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Organizzare spedizioni per eventi e fiere: ecco cosa c'è da sapere

Allestire il proprio spazio espositivo all'interno di un padiglione è davvero così dispendioso e difficile? Dipende dal tipo di evento: ma c'è una soluzione per tutto. Organizzare spedizioni per eventi con SpedirePRO è più semplice e conveniente di quello che pensi.

Oggigiorno sempre più aziende mostrano interesse sulle possibilità di promuovere la propria attività tramite azioni di digital marketing e di sponsorizzazione online per poter aumentare le proprie vendite e farsi conoscere presso una più vasta platea di potenziali clienti.

Indubbiamente le aziende, siano esse online o fisiche, hanno tratto degli effettivi vantaggi dalle campagne web e dagli strumenti che il digitale mette a disposizione per crescere, ma molto spesso gli imprenditori dimenticano che alcuni degli strumenti usati in passato hanno ancora la loro efficacia.

Tra questi vi sono gli eventi espositivi e le fiere; questi particolare canali di promozione hanno infatti saputo adattarsi al cambiare dei tempi ed evolversi di pari passo con lo sviluppo della tecnologia.

Gli eventi espositivi sono ancora oggi un potente strumento di offline marketing che permette alle aziende di presidiare anche questo importante canale di vendita che ha il potere di spingere il potenziale cliente a concludere l'azione che si vuole compia, sia esso un acquisto o anche solo la richiesta di preventivo.

È per questo che oggi ci occuperemo di scoprire come organizzare la partecipazione ad eventi e fiere della tua attività e perché investire parte del budget destinato alla promozione della tua attività a questo importante strumento di marketing.

I 4 motivi per cui è vantaggioso partecipare a fiere ed eventi

Ad ognuno il proprio tipo di fiera ed evento: le differenti tipologie

La logistica: parte essenziale per un'ottima organizzazione

Cosa fare per organizzare eventi

Come organizzare spedizioni per eventi con SpedirePRO

Fiere ed eventi internazionali? Gli elementi di cui tener conto

Come preparare al meglio la spedizione

In conclusione

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I 4 motivi per cui è vantaggioso partecipare a fiere ed eventi

Partecipare ed organizzare spedizioni per eventi espositivi non è semplice, anzi, è richiesto un considerevole sforzo organizzativo e l'impiego di consistenti risorse aziendali sia economiche che umane.

Nonostante ciò, i vantaggi che derivano dalla partecipazione a questi importanti momenti permettono un sicuro ritorno su quanto investito.

Infatti, questo canale di promozione ti consente di:

  1. Incontrare una vasta platea di potenziali clienti quasi sempre in target. Non dimenticare infatti che queste occasioni sono "di settore", per cui avrai la possibilità di farti conoscere da persone già interessate all'argomento

  2. Fidelizzare i clienti che già conoscono la tua azienda e creare nuove opportunità di business

  3. Aumentare la visibilità del tuo marchio ed importi sulla scena tra i maggiori competitors del settore.

    In soldoni, essere presente lì dove sono presenti tuoi diretti concorrenti ha come diretta conseguenza quella di posizionarsi tra le aziende più meritevoli di essere considerate "leader del settore"

  4. Sviluppare il proprio brand e rafforzare la propria reputazione.

    Diretta conseguenza del punto precedente, partecipare ad un evento fieristico ed espositivo incrementa positivamente la tua posizione e la reputazione nel settore di riferimento. Esserci, comunica che si hanno tutte le carte per poter proporre soluzioni in uno specifico campo.

Ognuno di questi elementi non fa altro che semplificare ogni ulteriore azione di promozione che tu possa portare avanti online o offline.

Presenziare ad un evento significa porre la propria attività in una posizione privilegiata e investirla di autorevolezza; in un'ipotetica corsa per emergere tra i concorrenti, si potrebbe intendere la partecipazione a queste occasioni come poter partire con molti metri di vantaggio rispetto ai concorrenti.

 

Ad ognuno il proprio tipo di fiera ed evento: le differenti tipologie

Appurato il fatto che essere presenti ad eventi di questa portata sia un immenso vantaggio per le aziende, c'è da dire che non tutte le fiere sono uguali, così come diverse aziende non hanno le stesse necessità e capacità finanziarie da destinare all'acquisto degli allestimenti e all'organizzazione della spedizione verso gli spazi designati.

Ad esempio, tra gli eventi espositivi possiamo distinguere:

  • Truck show. Spettacoli privati in cui un'azienda mostra i propri prodotti ad un ristretto numero di partecipanti ancor prima della loro immissione nel mercato retail.

    Questi eventi innalzano l'aspettativa e l'hype su quei determinati prodotti e sull'evento stesso, vissuto come esclusivo.

  • Pop-in. Stand all'interno di spazi commerciali affini alla propria categoria merceologica, che consente all'attività di presentare i propri prodotti in una posizione privilegiata e ad alto traffico.

  • Fiere e convegni nazionali ed internazionali. L'evento espositivo per eccellenza, organizzato per tematica, settore o prodotto specifico, dove è possibile presentare i propri prodotti ad un pubblico altamente in target e fortemente interessato alla conversione.

Vi sono innumerevoli altre tipologie trasversali di eventi in cui è data la possibilità alle aziende di poter presentare le proprie proposte, in questa sede però ci interessa sottolineare come ogni diverso evento richieda un diverso grado di investimento in termini di accesso ed allestimento del proprio stand e di conseguenza, sarà differente anche il modo di organizzare la movimentazione dei propri prodotti verso lo spazio espositivo.

Focalizzandoci sull'organizzare la spedizione per eventi da parte di diverse aziende, viene da sé che mostrare e spedire una macchina sia diverso ed estremamente più complicato rispetto ad organizzare spedizioni per esposizioni di cosmetici; così come partecipare ad una fiera in cui spazio espositivo acquistato debba essere arredato, richieda delle risorse maggiori rispetto ad eventi in cui è necessario solo esporre la merce da esibire.

Stessa cosa potremmo dire sul differente grado di difficoltà di partecipare ad una fiera locale rispetto ad una che si tiene in un paese extraeuropeo: cambiano le dinamiche, la burocrazia e i documenti da produrre ed esibire.

Vediamo quindi come organizzare al meglio la propria partecipazione ad una fiera partendo da quella che è l'elemento principale: la logistica.

 

logistica spedizioni per aziende

 

La logistica: parte essenziale per un'ottima organizzazione

Qualsiasi sia la tipologia di fiera a cui hai intenzione di presenziare, sappi che la buona riuscita ed il successo dipendono non solo dalla bontà della propria proposta e dalla capacità di attirare l'attenzione all'interno degli spazi con uno studio attento del visual merchandising, ma soprattutto dalla logistica.

La partecipazione alle fiere o ad altri eventi infatti richiede un'organizzazione perfetta dal punto di vista del trasporto e dell'allestimento della propria area personale. Non dimenticare che la propria presenza ad un evento è un ottimo catalizzatore di attenzioni sul proprio marchio, ma questo è vero sia in senso positivo che negativo; un allestimento tardivo o approssimativo derivante da ritardi nella ricezione del materiale necessario, si riflette immancabilmente sulla tua reputazione.

Organizzare spedizioni per eventi richiede un'elevata professionalità, affidabilità ed esperienza, unita anche ad una minuziosa programmazione dei tempi.

Siccome nulla dev'essere lasciato al caso, la prima importante raccomandazione è quella di scegliere un partner logistico che possa assicurarti le qualità appena elencate; solo così la tua presenza in un padiglione potrà essere realmente profittevole e riflettersi positivamente sugli affari.

In base al tipo di evento, potrai decidere se affidarti ad:

  • Aziende specializzate con servizi all inclusive. Il servizio di questo tipo di aziende è consigliabile nel caso in cui si disponga di strutture prefabbricate da montare e smontare nei padiglioni e nel caso in cui la categoria merceologica trattata richieda delle spedizioni dedicate per mezzo di noleggio di mezzi esclusivi, servizio di facchinaggio, montaggio e smontaggio ed organizzazione ritiro e consegna della merce di esposizione.

    Come intuibile, questo tipo di servizio è appannaggio di aziende che hanno a disposizione grandi budget: è un servizio "chiavi in mano" che lascia all'impresa solo l'onere di presenziare all'evento e dare il meglio di sé stessi in quella occasione.

  • Servizi di spedizione online come SpedirePRO. Qualora si abbia la necessità di far recapitare presso i padiglioni fieristici soltanto la merce da esporre e supporti materiali come pannelli, totem, cataloghi ed articoli pubblicitari, prototipi ecc., potresti pensare di affidare l'organizzazione della spedizione per eventi a SpedirePRO.

    La nostra piattaforma ti garantisce l'affidabilità e la celerità che solo i migliori corrieri possono offrirti, a prezzi realmente competitivi, soprattutto per chi non ha grandi budget da dedicare alla movimentazione merci verso i poli fieristici.

    Avrai la possibilità di organizzare al meglio le spedizioni grazie al totale controllo offerto dalla nuova piattaforma pensata per i professionisti. In pochi click, potrai valutare le tempistiche di ritiro e consegna e seguire il progresso della spedizione grazie al tracking integrato. Perché si sa, un'organizzazione perfetta dipende anche dal controllo costante dell'evolversi delle situazioni.

All-inclusive o spedizioni espresse, fai in modo che ogni cosa sia pianificata nei minimi dettagli e non lasciare nulla al caso: ne va della reputazione dell'azienda.

 

Cosa fare per organizzare eventi

Qualsiasi sia il tipo di evento, per organizzare una spedizione per eventi in maniera perfetta devi necessariamente assicurarti di:

  • Programmare per tempo la spedizione dei colli da far recapitare negli spazi espositivi; non c'è spazio per l'errore e giocare d'anticipo in questo caso è di vitale importanza

  • Decidere di quale tipo di servizio usufruire ed agire di conseguenza; nel caso si opti per il servizio di spedizione espressa, assicurarsi di avere tutto il materiale per imballaggio a disposizione

  • Una volta preparate tutte le scatole da inviare, assicurarsi di etichettare con cura ogni singolo collo e fornire quante più informazioni precise e specifiche al corriere, tra cui nome del complesso designato ad ospitare l'evento, numero di padiglione, ecc.

  • Designare una persona di riferimento incaricata di ricevere la merce negli spazi espositivi. Ricorda che queste spedizioni non sono dirette ad un domicilio specifico, per cui per evitare che la merce venga smarrita o, peggio, rifiutata è necessario che un referente si faccia carico di intercettare le consegne

Questi sono solo dei piccoli accorgimenti che però ti permettono di scongiurare gli imprevisti più comuni nell'organizzare la spedizione per eventi.

 

Come organizzare spedizioni per eventi con SpedirePRO

Come anticipato prima, con SpedirePRO potrai organizzare le spedizioni per eventi in maniera semplice ed intuitiva con la certezza dell'affidabilità di una grande azienda.

Non dovrai fare altro che iscriverti sulla piattaforma ed iniziare a preparare le scatole necessarie a contenere la merce da esporre ed il materiale pubblicitario.

Una volta conclusa questa operazione, potrai accedere al tuo pannello di controllo e da lì prenotare la tua spedizione multicollo: questa è la più indicata quando una serie di pacchi sono tutti indirizzati ad un medesimo destinatario, consentendoti inoltre di risparmiare tempo e limitare anche eventuali errori di trascrizione di indirizzi.


Una volta inserite a video le dimensioni dei pacchi da inviare, il nostro comparatore ti mostrerà in tempo reale i preventivi dei corrieri partner con relativi tempi di ritiro e previsioni di consegna.

Potrai scegliere con semplicità la proposta migliore per le tue esigenze e avere un'organizzazione perfetta.

Una volta scelta la soluzione, non ti resterà che inserire i dati di spedizione dettagliati, finalizzare l'acquisto della stessa, stampare le etichette di spedizione ed aspettarne il ritiro da parte del corriere incaricato.

 

Fiere ed eventi internazionali? Gli elementi di cui tener conto

Cosa cambia nell'organizzare spedizioni per eventi, se questi sono al di fuori dei confini nazionali?

Se i colli sono diretti in un paese facente parte dell'area Schengen, non dovrai fare niente di diverso da quello previsto per le spedizioni nazionali.

Diverso è invece il caso di eventi e fiere in paesi extra Europei: in questo caso sarà necessario produrre tutta la serie di documenti previsti per i controlli doganali.

Importantissimo prima di procedere alla preparazione dei colli, è assicurarsi che ciò che si intende far arrivare all'estero non faccia parte di quelli che sono gli oggetti proibiti.

Una volta verificato che le merci che intendiamo esportare siano ammesse nel paese di destino, è importante allegare alla spedizione, i seguenti documenti:

  1. Copia documento d'identità
  2. Copia codice fiscale o attribuzione partita iVA
  3. Fattura pro-forma o commerciale
  4. Dichiarazione di libera esportazione
  5. Etichette di spedizione

Tutti devono essere prodotti in triplice copia e possibilmente due di esse devono essere scritte nella lingua del paese di destino o comunque in inglese.

La fattura pro-forma è il documento che contiene tutte le informazioni necessarie alla dogana per poter valutare e controllare il tuo pacco ed applicare eventualmente eventuali dazi e tariffe.

Nella fattura pro-forma dovrai indicare:

  • Dati di spedizione di mittente e destinatario
  • Scopo della spedizione (regalo, commerciale)
  • Elenco dettagliato dei beni presenti nel pacco
  • Luogo di produzione
  • Materiali di cui sono composti le merci
  • Destinazione d'uso
  • Valore economico unitario
  • Valore economico totale

La dichiarazione di libera esportazione è un documento che individua il mittente come unico responsabile della merce contenuta nel pacco riporta:

  • Dati personali o intestazione dell'azienda
  • E-mail
  • Telefono
  • Numero spedizione
  • Luogo e data
  • Firma

A seconda che la merce da esporre sia o meno destinata alla vendita, potresti dover pagare dei dazi doganali; se la merce da esporre è "merce campione" la spedizione sarà equiparata ad una tra privati e non dovrai corrispondere alcun dazio.

Ad ogni modo, SpedirePRO ti fornirà copia dei documenti doganali da compilare ed allegare al termine dell'acquisto di una spedizione internazionale.

 

Come preparare al meglio la spedizione

Preparare le spedizioni per eventi, come abbiamo visto, è solo questione di oculata organizzazione.

Se si sceglie di affidarsi a partner affidabili e professionali, si ha poco da temere: basta solo programmare il tutto per tempo.

Quello che però è esclusivamente nelle mani del mittente, è la preparazione e l'imballaggio della merce; maggiore è l'attenzione riservata a questo momento, minore sarà la possibilità di danneggiamenti durante il trasporto, situazione da evitare se non ci si vuole trovare nei guai a ridosso dell'apertura dell'evento.

Come preparare quindi la spedizione?

  1. Utilizza delle scatole abbastanza robuste ed in buone condizioni generali; per quanto una scatola recuperata da precedenti spedizioni possa farti risparmiare risorse, è necessario assicurare la sicurezza durante il trasporto.

  2. Imballa al meglio gli oggetti contenuti nelle scatole utilizzando pluriball, carta riempitiva, patatine di polistirolo ecc. L'obiettivo deve essere quello di riempire tutti gli spazi vuoti per evitare urti tra gli oggetti e di attutire il contenuto dalle sollecitazioni esterne il più possibile.

  3. Applica l'etichetta di spedizione del pacco in modo saldo, proteggendola se possibile anche dalle intemperie, inserendola in una busta trasparente porta documenti. La buona riuscita di una spedizione dipende anche dall'integrità e la leggibilità dei documenti di viaggio.

Piccoli accorgimenti che aiutano il corriere nel suo lavoro e permettono alla a te di preservare la tua performance all'evento espositivo.

 

In conclusione

Decidere di partecipare ad una fiera è un ottimo strumento che ti permette di integrare i tuoi sforzi nella promozione di strategie di marketing digitale con azioni offline.

Per una perfetta riuscita, è necessaria una meticolosa organizzazione delle spedizioni per eventi: infatti dalla qualità del servizio logistico scelto dipende il rispetto dei tempi serrati di allestimento ed esposizione.

A seconda della tipologia di evento a cui partecipi, potrai scegliere se affidarti a servizi dedicati all-inclusive o a servizi di spedizioni online come SpedirePRO.

Quest'ultimo, indicato per le spedizioni di sola merce espositiva e materiale pubblicitario, assicura professionalità e celerità di consegna grazie alla solida ed affidabile rete di corrieri partner a prezzi davvero competitivi.

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Categorie: Spedizioni per aziende

Il team di SpedirePRO

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