Hai necessità di spedire un pacco. Pazientemente ricerchi il servizio di spedizione migliore per le tue esigenze, prenoti il ritiro da casa tua, imballi con cura i tuoi oggetti e li riponi nella scatola: e ora? Cosa scrivere su un pacco da spedire?
Molti affrontano frettolosamente questa fase di preparazione della spedizione, pensando sia una cosa poco importante, un’inutile perdita di tempo. Molto spesso c’è chi salta a piè pari questo passaggio, pensando possano bastare i dati inseriti sulla lettera di vettura allegata al collo: niente di più sbagliato.
Spesso infatti non ci si pensa, ma i dati che vengono scritti su un pacco, per i fattorini, i magazzinieri, gli autisti di un’azienda di spedizioni espresse, hanno la funzione di documento d'identità del collo. Fungono da guida preziosa, che permette a colpo d’occhio non solo di capire da dove arriva e dove è diretto, ma che fornisce ulteriori istruzioni su come maneggiare il pacco, la maniera migliore per stoccarlo e gli accorgimenti di sicurezza da riservargli.
La scrittura delle informazioni necessarie su un pacco, ti consente di aumentare le possibilità che la tua spedizione arrivi a destinazione senza problemi e danni, e riveste una funzione di sicurezza al pari dell’imballaggio usato per confezionare il collo.
Pensaci: non sarebbe meglio dedicare a questo passaggio lo stesso tempo e le stesse attenzioni dedicate a tutte le altre fasi precedenti?
È per questo che ti aiuteremo a capire cosa scrivere su un pacco, dove e come farlo a regola d’arte e senza errori, per far si che tutto fili via liscio come l’olio.
Cosa è importante scrivere su un pacco
La domanda più comune quando ci prepariamo ad ultimare il pacco è: cosa scrivere su un pacco da spedire? Quali sono le informazioni da riportare?
Specifichiamo che è nel nostro interesse scrivere tutto ciò che può essere utile ad aiutare il corriere a svolgere il suo lavoro nel migliore dei modi, perciò dovremmo fornirgli:
- I dati di invio
- I simboli e gli eventuali codici per la spedizione dei pacchi (ne parliamo qui)
Insieme, questi due dati consentono al corriere di capire dove un pacco è diretto, attivando così tutte le procedure del caso (pensiamo alle spedizioni estere e alle operazioni di sdoganamento) come maneggiarlo e stoccarlo, e il comportamento da assumere in base al suo contenuto.
Dati di invio
Questi sono i campi relativi a destinatario e mittente del pacco indispensabili da compilare. Parliamo quindi dei dati identificativi di mittente, ovvero colui che invia, e destinatario, la persona che deve ricevere il pacco. È importante inserirli entrambi in quanto, in caso di problemi o impossibilità di consegna, il pacco (a meno che non sia stato indicato diversamente), possa essere riconsegnato al mittente.
Sicuramente, dovrai prestare particolare attenzione al campo destinatario, che potrà essere più ricco di particolari per agevolare la consegna. I dati da scrivere sui pacchi dal destinatario sono:
- Nome e cognome del destinatario (e mittente), o azienda.
Nel caso il pacco sia indirizzato ad un’azienda, è buona norma indicare nome e cognome di chi ritira alla consegna, facendolo precedere dalla locuzione “All’Attenzione di”, o la sua abbreviazione CA.
Se il destinatario invece desidera farsi inviare qualcosa di personale presso il luogo di lavoro, o un altro luogo pubblico, dovrai indicare sempre nome e cognome seguito dall’abbreviazione ℅ , che deriva dall’inglese care of, ed è sinonimo di “domiciliato presso”. - Indirizzo civico, CAP (codice di avviamento postale), città e provincia. Se il luogo di arrivo è una frazione, farai bene a specificarlo e ad inserire anche il comune di appartenenza, mentre in caso la spedizione sia diretta all’estero, è necessario specificare gli stati di partenza ed arrivo.
Soprattutto per quanto riguarda la parte relativa al destinatario, fai particolare attenzione ad indicare tutte quelle informazioni aggiuntive che agevolano la consegna del pacco. Parliamo di quelle informazioni che di solito, in lettera di vettura, vanno inserite nello spazio indicato come “seconda riga indirizzo”, ovvero indicazioni sul numero di citofono (nei grandi complessi residenziali, non è insolito trovare un lungo elenco di numeri sul citofono al posto del nome e cognome), eventuale blocco, scala o interno - Numero di telefono del destinatario
Ti stai chiedendo perché sia necessario riportare i dati presenti in lettera di vettura anche sulla superficie del pacco? È presto detto: potrebbe capitare che durante la spedizione, la tasca trasparente contenente la lettera si stacchi e venga smarrita, ed in quel caso il tuo collo si ritroverebbe senza riferimento alcuno. Scrivere gli stessi sul pacco funge da sistema di sicurezza aggiuntivo.
Simboli internazionali di trasporto
Altro elemento indispensabile da includere nei dati da apporre sulla scatola sono i simboli internazionali di trasporto, dei pittogrammi necessari agli addetti al trasporto merci, che permettono loro di avere informazioni preziose su come trattare il collo nella sua movimentazione: infatti tra tutti i simboli sono compresi anche quelli che segnalano merce pericolosa.
Molto spesso si assiste, da una parte alla sottovalutazione dell’uso di questi simboli, altre volte ad un abuso eccessivo o scorretto: infatti la loro definizione non è rimandata alla libera creatività di ognuno, ma è ricondotta ad uno standard internazionale, più specificatamente all’ ISO 780:2015. È necessario quindi conoscerne bene i significati e le regole da seguire.
Inoltre, prima di poter affrontare ogni discorso sul tema, è necessario che tu capisca tali simboli vengono utilizzati quando è realmente necessario garantire un determinato comportamento. Se tutti indicassero come fragile la loro merce, anche quando non lo è, l'utilità del loro uso verrebbe meno, perciò usali solo quando necessario.
Cerchiamo ora di descrivere insieme alcuni tra i più importanti e comuni simboli utilizzati nelle spedizioni. Tra quelli che indicano il modo in cui muovere il pacco abbiamo:
- Due frecce affiancate e orientate nello spazio: Indicano quale è il lato della scatola da orientare verso l’alto.
- Bicchiere: Indica che il contenuto della scatola è fragile (spesso è sostituito dalla scritta fragile).
- Gancio barrato: indica, a chi si occuperà di movimentare il pacco, di non utilizzare dei ganci per operare spostamenti.
- Freccia bidirezionale curva, barrata: indica di non rovesciare il pacco.
Tra quelli che aiutano i magazzinieri nello stoccaggio ci sono:
- Ombrello: Indica di tenere il pacco lontano dall'umidità
- Sole: Indica di non lasciare la scatola sotto il sole
- Due scatole sovrapposte, barrate: Indica di non sovrapporre più scatole
- Più scatole numerate: Indica il numero di scatole massime impilabili
Tra i più famosi simboli che segnalano il pericolo abbiamo:
- Triangolo con punto esclamativo al centro: Indica pericolo generico
- Triangolo con una fiamma centrale: Merce infiammabile
- Rombo raffigurante pesce fuori dall’acqua: Merce inquinante per ambiente marino
Questi sono solo una piccola parte di tutti i simboli disponibili e validi. Ti consigliamo di decidere qual è il più indicato per le tue esigenze e di apporlo sulla tua scatola.
Puoi decidere di acquistare etichette già pronte con i pittogrammi di tuo interesse, di stamparli direttamente dalla tua stampante su etichetta adesiva, o disegnarli con un pennarello indelebile direttamente sulla scatola. L’importante è non superare le dimensioni massime indicate dallo standard, che sono 10x15x20 cm.
Tieni sempre a mente che l’uso di un determinato simbolo deve essere giustificato dalla reale attenzione che ogni spedizione richiede: usali con moderazione e coerenza.
Dove scrivere su un pacco
Adesso che sai cosa scrivere su un pacco, il passo successivo è capire dove precisamente scrivere destinatario e mittente del pacco, e dove inserire i simboli di spedizione.
Per prima cosa, nel caso tu decida di riciclare una scatola già usata per altre spedizioni, elimina dalla superficie del pacco ogni adesivo, etichetta o codice a barre che possa creare confusione con i lettori appositi.
Cancella per bene anche i riferimenti ad eventuali mittenti e destinatari precedenti, ed elimina ogni pittogramma relativo alla pericolosità del precedente invio: il pacco potrebbe subire ritardi o essere bloccato senza motivo.
Nel caso non fosse possibile, opta per ricoprire la vecchia scatola con della carta pacchi, su cui poter inserire i nuovi dati senza pensieri di sorta.
Non c’è un lato su cui sia obbligatorio scrivere, ma possiamo consigliarti di scegliere:
- Lato dell’apertura della scatola: Scelto convenzionalmente dalla maggior parte degli utenti, ha come vantaggio quello di indicare allo stesso tempo il verso di apertura del collo.
- Lato più stabile della scatola: Quello laterale più lungo.
I simboli di trasporto dovrai inserirli su un lato diverso da quello adoperato per scrivere i dati di invio, e mai sul fondo o sulla superficie di apertura.
Ricorda di lasciare lo spazio per poter applicare la tasca trasparente che conterrà la lettera di vettura ed eventuali documenti doganali, senza che questa copra i dati appena compilati.
Come scrivere su un pacco
Cosa scrivere su un pacco lo abbiamo visto, dove scrivere anche, ora non ci resta che capire come scriverlo nella maniera migliore, per far si che sia tutto in regola fino alla consegna.
Per prima cosa, puoi decidere di:
- Acquistare dei talloncini adesivi su cui stampare o scrivere i dati
- Utilizzare dei semplici fogli bianchi A4
- Scrivere direttamente sul pacco
Se opti per le prime due soluzioni, ricordati di proteggere la carta con della plastica, della pellicola adesiva o del semplice nastro adesivo trasparente, in quanto la scatola potrebbe essere esposta per breve tempo alle intemperie o a sollecitazioni e movimenti, che potrebbero rovinare la leggibilità di quanto hai scritto.
Se invece scrivi direttamente sul pacco, adopera un pennarello indelebile, possibilmente nero, così da essere facilmente leggibile.
Nello scrivere mittente e destinatario, soprattutto se lo fai a mano libera, scrivi in stampatello e con una grafia chiara e leggibile. Inoltre, per facilitare ancora di più l’individuazione della destinazione del pacco, scrivi il destinatario con dei caratteri più grandi rispetto a quelli usati per scrivere il mittente.
E se devi spedire una valigia o una busta?
Nel caso dovessi spedire qualcosa che non possa essere considerato un pacco, come una valigia, o una busta, cambia qualcosa?
In realtà non cambiano i dati da compilare, ma il modo in cui scriverli. Ecco perché vogliamo darti dei consigli su come comportarti, se dovessi avere la necessità di inviare questo tipo di oggetti.
Cosa scrivere se devi spedire una valigia
Sempre più spesso i turisti preferiscono viaggiare leggeri verso i luoghi di vacanza, e quindi spediscono le proprie valigie nel luogo di destinazione con il corriere espresso scelto. Ma come fare a scrivere su una valigia i dati di invio
Per prima cosa sarà necessario procurarsi, per la sicurezza del collo, della pellicola trasparente protettiva, sia per preservarla da eventuali danni, sia per facilitare l‘adesione della tasca trasparente porta documenti.
Dopo aver fatto almeno tre giri di pellicola attorno alla valigia, procedi con il preparare un’etichetta (anche su un semplice foglio A4) dove inserire i dati di invio.
Come è facile intuire, quando si spedisce una valigia, quasi sempre mittente e destinatario coincidono. Quindi in questi casi è consigliabile segnare sul foglio solo il destinatario, indicando il nome del proprietario del collo, seguito dalla dicitura ℅ a cui far seguire il nome della struttura ricettiva con l’indirizzo completo. Non dimenticare inoltre di specificare un numero di telefono, per essere contattato in caso di problemi o per essere avvisato prontamente dell’arrivo del bagaglio.
Devo spedire una busta: cosa scrivo?
Se invece devi spedire un plico o una busta, (superfici a due dimensioni) valgono tutte le regole indicate sul cosa scrivere su un pacco.
L’unica differenza è dove scrivere i dati: infatti è consigliabile scrivere mittente e destinatario sul retro (lato opposto a quello di apertura).
Il mittente andrà inserito in alto a sinistra con una dimensione ridotta, rispetto all’indirizzo del destinatario, che dovrà occupare una buona metà inferiore della superficie disponibile, orientativamente sul lato destro.
Non ci stancheremo mai di ricordarti che scrivere correttamente i dati di spedizione, al posto giusto e nel modo giusto, aumenta considerevolmente la possibilità che la tua spedizione, di qualsiasi tipo sia e ovunque sia diretta, arrivi senza intoppi, senza danni e più velocemente a destinazione.
L’attenzione posta al cosa scrivere su un pacco è importante ed essenziale, tanto quanto quella riservata all’imballaggio dei tuoi oggetti: non ti sogneresti mai di inviare un oggetto delicato senza le necessarie precauzioni, giusto? Ecco perché è importante che, prima di inviare il tuo pacco, tu scriva senza errori tutti i dati indispensabili per il viaggio dei tuoi oggetti.
