Se vendi online o, in generale, gestisci un certo numero di spedizioni ogni anno, saprai sicuramente che questo processo non è sempre libero da errori e problemi che possono causare ritardi e disagi al destinatario.
Identificare e capire quali sono gli errori di spedizione più comuni è il primo passo per ridurli e ottimizzare il processo di invio. Ogni cliente che riceve il prodotto nei tempi, così come gli viene “promesso” dal sito d’acquisto, è un cliente soddisfatto e potenzialmente disposto a parlare bene di te. Al contrario, ogni disagio può essere un motivo per un consumatore di non scegliere più la tua azienda per acquisti futuri.
Per questo motivo è così importante avere una strategia per controllare e ridurre gli errori. In questo articolo parleremo di alcuni degli errori di spedizione più frequenti e delle strategie più efficaci per minimizzarli, per rendere il servizio di spedizione più affidabile.
I problemi di spedizione più diffusi
Ci sono alcuni problemi molto comuni tra chi spedisce. Questi errori possono impattare moltissimo sulla reputazione della tua azienda e, per questo, è importante avere una strategia per ridurli al minimo. I disagi più frequenti riscontrati dai clienti sono:
- Errori nella preparazione del pacco
- Errori nell’etichettatura
- Gestione sbagliata dell’ordine
- Mancata rimozione delle etichette precedenti applicate sui pacchi
- Indirizzo e numero di telefono sbagliati
- Mancata conformità alle normative di spedizione
- Assenza di tracking code
Vediamo insieme in che consistono questi problemi, cosa possono creare in un cliente e, soprattutto, qual è la strategia giusta per evitarli.
#1 -Errori nella preparazione del pacco
Uno degli errori più comuni riguarda la preparazione del pacco. Ad esempio, l'uso di imballaggi inadeguati, il posizionamento scorretto degli articoli all'interno del pacco o la mancanza di protezione per gli oggetti fragili possono causare conseguenze anche gravi (pensa, ad esempio, al danneggiamento dell’oggetto inviato).
Oltre a questo, un pacco preparato male può portare a ritardi nella consegna e, in alcuni casi, alla perdita totale della merce.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Usa i giusti materiali per imballare. Scegli materiali di imballaggio di qualità (ne parliamo in questa guida) e adatti al tipo di merce che stai spedendo. Non meno importante, scegli una scatola delle giuste dimensioni, per evitare che la merce all’interno subisca troppi movimenti e si danneggi durante il trasporto
- Fai un controllo di qualità dei pacchi prima dell’invio. Introduci un sistema di controllo per verificare che i pacchi siano sempre imballati correttamente.
#2 - Errori nell'etichettatura
Altrettanto comuni (purtroppo) sono anche gli errori nell’etichettatura di un pacco. Ad esempio, un errore tipico è la presenza di informazioni errate o incomplete sulle etichette di spedizione, come indirizzi sbagliati, codici a barre illeggibili o mancanza di dettagli importanti.
Questi errori possono causare smarrimenti, ritardi nelle consegne, o addirittura la consegna del pacco al destinatario sbagliato.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Automatizza il processo di etichettatura. Usa un software di gestione delle spedizioni per generare automaticamente etichette di spedizione. In questo modo ridurrai il rischio di errori manuali
- Chiedi sempre ai clienti delle verifiche sui dati. Incoraggia i clienti a verificare e confermare i loro indirizzi di spedizione durante il processo di acquisto. Ad esempio, potresti inviare un'email di conferma con i dettagli dell'ordine, inclusa l'etichetta di spedizione, per una verifica finale da parte del cliente.
#3 - Gestione sbagliata dell'ordine
La gestione sbagliata degli ordini è un errore che può manifestarsi in tanti modi diversi. Spesso, una gestione sbagliata è “figlia” di un errore nella logistica e prevede l'invio di prodotti errati, oppure quantità sbagliate. O ancora, la mancata corrispondenza tra ciò che il cliente ha ordinato e ciò che viene effettivamente spedito.
Questi errori sono da attribuire, in genere, a errori umani durante il picking e il packing o ad una verifica troppo superficiale degli ordini prima della spedizione.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Investi in formazione. Assicurati che i tuoi collaboratori siano formati sui processi standard di gestione degli ordini, inclusi picking, packing e verifica
- Scegli un software di gestione degli ordini. Anche in questo caso, un sistema di controllo degli ordini può aiutarti a limitare gli errori e a controllare la merce in uscita
#4 - Mancata rimozione delle etichette precedenti applicate sui pacchi
Un errore che viene commesso spesso da chi riutilizza i packaging è lasciare sui pacchi le etichette relative ad un invio precedente. Questo accade molto anche in caso di resi, dove il destinatario riutilizza spesso la scatola in cui ha ricevuto i prodotti.
Le vecchie etichette possono contenere informazioni obsolete o errate, come indirizzi di spedizione non più validi o codici a barre che non corrispondono al contenuto attuale del pacco. Le conseguenze sono spedizioni errate, ritardi e smarrimenti.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Controlla rigorosamente i pacchi usati. Implementa una procedura standard per controllare e pulire tutti i pacchi riutilizzati prima del loro utilizzo. Assicurati che tutte le etichette precedenti siano rimosse
- Introduci un controllo qualità. L’utilizzo di alcuni strumenti come le checklist ti aiuteranno a controllare diversi aspetti del pacco e assicurarti che nessun pacco con etichette vecchie venga spedito.
#5- Indirizzo e numero di telefono sbagliati
Uno degli errori di spedizione più comuni è l’indicazione di un indirizzo o di un numero di telefono sbagliati nei dettagli di spedizione. Questi errori possono essere causati dall’inserimento di dati errati da parte del cliente, ma anche da errori di trascrizione durante la gestione dell'ordine.
Le conseguenze sono facilmente immaginabili: consegna al destinatario sbagliato, ritardi, pacchi smarriti e difficoltà a contattare il destinatario per recapitare i prodotti.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Automatizza la verifica degli indirizzi. Usa un software in grado di verificare automaticamente la validità degli indirizzi al momento dell'inserimento dell'ordine. In questo modo potrai avere un “occhio” digitale in grado di segnalare gli errori più comuni (come, ad esempio, un errore di battitura)
- Implementa un doppio controllo manuale. Crea un processo di controllo manuale per gli ordini che hanno dettagli di spedizione inusuali o che sono stati modificati più volte
#6 - Mancata conformità alle normative e invio di merci proibite
potresti incorrere in una mancata conformità alle normative.
Ad esempio, casi tipici sono il mancato rispetto delle norme per il trasporto di merci pericolose, una classificazione delle merci sbagliata, la mancanza di documentazione necessaria o un errore di considerazione delle leggi doganali. Questi errori sono tra i più gravi e possono portare a ritardi (nel migliore dei casi) ma anche a sequestri, multe e, in alcuni casi, al divieto di spedire in determinate aree.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Aggiornati sulle normative. Assicurati che chi è responsabile della spedizione nella tua azienda sia sempre aggiornato sulle ultime normative di spedizione, comprese quelle specifiche per determinati prodotti o destinazioni. Leggi sempre i regolamenti e le norme doganali prima di spedire
- Collabora con consulenti esperti in spedizioni extra UE e controlli doganali. Un altro consiglio è collaborare con esperti in logistica e consulenti doganali per garantire che le tue procedure di spedizione siano conformi alle normative e evitare problemi.
#7 - Assenza di tracking code
L'assenza di un codice di tracciamento (tracking code) nei pacchi spediti può creare problemi sia a chi spedisce che a chi deve ricevere il pacco. Il tracking code, infatti, è utilissimo per monitorare il percorso del pacco dal magazzino al destinatario finale. Senza il tracking, è difficile capire dove si trova il pacco ed è quindi impossibile capire se ci sono dei ritardi e quando arriverà il pacco.
Il codice di tracciamento è, quindi, un elemento che deve essere sempre presente nelle tue spedizioni. Scegliendo un sistema di invio dei pacchi come SpedirePRO, ad esempio, ti assicura un tracking per ogni spedizione e la possibilità di monitorare tutte le spedizioni in un unico luogo.
COME EVITARE QUESTO ERRORE?
- Scegli un sistema di spedizione che attribuisce un tracking automaticamente. Scegli un sistema che assegna automaticamente un codice di tracciamento a ogni pacco al momento della spedizione. In questo modo saprai che ogni pacco ha un codice univoco per il suo monitoraggio
- Comunica sempre il codice di tracciamento ai clienti. Invia automaticamente il tracking code ai clienti tramite email o SMS non appena il pacco viene spedito. Nella tua comunicazione, inserisci anche istruzioni su come utilizzare il codice per tracciare il pacco e dove verificare lo stato della spedizione
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