Black Friday e spedizioni: come preparare il tuo eCommerce

Il Black Friday è uno degli appuntamenti più importanti dell’anno per chi vende online. Durante il periodo del Black Friday aumentano gli ordini, cresce il traffico sullo store e, inevitabilmente, aumenta anche il lavoro dietro le quinte.

Le campagne possono portare molte vendite, ma poi quegli ordini devono essere preparati, affidati al corriere e consegnati nei tempi comunicati al cliente.

Per questo il Black Friday non si prepara quando iniziano gli sconti. Al contrario magazzino, spedizioni, corrieri, tracking e gestione dei resi vanno organizzati prima, soprattutto se prevedi un aumento importante dei volumi.

In questa guida vediamo cosa controllare nelle settimane precedenti al Black Friday e come organizzare le spedizioni senza ritrovarti a cambiare processi proprio nei giorni più intensi.

Perché il Black Friday va preparato in anticipo

Durante il Black Friday tutto il processo di acquisto del tuo store affronta diverse “pressioni”: il magazzino deve preparare più pacchi, il customer care riceve più richieste e contemporaneamente aumentano i volumi che attraversano le reti dei corrieri.

Il Black Friday può essere utile per:

• aumentare le vendite in un periodo concentrato;
• raggiungere nuovi clienti;
• aumentare la visibilità dello store;
• smaltire prodotti o stock in eccesso;
• testare offerte, bundle e promozioni;
• raccogliere dati utili in vista del periodo natalizio.

Per poter ottenere il massimo beneficio dal Black Friday, il nostro consiglio è sempre quello di giocare d’anticipo, ovvero capire se e quanto può reggere il processo attuale prima di aumentare il numero di ordini che deve gestire.

Come pianificare il Black Friday

Prima di fare previsioni sul Black Friday, guarda cosa è successo nei mesi precedenti e, se li hai, recupera i dati dell’ultimo Black Friday.

Non servono necessariamente analisi complicate. Puoi partire da tre aree:

• magazzino e stock, per capire quanta merce hai realmente a disposizione;
• capacità operativa, per sapere quanti ordini riesci a preparare e spedire ogni giorno;
• costi e marginalità, per evitare che sconti e spedizioni riducano troppo il margine.

Controlla magazzino e processi

Un altro aspetto importante ha a che fare con il tuo magazzino. Prima di un evento così importante, consigliamo sempre di verificare:

• livelli di stock;
• tempi di riapprovvigionamento;
• organizzazione delle posizioni in magazzino;
• materiali per il packaging disponibili;
• modalità di picking e packing;
• corrieri e servizi utilizzati;
• gestione del tracking;
• procedure previste per resi e anomalie.

Se alcuni prodotti generano gran parte degli ordini, può essere utile anche rivederne la posizione in magazzino. Ridurre spostamenti e tempi di picking fa poca differenza su dieci ordini, molta di più quando diventano centinaia.

Quanto riesci davvero a spedire in un giorno?

Sapere quanti ordini ricevi normalmente non basta. Devi sapere quanti riesci a prepararne senza creare un collo di bottiglia.

Per evitare lunghe attese ai clienti (e conseguenti frustrazioni), consigliamo di tenere sotto controllo:

• tempo medio necessario per preparare un ordine;
• ordini preparati ogni ora;
• capacità massima giornaliera;
• tempo necessario per packing ed etichettatura;
• numero medio di errori;
• tempi di affidamento al corriere;
• richieste gestite dal customer care;
• tempi e modalità di gestione dei resi.

Se normalmente prepari 100 ordini al giorno e durante il Black Friday ne prevedi 300, il problema non riguarda soltanto la disponibilità della merce. Devi capire se persone, postazioni e processi riescono a sostenere quei volumi.

Fai i conti prima di decidere gli sconti

Durante il Black Friday il numero di ordini può crescere in fretta, ma il dato da tenere d’occhio resta il margine. Al prezzo del prodotto si sommano imballaggio, spedizione, eventuali supplementi e il tempo necessario per preparare ogni ordine. Ci sono poi resi, errori e seconde spedizioni che possono incidere ulteriormente sul risultato della campagna.

Questo vale soprattutto quando decidi di offrire la spedizione gratuita o applicare uno sconto anche sulla consegna. Prima di impostare la promozione, calcola quanto ti costa mediamente gestire e spedire un ordine e valuta una soglia di spesa che sia coerente con i tuoi margini.

Come scegliere i corrieri per il Black Friday

Durante un picco di ordini, lavorare con un solo corriere può essere limitante.

Non perché servano necessariamente molti vettori, ma perché servizi diversi possono funzionare meglio per spedizioni diverse. Chiariamo sempre che destinazione, peso, dimensioni, tempi e costo cambiano da ordine a ordine.

Quando valuti un servizio considera:

1. Affidabilità. Guarda i tempi effettivi e le anomalie registrate sulle spedizioni precedenti;
2. Capacità durante i picchi. Il Black Friday aumenta contemporaneamente i volumi di moltissimi merchant;
3. Costo complessivo. La tariffa di partenza non è l’unica voce: controlla anche eventuali costi aggiuntivi;
4. Tempi di consegna. Soprattutto se comunichi una data o una finestra precisa al cliente;
5. Copertura. Se vendi all’estero, controlla servizi e condizioni sulle destinazioni che utilizzi maggiormente.

Avere più alternative può quindi essere utile. Nella guida sulla gestione multi corriere trovi vantaggi e aspetti da considerare quando lavori con più vettori.

Con spedire pro by alsendo puoi gestire più corrieri da un unico ambiente. Nei giorni di picco questo evita di dover distribuire ordini, etichette e tracking tra portali diversi proprio quando il numero delle spedizioni aumenta. Per saperne di più, inizia da qui.

Standard, express o gratuita: cosa offrire durante la Black Week

Non tutti i clienti hanno le stesse esigenze. Durante la Black Week puoi quindi prevedere più modalità di consegna.

• La spedizione standard rimane l’opzione più semplice da proporre per la maggior parte degli ordini;
• La spedizione express può essere utile per chi vuole ricevere l’acquisto più rapidamente. In alcuni casi puoi anche utilizzarla come leva commerciale, per esempio riservandola gratuitamente agli ordini sopra una determinata soglia. Se devi gestire una consegna particolarmente urgente, trovi maggiori informazioni nella guida alle spedizioni urgenti in giornata;
• C’è poi la spedizione gratuita. Prima di offrirla a tutti, fai i conti sul margine: spesso una soglia minima d’ordine permette di assorbire meglio il costo e può contribuire ad aumentare il valore medio del carrello.

Prepara anche packaging e materiali

Un altro fattore importante da considerare in vista degli sconti del Black Friday riguarda il packaging e, dunque, catole, buste, nastro, etichette e materiali protettivi.

Il packaging può essere personalizzato per il Black Friday, ma prima dell’estetica viene la funzionalità. Il pacco deve avere dimensioni adatte al contenuto e proteggere correttamente il prodotto.

Il nostro consiglio è di:

• preparare in anticipo i formati più utilizzati;
• verificare le scorte dei materiali;
• ridurre imballaggi inutilmente grandi;
• utilizzare inserti o protezioni adatti ai prodotti fragili;
• inserire coupon o materiali promozionali per un acquisto successivo;
• semplificare il packing dei prodotti che prevedi di vendere maggiormente.

Se devi rivedere questa parte del processo, nella guida sui materiali da imballaggio trovi le principali alternative e i relativi utilizzi.

Organizza la logistica prima che arrivino gli ordini

Durante il Black Friday, improvvisare costa tempo.

Prima dell'inizio della promozione verifica quindi che il passaggio dall’ordine ricevuto al pacco pronto per il ritiro sia il più lineare possibile.

Tra le cose da controllare, ci sono:

• disponibilità reale dello stock;
• organizzazione di picking e packing;
• numero di postazioni necessarie;
• generazione delle etichette;
• affidamento degli ordini ai corrieri;
• tracking;
• gestione delle anomalie;
• procedura prevista per i resi.

Puoi approfondire l’organizzazione dei flussi nella guida alla logistica inbound e outbound.

Con spedire pro by alsendo puoi centralizzare la gestione delle spedizioni e automatizzare diverse attività operative, lavorando con più corrieri senza dover passare continuamente da un sistema all’altro.

Se vuoi approfondire questo aspetto, trovi qui la guida all’automazione delle spedizioni.

5 controlli da fare prima del Black Friday

1. Lo stock sul sito corrisponde a quello realmente disponibile?
Un dato non aggiornato può portarti a vendere prodotti che non riesci poi a spedire nei tempi comunicati.

2. Quanti ordini riesci a preparare in una giornata di picco?
Parti dalla capacità reale del magazzino, non da quella teorica.

3. Etichette e spedizioni vengono create velocemente?
Se ci sono ancora molti copia e incolla tra store e portali dei corrieri, questo è il momento di intervenire.

4. Hai alternative per le spedizioni?
Controlla in anticipo quali servizi puoi utilizzare per le destinazioni più frequenti e per eventuali esigenze particolari.

5. Riesci a vedere rapidamente dove si trova ogni ordine?
Quando aumentano le spedizioni aumentano anche le richieste al customer care. Un tracking centralizzato evita di cercare ogni volta il pacco nel portale del relativo corriere.

Non dimenticare resi e post-vendita

Il lavoro non finisce quando il pacco lascia il magazzino.

Con più ordini possono aumentare anche richieste sul tracking, tentativi di consegna falliti, cambi e resi. Anche in questo caso, il consiglio è di giocare di anticipo in questa parte del flusso, per evitare che il customer care debba decidere caso per caso nei giorni più impegnativi.

Per rivedere il processo puoi partire dalle nostre best practice per la gestione dei resi eCommerce.

Gestire le spedizioni del Black Friday con spedire pro by alsendo

Quando aumentano gli ordini, anche piccole attività ripetitive iniziano a pesare.

Con spedire pro by alsendo puoi gestire più corrieri da un unico ambiente, creare le spedizioni, generare le etichette e centralizzare il tracking.

Questo è particolarmente utile durante Black Friday e Black Week, quando devi gestire più pacchi in meno tempo e mantenere sotto controllo quello che succede dopo l’affidamento al corriere.

Per saperne di più sui benefici di spedire pro by alsendo per le aziende, inizia da qui.