, chi riceve, cosa viene inviato, in che quantità e per quale motivo. 

Oltre a un valore operativo e logistico, ha anche valenza legale e contabile.

Quanto alla sua compilazione, il DDT può essere presentato in formato cartaceo o elettronico, non ha vincoli formali particolari (può anche essere scritto a mano), ma deve contenere alcuni dati obbligatori per essere considerato valido (come vedremo nei prossimi paragrafi).

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Quando è obbligatorio il Documento di Trasporto?

Una delle domande più comuni tra chi gestisce le spedizioni è: il Documento di Trasporto è obbligatorio? La risposta è che non è sempre obbligatorio, perché dipende da alcuni fattori.

Secondo il DPR 472/1996, il DDT è obbligatorio ogni volta che la merce viene spostata da un luogo a un altro per motivi commerciali, logistici o operativi, soprattutto se si intende differire l’emissione della fattura. In pratica, se non emetti subito una fattura al momento della consegna, devi accompagnare la spedizione con un DDT.

Ecco i casi principali in cui è richiesto per legge:

• Vendita differita: quando la fattura verrà emessa in un secondo momento rispetto alla consegna;
• Conto visione: invio di merce al cliente che potrà decidere se acquistarla o restituirla;
• Conto lavorazione: invio di materiale a un fornitore per trasformazioni o lavorazioni;
• Resi merce: ritorno di prodotti da cliente a venditore o tra fornitori;
• Trasferimenti interni: spostamento di merce tra due sedi della stessa azienda.
  
  

Se il DDT non viene presentato quando è richiesto, il rischio è duplice: da una parte, la mancanza di tracciabilità può creare contestazioni con il cliente o il corriere; dall’altra, in caso di controlli fiscali, rischi sanzioni amministrative per irregolarità documentali.

Chi deve emettere il DDT?

Il Documento di Trasporto (DDT) deve essere emesso da chi spedisce la merce, ovvero il venditore o il cedente, non dal corriere e nemmeno dal destinatario. 

Entrando ancora nello specifico dei “ruoli”:

• Il venditore o fornitore è il soggetto che scrive il DDT quando cede la merce a un cliente o la trasferisce tra due sue sedi. È obbligato a includere tutti i dati richiesti dalla normativa per rendere il documento valido;
• Il corriere ha il compito di consegnare la merce e può portare fisicamente con sé una copia del DDT, ma non è responsabile della sua emissione o della correttezza dei dati. Deve però poterla esibire in caso di controllo durante il trasporto;
• Il destinatario, infine, non ha alcun obbligo di emissione, ma è tenuto a verificare la corrispondenza tra la merce ricevuta e il DDT, firmandolo in segno di ricezione.

Come compilare un Documento di Trasporto

Abbiamo detto che, per compilare un DDT, avrai bisogno di inserire alcuni dati obbligatori affinché questo documento sia valido ai fini fiscali e operativi.

Ci sono diversi aspetti a cui consigliamo di fare attenzione: ecco come compilarlo passo passo.

1. Intestazione

In questa sezione dovrai inserire i dati del soggetto che emette il DDT, ovvero il mittente. In particolare, dovrai citare:

• Ragione sociale o nome e cognome;
• Indirizzo completo della sede;
• Partita IVA o Codice Fiscale;
• Eventuale logo o intestazione aziendale.
  
  

2. Dati del destinatario

In questa sezione, invece, vanno i riferimenti del soggetto che riceverà la merce:

• Nome o ragione sociale;
• Indirizzo di consegna;
• Partita IVA o Codice Fiscale, se azienda.
  
  

3. Numero e data del DDT

Ogni DDT deve essere numerato progressivamente e contenere la data di emissione. Questo serve sia per l’archiviazione che per la validità fiscale del documento.

4. Descrizione della merce

In questo spazio dovrai dichiarare cosa stai spedendo:

• Nome del prodotto o articolo;
• Codice (se presente);
• Quantità e unità di misura;
• Eventuali specifiche tecniche o note aggiuntive.
  
  

5. Causale del trasporto

La causale indica il motivo del trasferimento. Le causali più comuni sono:

• Vendita;
• Conto visione;
• Conto lavorazione;
• Reso merce;
• Trasferimento interno.

6. Data e ora di consegna previste

Non è obbligatorio, ma consigliamo di indicare la data stimata di consegna per una migliore gestione logistica.

7. Firma del mittente e dello spedizioniere

Infine, il documento deve essere firmato da chi lo emette e, al momento della consegna, può essere firmato anche dal corriere e dal destinatario per confermare il ricevimento della merce.

DDT elettronico: si può usare?

Come anticipato, il Documento di Trasporto elettronico (DDT) è perfettamente legale e sempre più utilizzato, soprattutto da aziende che vogliono automatizzare e digitalizzare i flussi logistici. 

Secondo la normativa vigente, il DDT può essere emesso in formato elettronico purché rispetti gli stessi requisiti del documento cartaceo: contenuti obbligatori, data certa e conservazione per 10 anni.

Non esiste un formato obbligatorio come per la fattura elettronica, quindi il DDT può essere prodotto come file PDF, Excel, Word o con software gestionali, a patto che sia invariabile e disponibile per eventuali controlli fiscali. 

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