Come organizzare le spedizioni per eventi e fiere: guida completa

Organizzare una fiera o partecipare a un evento richiede pianificazione, precisione e… una logistica impeccabile. Se la merce o i materiali promozionali non arrivano in tempo, il rischio è di compromettere visibilità, vendite e ritorno sull’investimento. 

Proprio per questo gestire al meglio le spedizioni per fiere ed eventi è una delle fasi più delicate di tutta l’organizzazione.

Rispetto alle spedizioni standard, quelle destinate agli eventi hanno regole, tempistiche e criticità molto diverse: si parla di finestre orarie strettissime, spazi condivisi tra più espositori, stand da allestire in poche ore e trasporti spesso internazionali.

In questa guida vedremo come organizzare spedizioni per eventi e fiere, quali accorgimenti adottare per evitare problemi e come scegliere i partner giusti per far arrivare tutto ciò che ti serve al giusto momento.

Spedizioni per eventi e fiere: quali sono le principali difficoltà logistiche?

Spedire materiali per una fiera non è come effettuare una consegna B2B o B2C tradizionale. Ci sono diverse complessità logistiche che rendono questo tipo di spedizione particolarmente delicata. Tra le principali:

• Tempi stretti e vincolanti: spesso è possibile consegnare solo in fasce orarie molto limitate, con accesso regolamentato da parte degli organizzatori dell’evento;
• Destinazioni temporanee: i materiali devono arrivare in un luogo che sarà attivo solo per pochi giorni (o addirittura ore), e che spesso viene poi smantellato;
• Volumi misti e carichi fragili: la spedizione può includere materiali promozionali, espositori, elettronica, campioni di prodotto, tutti con esigenze di imballaggio e trasporto diverse;
• Dogane e burocrazia: nel caso di fiere internazionali, le pratiche doganali devono essere gestite con largo anticipo per evitare blocchi;
• Servizi accessori: è spesso necessario integrare il trasporto con servizi come il facchinaggio in loco, il montaggio o il ritiro post-evento.

Tipologie di eventi e spedizioni

Essere presenti a una fiera o evento espositivo è sicuramente un’opportunità strategica per qualsiasi azienda. Ma attenzione: non tutte le fiere sono uguali  e lo stesso vale per gli stand, i prodotti da esporre e la logistica da organizzare.

Ci sono eventi più “snelli”, come i truck show, ovvero presentazioni private riservate a pochi ospiti selezionati, in cui l’azienda può creare hype attorno a un nuovo prodotto in uscita. Oppure i pop-in, dove l’esposizione avviene all’interno di uno spazio commerciale già esistente, spesso ad alto traffico e in linea con il target merceologico.

Ci sono poi le grandi fiere e convegni nazionali o internazionali, dove lo stand va progettato nei minimi dettagli e la spedizione ha un ruolo ancora più strategico. In questo tipo di contesti, la posta in gioco è più alta, così come il livello di pianificazione richiesto.

Ogni evento implica un diverso livello di investimento, sia in termini economici che organizzativi. Spedire una macchina, ad esempio, richiederà un approccio logistico molto diverso rispetto alla spedizione di cosmetici o materiale informativo. Lo stesso vale per le fiere locali rispetto a quelle che si svolgono all’estero: cambiano normative, tempi di consegna, pratiche doganali.

Pianificazione e tempistica: tutto parte da una timeline ben strutturata

Ogni spedizione legata a eventi e fiere va pianificata con largo anticipo. Il rischio più grande è sottovalutare i tempi, soprattutto quando si tratta di fiere internazionali o di consegne in luoghi con regole rigide sugli orari di accesso. Ecco perché il nostro primo consiglio è di anticipare il ritiro della merce, stabilire una timeline chiara per tutte le fasi (preparazione, spedizione, allestimento) e coordinarsi con gli organizzatori per rispettare le finestre di carico e scarico. 

Imballaggi, materiali e preparazione della merce: proteggi la tua immagine

Quando si parla di fiere, l’imballaggio fa la differenza. Un oggetto danneggiato durante il trasporto può compromettere la tua presentazione. È importante scegliere imballaggi adeguati: casse in legno (anche fumigate, per l’estero), materiali antiurto, rinforzi per merci fragili o particolarmente voluminose. 

Inoltre, la preparazione deve includere un’etichettatura chiara e una gestione attenta dei materiali pubblicitari, come roll-up, totem o prototipi.

Se vuoi saperne di più sull’etichettatura e sull’imballaggio, leggi anche:

Quali sono gli errori di spedizione più comuni e come ridurli?

Come imballare e spedire un quadro

Documentazioni e requisiti doganali: attenzione alla burocrazia

Partecipare a una fiera all’estero significa anche affrontare la burocrazia doganale. Servono documenti precisi, come fattura proforma, packing list, CMR e, in alcuni casi, documentazione specifica per eventi temporanei. Se la fiera si svolge fuori dall’UE, consigliamo di verificare i requisiti doganali del Paese ospitante, per evitare fermi o ritardi. Inoltre, alcune merci potrebbero richiedere autorizzazioni particolari. Anticipare questi passaggi ti permette di evitare brutte sorprese alla frontiera.

Modalità allestimento, stand e accessi: logistica fino all’ultimo dettaglio

Ultimo, ma non meno importante, è l’aspetto operativo legato all’allestimento. Molti poli fieristici impongono finestre orarie precise per l’ingresso dei veicoli, permessi per lo scarico e l’accesso agli stand. Serve quindi coordinare in modo puntuale la presenza dei montatori, la ricezione del materiale e l’eventuale rimozione a fine evento. Un consiglio? Non lasciare nulla al caso: conoscere in anticipo le regole di accesso e movimentazione del centro fieristico ti permetterà di agire con efficienza e senza stress.

La logistica è tutto: perché non puoi permetterti di sbagliare

Un’esposizione allestita in ritardo o male organizzata, magari per una consegna non andata a buon fine, danneggia direttamente la tua immagine e l'affidabilità del tuo brand. Per questo motivo, affidarsi a un partner esperto e flessibile è fondamentale.

Due approcci possibili: all-inclusive o gestione diretta

In base alla complessità dell’evento e al budget disponibile, esistono due approcci principali:

1. Aziende specializzate “chiavi in mano”
   Queste realtà si occupano di tutto: trasporto, facchinaggio, montaggio e smontaggio degli stand, gestione del materiale pubblicitario e molto altro. Sono ideali per grandi aziende con budget elevati, che vogliono limitare al minimo l’impiego di risorse interne nella fase logistica.
2. Spedizioni professionali con spedire pro
   Se invece il tuo obiettivo è spedire in modo affidabile solo il materiale da esposizione – come totem, campioni, cataloghi, prototipi,  spedire pro by alsendo è la soluzione perfetta.

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In questo modo, anche le PMI o i singoli professionisti possono partecipare ad eventi senza rinunciare alla qualità del servizio logistico, mantenendo sotto controllo il budget.

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