“Caro amico ti scrivo, così mi distraggo un po'. E siccome sei molto lontano, più forte ti scriverò” diceva Lucio Dalla in questa bellissima canzone dal titolo appunto “Caro amico ti scrivo”. I tempi degli amici di penna oggi sembrano così lontani ma, in realtà, la corrispondenza esclusivamente cartacea non fa parte di un passato così remoto e ancora oggi assolve la sua funzione, seppur mutata sotto diversi aspetti.
La lettera intesa come atto quasi romantico per scrivere ad una persona cara, possiamo definirla ormai estinta: i social media, la posta elettronica, le applicazioni di messaggistica istantanea come Whatsapp ne hanno preso il posto, rendendo obsoleta la corrispondenza cartacea. Oggi per sentire un amico, un familiare, una persona cara infatti non serve più inviare una lettera. I metodi istantanei rispondono egregiamente al bisogno di tenersi in contatto e, a differenza della lettera che richiede tempo di preparazione e di consegna, lo fanno appunto in tempo reale superando i limiti spazio-temporali di una spedizione.
Ciò nonostante, la lettera rimane ancora uno strumento molto utilizzato per comunicare in modo sicuro sia per i privati, per i liberi professionisti, per le aziende e per gli enti pubblici. Spedire una lettera ai tempi di internet può essere utile per:
- Invio di documenti originali
- Invio di raccomandate
- Invio di lettere classiche se si è nostalgici oppure se non si dispone di strumenti tecnologici e di una connessione internet
- Invio di materiale promozionale
- Invio di comunicazioni varie come foto, partecipazioni, inviti ecc…
- Invio in busta di oggetti o merci che rientrano nei limiti di peso per le lettere/buste “leggere” (il peso varia per ogni servizio spedizioniere)
Spedire lettere quindi ha ancora oggi una notevole importanza e, nonostante sia un’operazione semplice, spesso le azioni da fare e le cose da sapere su come spedire una lettera sono sottovalutate. In questo articolo quindi andremo a capire come si prepara correttamente la spedizione di una lettera e come spedire una lettera in Italia con i principali servizi spedizionieri.
Preparare una lettera per la spedizione
Per capire come spedire una lettera in Italia, la prima cosa da definire è la tipologia di servizio di cui hai bisogno. A livello generale possiamo suddividere i servizi di invio lettere e buste in:
Posta ordinaria e prioritaria: spesso tra queste due opzioni si fa confusione.Ti diciamo subito che, nonostante su Poste Italiane esista ancora un servizio chiamato Posta Ordinaria, la posta ordinaria propriamente detta, che prevedeva un costo di 0,45 centesimi di euro ad invio, è stata eliminata con il decreto del Ministero delle Comunicazioni del 12/05/2006. Al suo posto è nata l’opzione di posta prioritaria. Indipendentemente da come preferite chiamare questa opzione, il servizio di posta prioritaria è il modo più economico per inviare una lettera e, a dispetto del nome, è anche quello con i tempi di consegna più lunghi.
Posta raccomandata: è un servizio che prevede la garanzia e la comunicazione di arrivo e consegna di una busta tramite l’apposizione di una firma nel momento in cui il destinatario riceve la lettera. Solitamente si usano le raccomandate quando c’è la necessità di avere la certezza di ricezione, come nei casi di invio documenti o avvisi.
Posta assicurata: è un servizio aggiuntivo offerto da Poste Italiane per spedire una lettera in Italia e all’estero in tutta sicurezza. A fronte di un pagamento aggiuntivo, la spedizione della lettera è tutelata e prevede un rimborso in caso di il furto, smarrimento, danneggiamento o per cause di forza maggiore come incendi, alluvioni, terremoti, scioperi generali, ecc.
Invio di buste con corriere e servizi di spedizione online: la crescita dei volumi di movimentazione del settore spedizioniere ha portato corrieri e servizi di spedizioni online ad allargare il classico trasporto di pacchi anche a quello delle buste e delle lettere. Servizi che ad un costo di norma più alto, come vedremo in seguito, rispetto a Poste Italiane assicurano maggior precisione e rispetto delle tempistiche di consegna, rendendo questa scelta particolarmente valida nel caso ci sia la necessità di fare spedizioni urgenti.
Preparare una lettera per la spedizione: tipologie di supporti
Definiti i tipi di invii per spedire una lettera in Italia, definiamo ora cosa bisogna fare per spedire correttamente una lettera. Innanzitutto, per inviare una lettera, al di là del suo contenuto, ti servono: una busta, una penna e un francobollo.
Seppur possa sembrare banale e scontato, procurarsi la busta corretta per ciò che devi spedire, proprio come quando si spediscono pacchi, è fondamentale per far sì che la spedizione arrivi incolume a destinazione. Il mondo delle buste da lettere è molto vario e il loro formato assolve a differenti funzioni, ed ora ne vedremo alcune:
La busta C6 è una busta di dimensioni pari a 11,4 x 16,2 cm e solitamente ha una chiusura gommata o autoadesiva posizionata sul lato lungo della busta. Questo tipo di busta è considerato il formato standard internazionale per l’invio di lettere, e il suo formato ridotto rende ideale il suo utilizzo per l’invio di piccoli oggetti leggeri come una memory card, una chiave, una chiavetta USB.
La busta DL è uno dei formati di busta più utilizzati per l’invio di lettere cartacee poiché le dimensioni di 11 x 22 cm permettono di inserire un foglio A4 (dimensione standard della carta delle stampanti) piegato in 3 sul lato longitudinale: non a caso è il formato più utilizzato per l’invio di comunicazioni commerciali e bollette. Attenzione però, perché se la lettera è di più di tre pagine la busta non si chiuderà correttamente.
La busta C5 ha le dimensioni di un A5, ovvero 16,2 x 22,9 cm e contiene un A4 piegato a metà. È l’ideale per inviare documenti con più di tre pagine, piccole riviste, fumetti A5 e foto.
La busta C4 è perfetta per contenere i fogli A4 grazie alle sue dimensione di 22,9 x 32,4 cm. Questo formato di busta è molto utile quando devi inviare documenti fino a 50 fogli A4, certificati, attestati, cataloghi (che per peso rientrino nei limiti dei servizi di spedizione lettere) e fogli A4 che non possono essere piegati e spediti con le buste DL.
La busta C3, le buste a sacco e le buste a sacco con soffietto. Queste 3 tipologie di buste hanno tendenzialmente delle dimensioni maggiori o uguali alla C4 e contengono perfettamente il formato A4 e formati leggermente più grandi. Le buste a sacco con soffietto, grazie ai soffietti laterali e al fondo squadrato, sono buste estendibili, quindi perfette per l’invio di plichi ingombranti, libri e cataloghi, con un prezzo minore rispetto all’invio di un pacco.
La busta imbottita può avere differenti formati e si caratterizza per avere all’interno un’imbottitura di polietilene che la rende più resistente ad urti e strappi. È quindi perfetta per l’invio di oggetti e documenti delicati.
Preparare una lettera per la spedizione: compilare correttamente i dati
Scelta la busta più idonea per spedire una lettera, arriva il momento della compilazione dei dati. Ogni busta ha due facciate: quella anteriore (quella liscia) e posteriore (quella in cui è posizionata l’apertura) e ogni facciata ha una diversa funzione.
Nella parte anteriore dovrai scrivere i dati del destinatario della lettera. I dati su questa facciata vanno scritti a destra, lasciando libero lo spazio in alto per l’inserimento del francobollo. Nella facciata posteriore invece dovrai inserire i dati del mittente così che, in caso di mancato recapito, la comunicazione possa tornare a chi l’ha inviata. I dati del mittente vanno trascritti nella parte superiore della facciata, nel lembo di carta che serve per sigillare la busta.
Per scrivere i dati correttamente su entrambi i lati, ti consigliamo di scrivere in modo chiaro e in stampatello, così da facilitarne la lettura all’addetto dello spedizioniere o del servizio postale.
Altra cosa importante è l’ordine con cui trascrivere i recapiti (sia del mittente che del destinatario) che deve seguire questa precisa disposizione: nella prima riga cognome e nome; indirizzo, più numero civico e interno (se presente) nella seconda riga. CAP, comune e provincia nell’ultima riga.
Ecco qui di seguito un esempio di compilazione:
Rossi Mario
Via Nazionale, 53 int. 6C
50014 Fiesole (FI)
Preparare una lettera per la spedizione: l’affrancatura
L’affrancatura di una lettera interessa chi ha scelto di usufruire del classico servizio postale di Poste Italiane, e quindi dell’invio attraverso l’utilizzo delle oltre 50.000 cassette postali presenti sul territorio nazionale. Come abbiamo detto nel paragrafo precedente, il francobollo va apposto in alto a destra della facciata anteriore della busta e il costo e il numero dei francobolli da applicare dipendono da dimensioni e peso della lettera.
Per esempio, l’invio di una lettera con busta C6 o DL con peso fino ai 20 grammi, ha un costo di affrancatura che va da 1,10 a 2,60 euro, che corrispondono all’acquisto del francobollo "B" (del valore di 1,10 euro) e del francobollo "B_50 g" (dal valore di 2,60 euro). L’unico modo per sapere che tipo di francobollo devi applicare su una lettera è quello di recarsi all’ufficio postale o consultare il loro tariffario presente sul sito web.
Come spedire una lettera in Italia: i servizi e le aziende tra cui poter scegliere
Quando rifletti su come spedire una lettera in Italia, il primo pensiero è ovviamente quello di rivolgerti a Poste Italiane per la spedizione. Questo perché Poste Italiane da sempre è il punto di riferimento per le spedizioni in Italia e perché mette a disposizione numerose opzioni per l’invio di buste.
Molti però non sanno che è possibile spedire una lettera o una busta anche attraverso i corrieri e servizi di spedizione online come Spedire.com. È chiaro che scegliere uno o l’altro servizio dipende da esigenze e disponibilità di budget: andiamo quindi a vedere cosa offrono queste diverse aziende di spedizione e quali sono le tariffe, le tempistiche e i servizi da loro offerti.
Poste italiane
Il panorama dei prodotti offerti dall’azienda nazionale è vario e in termini di corrispondenza, i principali sono:
Posta4 (posta ordinaria) è il servizio di spedizione più economico ed è utile per inviare lettere comuni affrancate, inserendole nelle cassette postali o consegnandole all’ufficio postale. Il prezzo di partenza è di 1,10 euro e permette di inviare buste fino a 2kg di peso. Questo tipo di spedizione non è tracciabile e il tempo di consegna sul territorio nazionale varia da i quattro a sei giorni lavorativi (esclusi sabato e festivi), tempistica che può essere soggetta a ritardi in caso di spedizioni verso le isole.
Quando parliamo delle tempistiche di Poste, è doveroso sottolineare che con l’introduzione del recapito a giorni alterni in molti comuni italiani, i tempi di consegna standard indicati subiscono spesso e volentieri delle variazioni. Queste possono aumentare la tempistica di recapito fino a 3 giorni lavorativi, variabile che si applica a quasi tutti i prodotti offerti dall’azienda.
- Posta1 (posta prioritaria) è il servizio che promette l’invio veloce di buste in tutta Italia, fino a 2 Kg con una tariffa di partenza di 2,80 euro. Come per Posta4, le buste devono essere corredate da francobollo e per Posta1 va anche aggiunta l’apposita etichetta con codice dedicato, che si può trovare negli uffici postali o dai tabaccai. Questa etichetta è fondamentale in quanto permette di conoscere l’esito della consegna (non il tracciamento) tramite il servizio Cerca Spedizioni di Poste Italiane.
- Pieghe di libri, servizio dedicato a chi ha la necessità di inviare libri senza fretta e senza spendere troppo. Il prezzo del servizio è infatti di 1,28 euro per i libri fino 2 Kg e di 3,95 euro per buste cha vanno dai 2 ai 5 Kg. La consegna di questa tipologia di servizio avviene in 5 giorni con recapito dal lunedì al venerdì, purché la busta sia consegnata e accettata dall’ufficio postale entro l'orario limite indicato, che di norma sono le 12.00 (ma può variare da città a città).
- Posta raccomandata è uno dei metodi di invio più sicuro, in quanto richiede la firma alla consegna e la sua notifica al mittente. Poste propone diverse tipologie di raccomandata che si differenziano per tempi di consegna e di giacenza oltre che di costo (prezzo minimo è di 5,40 euro). In linea generale possiamo dire che è possibile spedire tramite raccomandata lettere e documenti fino a 2 Kg. È ideale per le comunicazioni importanti, poiché permette di avere l’attestazione dell'avvenuta spedizione, la firma alla consegna e il monitoraggio della spedizione.
I corrieri
Il mondo delle spedizioni continua ad evolversi e i maggiori corrieri nazionali e internazionali per spedire pacchi hanno adattato i loro servizi alle necessità delle persone di spedire corrispondenza. A differenza di Poste Italiane, nel mondo dei corrieri non ci sono differenti tipologie di servizi, in quanto una busta viene gestita alla stregua dell’invio di un pacco. Per capire come spedire una lettera in Italia con corriere non c’è molto da dire e fare rispetto a quello che fai normalmente per spedire un pacco: si prepara la busta, si prenota il ritiro, si stampano i documenti/etichette da applicare alla busta, si consegna al corriere e si aspetta il suo recapito a destinazione grazie alla possibilità offerta dai corrieri di tracciare la spedizione in ogni suo passaggio, comodamente da computer o smartphone.
Ciò che cambia rispetto al servizio di invio di corrispondenza classico offerto da Poste Italiane sono le tariffe e i massimali di peso entro cui considerare il collo come busta. Per esempio, per spedire una busta con TNT-click, il prezzo di partenza è di 7,90 euro e vengono accettate buste fino al peso di 1 Kg. DHL invece permette di spedire documenti in Italia con i servizi Time Definite Domestic, una linea di servizi che garantisce la consegna della busta entro le 12:00, 10:30, 9:00, entro la fine del giorno lavorativo successivo al ritiro o nella prima giornata possibile.
Il prezzo di queste opzioni non va a scaglioni definiti, ma varia da peso e dimensioni della busta e quindi, per capire come spedire una busta in Italia con questo corriere, devi compilare il simulatore di costo all’interno del loro sito web.
Come puoi intuire dall’esempio di TNT-click, spedire una lettera attraverso i corrieri è più dispendioso rispetto all’utilizzo dei due prodotti base di Poste Italiane (Posta1 e Posta4), ma scegliere questa modalità dipende dalle singole esigenze di corrispondenza e sicurezza. Perché se è vero che sono più costosi, i corrieri sono più affidabili e rapidi in termini di tempistiche di consegna e offrono sempre il tracciamento della spedizione.
Usare Spedire.com per l’invio di lettere
I servizi di spedizione online come Spedire.com, affidandosi a corrieri partner, offrono la possibilità di inviare sia pacchi che lettere in modo semplice e intuitivo in pochissimi click, evitando lunghe attese in coda o al telefono con un call center.
Per inviare una lettera basta infatti andare nella home page, selezionare le località di arrivo e destinazione e successivamente, nella fase di calcolo preventivo, selezionare la voce buste. Qui nel menù a tendina si possono scegliere due fasce di peso: 1 Kg e 2 Kg (oltre i 2 Kg non è più una busta ma un pacco), mentre le dimensioni massime per spedire una lettera con il nostro servizio sono di 29 x 21 x 5 cm.
Inseriti questi dati, non resta che scegliere il corriere con il prezzo più conveniente tra le opzioni presentate ed il gioco è fatto. Un addetto verrà a casa tua, ritirerà la lettera e a te non resterà che monitorare la spedizione fino alla consegna al destinatario, che di norma avviene entro 24-48 ore dal ritiro. Inoltre nel prezzo della spedizione è compresa la tracciatura della lettera, che permette di scongiurare tutti gli imprevisti che di norma si possono verificare con l’invio tramite la classica posta prioritaria.
E comunque, nel raro caso di smarrimento, puoi includere una polizza assicurativa che copre la spedizione in caso di perdita e danno, polizza che è gratuita fino ad un valore di merce dichiarato di 50 euro.
Come spedire una lettera in Italia: considerazioni finali
Come abbiamo visto, spedire una lettera in Italia è semplice ma, viste le diverse possibilità, la scelta del servizio spedizioniere a cui affidare la propria corrispondenza non è poi così scontata. Se da un lato abbiamo i tradizionali servizi offerti da Poste Italiane, dall’altro abbiamo corrieri e servizi di spedizione online che offrono una consegna più rapida e affidabile ad un costo tendenzialmente più alto.
Tra tutte queste possibilità il nostro consiglio è quello di fare un’analisi completa delle tue esigenze di spedizione, non valutando solo la discriminante del prezzo, anche se importante. Quando si spedisce una lettera, come quando si spedisce un pacco infatti, bisogna capire quali sono i reali bisogni di spedizione: una spedizione affidabile, una spedizione veloce, una spedizione che salvaguarda ciò che spediamo? E ancora: una spedizione con certificazione di consegna, una spedizione economica, una spedizione tracciabile?
Ecco, secondo noi sono queste le cose da chiedersi per definire come spedire una lettera in Italia e, quando abbiamo chiare le necessità, fare un rapporto prezzo-esigenze che ci permetta di scegliere il miglior servizio spedizioniere.
