Se sei nato prima degli anni 2000, certamente ti ricorderai di come fosse pratica comune cercare un “amico di penna” con il quale scambiarsi lettere durante l’anno, o di come, per mantenersi in contatto con la compagnia conosciuta in vacanza, non si aveva altro modo che prendere carta e penna e scrivere.
Passavano settimane nelle quali si aspettava con trepidante attesa l’arrivo di quella comunicazione così carica e ricca di significato, nonostante fosse racchiusa a volte in un unico foglio.
Poi, con la nascita dei moderni sistemi di messaggistica e con l’evoluzione dei supporti digitali, comunicare è diventato semplice ed immediato e scrivere è oggi un esercizio che non richiede più gesti che richiamano quasi un cerimoniale.
Pensaci: scrivere ed inviare una lettera prevede azioni che si susseguono sempre uguali, in maniera lenta e cadenzata, mentre ora non ti basta che prendere il tuo smartphone e digitare distrattamente il contenuto in uno dei tanti servizi di comunicazione istantanea a disposizione.
Nonostante si pensi che la spedizione di lettere sia un’abitudine ormai desueta, avviata sul viale del tramonto, ti stupirà sapere che, invece, è una pratica che è dura a morire:
- C’è chi proprio non riesce a rinunciare al piacere di scrivere, spedire ed attendere una risposta.
- Alcune aziende preferiscono il carattere “istituzionale” di una lettera per stabilire un contatto con i clienti.
- In caso di necessità di spedizione di documenti originali, la lettera raccomandata è ancora oggi la soluzione migliore.
Perciò, la spedizione di lettere è oggi una pratica viva più che mai.
Spedire lettere: un’azione con una precisa etichetta
Qualsiasi sia il motivo che ti spinga a voler spedire una lettera, è importante che tu sappia anche come compilare la busta che la conterrà affinché arrivi a destinazione: è necessario che tu conosca dove scrivere mittente e destinatario su una busta e quali altri dati sono necessari affinché la lettera sia recapitata senza problemi.
È importante che tu sappia che la compilazione dei dati è una pratica che ha regole precise e codificate che rispondono a due funzioni distinte:
- Aderenza ad una precisa etichetta tramandata negli anni.
- Rispondenza a regole universali e convenzionali, necessarie agli operatori postali per poter processare bene l’invio della tua lettera.
Molto spesso queste norme sono ignorate dai più e questo a volte può portare anche allo smarrimento della propria corrispondenza.
È per questo che vedremo insieme quali sono i dati importanti da comunicare e dove scrivere mittente e destinatario su una busta.
Ci teniamo a fare una precisazione: le norme che illustreremo a breve sono valide sia per le lettere di carattere privato, sia per quelle di carattere commerciale.
Mittente e destinatario: i principali attori di un rapporto epistolare
Due dei dati essenziali per poter spedire una lettera in italia o all’estero, sono i riferimenti di mittente e, soprattutto, destinatario; un'errata comunicazione di questi, potrebbe portare a rallentamenti e smarrimenti della busta da lettera.
Ma, chi sono mittente e destinatario?
Chi è il mittente
La parola Mittente, dal latino mittere che significa inviare, è di solito chi scrive la lettera, ma più precisamente chi compie l’azione dell’invio della lettera.
Quando su una busta indichiamo chi è il mittente, di solito i dati relativi a questo sono: nome e cognome, indirizzo di domicilio (che serve al postino nel caso abbia la necessità di far ritornare la lettera al mittente per assenza o rifiuto del destinatario a ritirarla o nel caso di raccomandate con ricevuta di ritorno), codice di avviamento postale, paese e sigla di provincia.
Il mittente potrebbe anche voler rimanere anonimo perciò, per quanto sia importante questo dato, non è obbligatorio inserire i dati che riguardano chi spedisce: l’unico inconveniente è, in caso di problemi di recapito, che la lettera andrebbe al macero e non sarebbe restituita.
Chi è il destinatario
Protagonista indiscusso di una missiva, il destinatario è colui al quale la comunicazione contenuta nella lettera è “destinata”.
È quindi comprensibile come mai scrivere correttamente e in maniera completa tutti i dati utili al recapito della lettera non sia solo consigliato, ma obbligatorio.
A differenza del mittente, per quanto riguarda il destinatario, ci è permesso indicare quante più informazioni possibili, che possano aiutare il postino al corretto e veloce recapito della corrispondenza, perciò del destinatario indicheremo:
- Nome e cognome
- Indirizzo completo ovvero denominazione della via, numero civico, codice di avviamento postale, nome della località, sigla di provincia
- Stato nel caso la lettera sia indirizzata all’estero
- Eventuali titoli utili per l’intestazione
- Eventuali indicazioni aggiuntive circa la numerazione degli edifici, interni, scale
- Eventuale domiciliazione presso ditte e aziende o privati ovvero le sigle “℅” e “All’attenzione di”
- Numero telefonico o di interno
Il tutto secondo precise regole che ci indicano dove scrivere mittente e destinatario e come farlo nel rispetto degli standard.
Sigle ed intestazioni: bon ton e dettagli importanti
Come anticipato prima, la scrittura da manuale di determinate formule sulla busta, risponde sia a regole di etichetta, che a precise regole pratiche che aiutano sia chi consegna, che chi riceve a gestire al meglio la corrispondenza.
Pensiamo ad esempio alle comunicazioni tra aziende, o dirette a specifici dipendenti: alcune delle sigle e intestazioni che andremo ad analizzare ora, aiutano chi si occupa della posta in azienda, a smistare e trattare correttamente la busta.
Iniziamo con le convenzioni riguardanti l’intestazione di una lettera e analizzeremo subito dopo le sigle utili.
Intestazione e titoli
Soprattutto in caso di comunicazioni commerciali, ma anche in buona norma per tutti quei rapporti epistolari che riguardano delle conoscenze al di fuori della famiglia d’origine, l’etichetta impone che sarebbe opportuno far precedere il nome del destinatario da un appellativo e dal titolo posseduto.
Nel caso di comunicazioni dirette ad una figura in azienda potrai scegliere tra:
- Egregio o Gentilissimo se riferito a persone di sesso maschile
- Gentilissima se riferito a persone di sesso femminile
- Spettabile se la comunicazione è diretta a enti o aziende
A queste formule di cortesia, possiamo far seguire il titolo posseduto dalla persona a cui ci riferiamo. Nel caso una singola persona possieda più titoli, utilizzeremo quello più alto o professionalizzante; avremo perciò:
- Sig. o Sig.ra o Famiglia
- Dott. o Dott.ssa per Dottore e Dottoressa
- Notaio, Avvocato, Maestro etc. a seconda dei casi
- Onorevole nel caso di cariche politiche
- Eminenza ed Eccellenza per comunicazioni rivolte a cariche religiose
“All’attenzione di” e “℅”
Nel caso in cui dovessimo inviare una lettera ad una persona domiciliata presso una terza persona, o presso un’azienda, nelle indicazioni su dove scrivere mittente e destinatario, non può mancare un’esaustiva spiegazione delle formule “All’attenzione di” e “c/o” che significa “care of”, ovvero: “ il recapito di questa lettera e a cura di” e per estensione ha assunto il significato di “presso”.
Di solito queste due locuzioni vengono utilizzate indistintamente per indicare appunto che una certa lettera è indirizzata ad una persona che fa parte di un'organizzazione o che risiede in una casa dove sul citofono non appare il suo nome.
In realtà, l’uso di una o dell’altra formula non è intercambiabile, ma indica il grado di riservatezza della missiva. Ci spieghiamo meglio:
- “All’attenzione di” o “alla cortese attenzione di”, è di solito utilizzato nella forma:
Spett.le Ditta
Alla cortese attenzione di
In questa forma, la lettera è indirizzata alla ditta, e più specificatamente, interessa una specifica persona che fa parte dell’azienda, o per posizione o per precedenti conversazioni iniziate in precedenza.
In questo caso, “All’attenzione di” sta ad indicare un referente all’interno di una compagnia, ma il contenuto della lettera non ha carattere personale, per cui, in sua assenza, chiunque altro appartenga alla ditta in intestazione, potrebbe aprire la busta senza cadere in violazione della privacy.
- C/O , invece, di solito, lo troviamo in questa forma:
Gentile Nome Cognome
c/o Nome Cognome
In questo caso, la comunicazione è indirizzata direttamente ad una specifica persona, e sarà a cura della persona presso la quale risiede, il corretto recapito della lettera.
In questo caso, né l’azienda né la persona in seconda riga sono autorizzati ad aprire la lettera in quanto la comunicazione è riservata al destinatario.
Sigla SPM: strettamente riservato e personale
La sigla SPM, che sciolta significa: “ Sue Proprie Mani”, è nata in relazione alle lettere che venivano consegnate a mano: starebbe ad indicare quindi la lettera da consegnare nelle specifiche mani del destinatario, a voler sottolineare il carattere strettamente personale e riservato della comunicazione.
Si utilizza spesso anche nelle lettere inviate via posta , inserendo la sigla in basso a destra sulla busta, anche se in questo caso è errato utilizzarla, ma sarebbe più appropriato utilizzare i termini “Riservato”, “personale”, che possono fatti essere preceduti o meno da “strettamente”.
Dove scrivere mittente e destinatario su una busta standard
Precisate le norme e le convenzioni legate a determinate sigle che si è soliti scrivere sulla busta, vediamo ora le norme sul dove scriverle.
Iniziamo con il dire che, in base al tipo di busta o di invio, può variare il luogo in cui inserire i dati, ma in ogni caso, ogni busta da lettera è composta da due facciate:
- Facciata Anteriore: utilizziamo questo termine per riferirci alla parte liscia e senza apertura della lettera.
- Facciata posteriore: che è quella in cui si trova l’aletta da aprire e chiudere.
Iniziamo quindi a vedere come compilare una busta nel caso di una lettera standard.
Iniziamo dalla facciata posteriore: in questo caso, su questo lato della busta andranno inseriti i riferimenti del destinatario, il francobollo ed eventuali indicazioni sul carattere proprio della spedizione.
Vediamo ogni elemento nel dettaglio :
- Francobollo: va inserito vicino al margine in alto a destra; in caso di più francobolli, iniziare da destra a sinistra avendo cura di non superare metà della busta.
- Destinatario e dati correlati: l’indicazione del destinatario va inserita a circa un terzo dell’altezza della busta, in basso a destra. Bisogna inserire i seguenti dati utilizzando al massimo sei righe:
- Intestazione e titoli
- Nome e cognome
- Via, Numero civico
- Eventuali indicazioni aggiuntive tipo scala, edificio, interno
- Cap, Localita, e sigla di provincia
- Stato estero nel caso di spedizioni dirette all’estero
- Indicazioni di spedizione: tipo personale, riservata o bollini che indicano spedizione prioritaria o assicurata, vanno inseriti nella parte libera in alto a sinistra, possibilmente in obliquo.
Nella facciata anteriore, andranno inseriti i dati del mittente, possibilmente sull’aletta di apertura e chiusura, e scritti con una dimensione inferiore rispetto a quella utilizzata per indicare il destinatario.
Per il mittente bastano tre righe, ovvero:
- Nome e cognome
- Via, numero civico
- Cap, località e sigla di Provincia
Dove scrivere mittente e destinatario su una lettera raccomandata
La lettera raccomandata, utilizzata soprattutto per la spedizione di documenti, prevede che sia i dati di mittente che destinatario vengano scritti sulla facciata anteriore della busta, in quanto, su quella posteriore, andrà applicato esclusivamente il cartoncino fornito per questo tipo di spedizioni.
Cosa cambia nel posizionamento dei dati?
Nulla, a differenza del mittente, che, nel caso voglia essere inserito, deve essere indicato in alto a sinistra in piccolo; eventuali indicazioni come personale e riservato saranno indicate sempre sulla sinistra, ma al di sotto dell’indicazione del mittente.
Se si vuole essere sicuri di non indurre in confusione, e nel caso di raccomandate A/R, possiamo omettere il mittente, che sarà indicato comunque sul cartoncino che ritornerà indietro.
Dove scrivere mittente e destinatario su una busta grande A4
Se hai necessità di inviare documenti voluminosi come passaporti, o plichi, dovrai utilizzare necessariamente delle buste più grandi. Molto spesso, viene utilizzato il formato A4, ma in questo caso, dove scriviamo i riferimenti di mittente e destinatario?
Come per la raccomandata, utilizzeremo solo la facciata posteriore, avendo cura di compilare i dati orientando la superficie di scrittura in orizzontale.
Facendo così, avrai molto più spazio utile per scrivere chiaramente i dati e ridurrai al minimo i rischi di indurre in confusione il postino incaricato del recapito della tua busta in quanto mittente e destinatario saranno ben separati e distinti. Ricorda sempre, però di utilizzare un font più grande quando riporti i dati del destinatario.
In conclusione
Scrivere una lettera e compilare i dati sulla busta è una pratica codificata da un numero considerevole di regole e convenzioni, che l’hanno resa un rituale piacevole da ripetere.
Abbiamo cercato di darti tutte le informazioni necessarie per sapere dove scrivere mittente e destinatario su una busta senza errori, così da eliminare qualsiasi problema e lasciarti solo il piacere di un gesto così antico, ma ancora così familiare.
