Spedire senza sapere dove e come scrivere l’indirizzo su un pacco, in maniera corretta, può seriamente compromettere l’arrivo a destinazione di una spedizione.
I dati del destinatario e del mittente, ma anche i dettagli indicati sull’imballaggio sono infatti una guida utile e preziosa per l’azienda spedizioniera che prende in carico il pacco.
Questi dati forniscono le istruzioni per fare arrivare al corretto indirizzo una consegna e danno indicazioni su come il tuo pacco deve essere maneggiato e stoccato in maniera adeguata, come nel caso dell’invio di pacchi fragili.
Nonostante la preparazione della spedizione sia rilevante, spesso molte persone affrontano le fasi di compilazione dei dati di spedizione e quella del confezionamento dell’imballaggio in modo frettoloso, dando a questi due processi poca importanza e considerandoli una perdita di tempo.
In realtà, non dare le giuste attenzioni alla preparazione di una spedizione può generare una serie di inconvenienti molto spiacevoli sia per chi spedisce che per chi riceve.
Per esempio, un indirizzo compilato e allegato male alla spedizione non farà arrivare il pacco a destinazione, dando il via a lunghi iter per comunicare i dati corretti di consegna, l’invio del pacco al mittente e, nel peggiore dei casi, la perdita del pacco nei vari magazzini postali in quanto non è possibile rintracciare il mittente e il ricevente.
Questa è solo una delle tante cose che possono accadere se non si sa come scrivere l’indirizzo su un pacco, quindi se stai per spedire un pacco, fermati e leggi questo articolo in cui ti spiegheremo tutto ciò che devi sapere per preparare un pacco ad essere spedito a regola d’arte.
Da dove iniziare: preparare un imballaggio perfetto
I dati da scrivere su un pacco
I dati di origine e dati di invio della spedizione
Simboli per la spedizione di un pacco
Dove e come scrivere l’indirizzo su un pacco
Da dove iniziare: preparare un imballaggio perfetto
Anche se non strettamente collegato alle istruzioni su come scrivere l’indirizzo su un pacco, l’imballaggio è una fase importante della preparazione della spedizione e, se vogliamo far arrivare correttamente a destinazione un invio, è indispensabile sapere come va preparato. Solo un pacco ben confezionato e con tutti i dati di spedizione al posto giusto, ti permetterà di ridurre gli imprevisti in cui può incorrere durante il suo tragitto a destinazione.
Per preparare un imballaggio perfetto devi fare attenzione a tre aspetti:
- L’imballaggio esterno: scatola, busta, lettera. È la parte che protegge e dà sicurezza al contenuto del pacco partendo dagli accatastamenti tra magazzini di stoccaggio e furgoni delle aziende spedizioniere.
- L’imballaggio interno: materiali ammortizzanti. Consistono in tutti quei materiali che metterai dentro all’imballaggio interno con l’oggetto o le merci che devi spedire e hanno la funzione di proteggere da urti e spostamenti il contenuto di un pacco evitando per esempio, la rottura o ammaccatura di oggetti fragili.
I materiali per l’imballaggio interno si suddividono principalmente in due categorie: quelli per il riempimento ad immersione, come patatine di polistirolo, trucioli di legno e SizzlePak® (materiale per imbottiture in carta), e quelli definiti avvolgenti e riempitivi, come il pluriball, gli imballaggi gonfiabili e la carta. - La tipologia di merce: ogni oggetto spedibile ha differenti misure, fragilità e peculiarità, pertanto, l’imballaggio esterno e interno dovranno tenere conto di queste specifiche per fare arrivare una spedizione incolume a destinazione.
La classica scatola di cartone è, secondo noi, sempre il miglior imballaggio esterno per una spedizione (sia commerciale che privata). Il cartone infatti è al contempo sia un materiale resistente che flessibile, capace quindi di sopportare il peso degli altri colli e di adattarsi agli urti e alle scosse che un pacco subisce durante il suo viaggio. Inoltre, la forma regolare e liscia permette alle aziende spedizioniere di poter stoccare in modo preciso e ordinato tutte le merci e a te di avere un’ottima superficie per scrivere i dati della spedizione.
Quindi, in base a ciò che devi spedire, devi scegliere i materiali più idonei, per esempio, se spedisci uno smartphone o un qualsiasi altro oggetto elettronico, l’ideale è utilizzare una scatola con doppia onda e materiale riempitivo gommapiuma e cuscini a schiuma, evitando di utilizzare il polistirolo che potrebbe danneggiare i prodotti elettronici.
Sebbene ci siano scatole di tutte le dimensioni, quando devi spedire piccoli oggetti, potresti decidere di non utilizzare una scatola, ma di optare per una busta e quindi di spedire una lettera e non un pacco. In questo caso, ricordati che, anche qui, la scelta dell’imballaggio esterno (la busta) deve essere in funzione del contenuto e che, come vedremo nel corso dell’articolo per i pacchi, anche nelle lettere i dati di invio devono essere scritti in una posizione specifica della busta.
Al di là dei materiali per imballare un pacco nel miglior modo possibile, devi ricordarti di sigillarlo bene con del nastro adesivo per chiudere a dovere il pacco e, in caso tu voglia spedire oggetti di valore, il nostro consiglio è di utilizzare nastri anti-effrazione.
I dati da scrivere su un pacco
Che cosa scrivo? Quali sono le informazioni e dati che devo mettere su un pacco prima di darlo al corriere?
Queste sono le domande che ci si pone quando si è alle prese con una spedizione e, per quanto le risposte possano sembrare banali, è sempre bene fare chiarezza sull’argomento, perché i dati riportati su un pacco sono essenziali per la riuscita della consegna.
Per capire come scrivere l’indirizzo su un pacco, devi sapere quali sono le informazioni per fare arrivare un pacco al suo destinatario e rendere il lavoro del vettore scelto più semplice e preciso. Quindi, prima di iniziare a scrivere, assicurati di conoscere:
- I dati di origine e i dati di invio della spedizione
- I simboli per la spedizione di un pacco
I dati di origine e dati di invio della spedizione
Questi dati corrispondono rispettivamente alle informazioni del mittente e del destinatario. Nello specifico, per compilare entrambe le intestazioni devi sapere e scrivere:
- Nome e cognome o azienda: nel caso in cui il pacco sia indirizzato ad un’azienda, ad esempio per un reso, oppure perché opera nel B2B (Business to Business), prima di scrivere il nome dell’azienda è buona prassi indicare, oltre al nome della stessa, anche nome e cognome di chi ritirerà la consegna, utilizzando la locuzione: “All’Attenzione di”, o la sua forma abbreviata “CA”. Per esempio:
Nome Azienda
All’attenzione di Marco Bianchi
Nel caso in cui il destinatario sia invece una persona, ma richiede l’invio del pacco presso un ufficio, in un altro luogo di lavoro o al domicilio di qualcun altro, anche in questo caso è bene sottolineare con una locuzione questa particolarità attraverso l’utilizzo dell’abbreviazione “C/O", o “℅” (abbreviazioni che sostituisco il significato di “presso”), così da indicare che la spedizione è indirizzata ad un soggetto diverso rispetto a quello che corrisponde all’indirizzo di destinazione. Ecco un esempio:
Marco Bianchi
C/O Nome azienda /nome e cognome persona
Come ultima cosa, devi anche sapere che indicare il mittente non è obbligatorio, ma non inserire i dati corretti del mittente su un pacco o una lettera potrebbe creare grossi problemi nel caso in cui il pacco non venga accettato alla consegna, vada in giacenza, oppure se la compilazione dei dati del destinatario sia errata o incompleta.
- Indirizzo completo di denominazione della via, numero civico, codice di avviamento postale (CAP), nome della località, sigla di provincia e Stato, nel caso in cui tu stia preparando la spedizione di un pacco internazionale.
- Informazioni aggiuntive: oltre all’indirizzo, se il pacco parte o deve arrivare in località o frazioni di Comuni oppure in palazzine e condomini suddivisi in interni e scale, è bene specificare anche queste informazioni, cosicché il corriere possa trovare senza problemi il destinatario del tuo pacco. Oltre a queste informazioni, potrebbe essere utile fornire anche un numero di cellulare di riferimento di modo che il fattorino possa chiamare in caso di dubbi oppure per comunicare il suo arrivo a destinazione.
Simboli per la spedizione di un pacco
Altro elemento utile per rendere l’invio di un collo il più efficiente e sicuro possibile, è quello di dotare il tuo pacco dei pittogrammi codificati dallo standard internazionale ISO 780:2015 per le spedizioni. È chiaro che non puoi utilizzare tutti i simboli che vuoi, ma per applicarli devi attenerti ad alcune regole, prima di tutto quella dell’uso solo quando serve:
ISO 780:2015 definisce un set di simboli grafici usati convenzionalmente per contrassegnare fisicamente i pacchi nella loro catena distributiva per trasmettere le istruzioni per il loro trattamento. I simboli grafici devono essere utilizzati solo quando necessari.
Oltre a questa regola basilare, se vuoi utilizzare i simboli internazionali per le spedizioni, devi fare attenzione a dove posizioni il simbolo. Per esempio, devi fare attenzione a:
- Non coprire i simboli con nastro adesivo o altri imballaggi che proteggono la spedizione.
- Curare il contrasto con il colore della scatola, significa che, se la scatola è scura, dovrai utilizzare simboli bianchi e, al contrario, se la scatola è bianca o chiara, puoi utilizzare i simboli nel colore nero. Il contrasto è essenziale perché i simboli siano chiari e visibili.
I simboli utilizzabili sono molti, ma i più utili per spedire un pacco sono:
- Bicchiere: indica che il contenuto del collo è fragile. Spesso questo simbolo è sostituito con la scritta “fragile”.
- Ombrello: indica che il contenuto del pacco rischia di rovinarsi se entrasse in contatto con l’acqua. Questo simbolo avverte quindi magazzinieri e corrieri del fatto che non deve essere bagnato.
- Frecce: indicano il lato della scatola che va orientato verso l’alto.
- Gancio barrato: comunica a chi si occupa dello stoccaggio nei magazzini che il pacco non deve essere spostato e afferrato da ganci.
- Scatole sovrapposte barrate: indicano che sopra al pacco non possono essere sovrapposti altri colli.
Dove e come scrivere l’indirizzo su un pacco
Ora che sai come confezionare un pacco e quali sono le informazioni utili alla sua spedizione, è il momento di vedere come scrivere l’indirizzo su un pacco e dove vanno posizionati i dati una volta scritti o stampati.
Per scrivere i dati del mittente e del destinatario puoi scegliere tra 3 diverse opzioni:
- Scrivere direttamente sul pacco con un pennarello nero ed indelebile. In questo modo l’indirizzo sarà a contrasto, ben visibile e non ci sarà il rischio che si cancelli se per caso il collo si bagna o inumidisce.
- Utilizzare i classici fogli bianchi A4, quelli della stampante per intenderci. Se scegli di utilizzare i fogli di carta per scrivere i dati di mittente e destinatario, usa sempre una penna o un pennarello indelebile. Per far aderire il foglio al pacco, dovrai utilizzare una pellicola adesiva, una busta di plastica o del semplice nastro adesivo trasparente (da posizionare su tutto il foglio e non solo sui lati, per evitare strappi involontari). Questi tre materiali, oltre ad incollare il foglio al pacco, lo proteggeranno da intemperie e sollecitazioni.
- Utilizzare talloncini o etichette adesive su cui scrivere a mano o su cui stampare i dati. In commercio esistono etichette di diverse misure, utili per ogni formato di pacco o busta per le spedizioni. Le etichette possono essere anche utili per stampare la lettera di vettura e per coprire scritte o talloncini già presenti sulla scatola, nel caso tu abbia scelto di riutilizzare un imballaggio già in tuo possesso.
La presenza di etichette, codice a barre e dati di altri destinatari/mittenti può infatti creare molta confusione agli addetti delle aziende spedizioniere, perciò ricordati di cancellare tutti i riferimenti di altre spedizioni (discorso valido per tutte le soluzioni).
Indipendentemente dalla soluzione che deciderai di utilizzare per scrivere l’indirizzo sulle tue spedizioni, ricordati sempre di proteggere il foglio o il talloncino contenente i dati con materiali plastici adesivi. Se utilizzi lo scotch, è importante che questo sia trasparente e che non copra nessuno dei dati scritti, la leggibilità e la visibilità degli indirizzi sono fondamentali per gli addetti alla logistica dell’azienda spedizioniera, per il corriere e per chi deve ricevere il tuo pacco.
Sempre per quanto riguarda la leggibilità, se scriverai mittente e destinatario a mano, cerca di fare molta attenzione a come scrivi, non tutte le grafie sono leggibili. Cerca quindi di scrivere in stampatello, chiaro, a caratteri grandi, distinguendo ogni lettera senza essere frettoloso.
Una volta che hai individuato il supporto su cui scrivere i dati di origine e di invio del tuo pacco, il passo successivo consiste nel capire dove applicare o scrivere questi dati e gli eventuali simboli di spedizione.
A differenza delle lettere, che hanno un lato per scrivere il mittente e uno per scrivere il destinatario, per i pacchi non c’è una posizione obbligatoria, ma la posizione ideale in cui collocare i dati è sul lato più stabile della scatola, quello più lungo.
Nel caso di piccoli pacchi, puoi scrivere anche sul lato dell’apertura del pacco, ma presta molta attenzione a che non vengano ricoperti dal nastro adesivo quando sigillerai il collo.
Oltre al lato su cui scrivere o apporre le etichette con i dati, devi esplicitare chi è il mittente e chi il destinatario, quindi, prima di scrivere i dati, apponi le rispettive diciture e posiziona, se hai spazio, i dati dello speditore in altro a sinistra e quelli del ricevente in basso a destra. Nel caso non ci sia spazio a sufficienza, scrivi, in primo luogo, in caratteri più piccoli il mittente, e sotto, con caratteri più grandi, il destinatario.
Sui lati del pacco non vanno inseriti solo questi dati, ma anche gli eventuali simboli di spedizione internazionali. Questi vanno posizionati generalmente sulla base della scatola, ad eccezione della scritta “fragile” che si mette sul lato dell’apertura della scatola.
In conclusione
La preparazione di un pacco per la spedizione può sembrare una cosa di poca importanza, però, come abbiamo visto, dietro all’apparente semplicità e facilità di allestimento dell’imballaggio e alla scrittura dei dati per la spedizione, si possono celare insidie tali da rendere problematico l’arrivo di un pacco al suo destinatario.
Porre la dovuta cura al dove, cosa e come scrivere l’indirizzo su un pacco è quindi un passaggio fondamentale per far sì che un pacco sia consegnato senza intoppi, danni e nei tempi previsti (e pagati). Una cura dovuta e indispensabile tanto per spedizioni lontane e complesse come quelle per inviare un pacco all’estero quanto per quelle che devono essere consegnate in Italia.
Quindi prima di preparare un pacco e consegnarlo al corriere ricordati sempre di:
- Scegliere il giusto imballaggio
- Scrivere in modo chiaro i dati di mittente e destinatario non limitandoti solo ai campi indispensabili (nome, cognome, indirizzo, cap, città), ma inserisci anche tutte quelle informazioni aggiuntive utili a trovare facilmente il destinatario (e il mittente)
- Prima di consegnare il pacco al corriere, controlla i dati di invio, poi controlla e ricontrolla ancora
- Distinguere chiaramente chi spedisce e chi riceve
- Non sovrapporre simboli ed etichette ed elimina sempre i riferimenti ad altre spedizioni
- Proteggere adeguatamente il supporto su cui scrivi i dati di origine e di consegna
