Chiunque prima o poi si trova a dover usufruire di questo servizio: se partecipi ad un concorso pubblico ti verrà richiesto quasi sicuramente di spedire tutti gli allegati e i documenti necessari tramite posta entro una data precisa, ma questo è solo uno dei tanti casi in cui si ricorre alla raccomandata.
Spesso si pensa che l’unico modo per inviarla sia recarsi alle Poste Italiane e affrontare quella lunga attesa che le è valsa l’associazione quasi istantanea con lentezza, disorganizzazione e disservizio. In realtà le code sono spesso giustificate dalle molteplici prestazioni che il servizio postale nazionale offre e che, nonostante la suddivisione per ambiti diversificati (servizi postali, bollettini, servizi finanziari, ecc), provocano frequentemente tempi di attesa mediamente lunghi.
Fortunatamente, in una società in cui il risparmio di tempo è fondamentale, la tecnologia viene in soccorso fornendo gli strumenti necessari per svolgere rapidamente le tue operazioni, come spedire lettere, pacchi e raccomandate, comodamente da computer, tablet o smartphone e da qualsiasi luogo, da casa così come dall’ufficio.
La raccomandata: che cos’è e a cosa serve
Prima di addentrarci nelle modalità di invio di una raccomandata online senza recarsi alle poste, è bene capire di cosa si tratta e se realmente è l’unica soluzione che può soddisfare le tue esigenze.
Quando si parla di raccomandata si intende una “ lettera o plico che, contro pagamento di una tassa speciale, le poste registrano rilasciandone ricevuta al mittente, il quale può così dimostrare di averla spedita”.
A livello giuridico l’invio di una comunicazione per “raccomandazione” rappresenta un “servizio che consiste nel garantire forfettariamente contro i rischi di smarrimento, furto o danneggiamento e che fornisce al mittente una prova dell'avvenuto deposito dell'invio postale e, a sua richiesta, della consegna al destinatario ”, decreto Legislativo 22 luglio 1999, n. 261.
La posta raccomandata è quindi uno dei mezzi più affidabili per l’invio di corrispondenza
Le situazioni in cui potrebbe essere necessario inviare una raccomandata sono molteplici:
- Per comunicazioni ufficiali come la notifica di contratti fra privati, provvedimenti della pubblica amministrazione, recapito di atti giudiziari, avvisi di garanzia, mandati di comparizione e, più in generale, comunicazioni legali.
- Per ottenere l’attestazione di avvenuta spedizione ai sensi di legge (Dgls 261/99).
- Per inviare documenti urgenti eludendo le tempistiche delle spedizioni postali ordinarie.
- Per spedire una busta tracciabile e monitorabile.
Le tipologie di raccomandata
Per selezionare il prodotto postale più adatto e il miglior servizio spedizioniere a cui affidare la tua spedizione è necessario distinguere tra le diverse tipologie esistenti.
1. Raccomandata standard o semplice
La raccomandata standard consiste nell’invio di una busta contenente fogli e documenti fino ad un massimo di 2 kg e ti consente di tracciarne il tragitto grazie al codice univoco che le viene associato. La ricevuta di spedizione ha valore legale e attesta, tramite la firma del destinatario, l'avvenuta spedizione. La consegna della raccomandata con Poste Italiane avviene di norma in quattro giorni lavorativi, escluso quello di invio.
2. Raccomandata andata e ritorno
È detta anche Raccomandata 1 con prova di consegna o A/R e si differenzia da quella standard per due motivi: l’attestazione di avvenuta ricezione della corrispondenza prevede l’invio di una cartolina al mittente con la firma del destinatario; la seconda differenza riguarda le tempistiche, infatti la raccomandata A/R è generalmente più veloce, da uno a tre giorni successivi a quello di accettazione, tempo che dipende dal luogo di partenza e da quello in cui deve essere recapitata.
3. Raccomandata online
La raccomandata online ha lo stesso valore di quella tradizionale, ma si tratta di una spedizione ibrida che nasce digitale e arriva al destinatario in forma cartacea. Si definisce ibrida in quanto consente di scrivere o di allegare documenti all’interno di un sito web per poi essere stampati, imbustati e inviati dall’erogatore del servizio, trasformando i documenti digitali in classica corrispondenza cartacea.
Per ricorrere a questo tipo di raccomandata ti basterà disporre di una connessione internet e di un computer, tablet o smartphone
I vantaggi di inviare una raccomandata online
Abbiamo già accennato al fatto che questo tipo di raccomandata ti consente di evitare le attese e i possibili disguidi tipici degli uffici postali, risparmiando così il tuo tempo. I vantaggi però non si limitano al fattore temporale (anche se già di per sé è un ottimo guadagno), infatti potrai:
- Evitare di stampare, imbustare e affrancare i tuoi plichi.
- Ottenere una ricevuta elettronica della spedizione con lo stesso valore legale di quella cartacea rilasciata da Poste Italiane o da altri servizi postali.
- Avere certezza sul contenuto: con la raccomandata tradizionale può capitare che il destinatario contesti l’invio dichiarando di aver ricevuto una busta vuota. Nel caso della raccomandata online, invece, non c’è da sbagliare in quanto l’originale è in forma digitale e rimane salvato all’interno dei server di chi eroga il servizio, oltre che sul computer del mittente.
- Il codice della raccomandata di norma viene riportato su ogni foglio del documento inviato e non solo sulla busta.
- Tempi di consegna più veloci.
- La gestione della corrispondenza è semplificata grazie alla possibilità di memorizzare una rubrica indirizzi.
- Servizio attivo 24 ore su 24 ore.
Come inviare una raccomandata online con Poste Italiane, Nexive e servizi alternativi
La posta raccomandata è stata per anni gestita da Poste Italiane, ma la digitalizzazione e la liberalizzazione dei mercati hanno favorito la nascita di servizi postali privati come Nexive (nostro partner) comparabili a quello di Poste Italiane, sia per le raccomandate che per i servizi di corrispondenza e l’invio di pacchi. Oltre a queste realtà più propriamente postali, per inviare una raccomandata intesa come l’invio di documenti importanti e urgenti ci sono molte valide alternative offerte dai corrieri che possono assolvere alle tue esigenze di corrispondenza, anche se in questo caso la ricevuta non ha lo stesso valore legale del Certificato Forense, che dispone della firma digitale del mittente e di un sigillo elettronico qualificato.
Poste Italiane
Poste Italiane permette di inviare online le due principali tipologie di raccomandata sia per privati che per aziende in modo abbastanza semplice e ad un prezzo contenuto. Per capire come inviare una raccomandata online basta collegarsi al sito web di Poste Italiane e recarsi nella sezione dei servizi online. Dopo essersi registrati e aver inserito i propri dati anagrafici si accede direttamente ad un editor di testo per scrivere il corpo della propria raccomandata. Se ciò che deve essere inviato sono dei documenti già in tuo possesso, puoi anche allegarli in formato .doc, .docx, .xls, .xlsx, .txt, .rtf, .pdf, .tiff, .xff, .bmp, .gif, .png, .jpeg o .jpg, ma non devono superare la dimensione massima di 5 MB e i 18 fogli A4.
Il prezzo di questo servizio varia in funzione delle pagine del documento da stampare, dell’imbustamento (legato sempre al numero di fogli che si inviano) e della stampa, che può essere a colori o in bianco e nero. A questa cifra verrà poi aggiunto il costo del servizio accessorio di avviso di ricevimento e di Andata Ritorno.
Nexive
Nexive è un’azienda italiana che opera nel settore delle spedizioni postali e commercio elettronico e offre soluzioni tradizionali e digitali per la corrispondenza, ma si si rivolge solo ad aziende, professionisti ed enti pubblici. Il loro servizio prevede la possibilità per il destinatario di scaricare online la raccomandata nel caso fosse assente al momento della consegna, vedendo così aumentare per il mittente le possibilità di portare a buon fine la consegna della missiva. Inoltre, la ricevuta di ritorno viene inviata in formato elettronico e ha valore di Certificato Forense, in modo tale che non vada perduta.
Servizi alternativi alla raccomandata online
Abbiamo visto come ricorrere alla raccomandata online sia la modalità ideale per l’invio di documenti importanti che necessitano di un Certificato Forense. Spesso però si ricorre a questa tipologia di corrispondenza solo per l’invio di documenti importanti in quanto si pensa che la posta ordinaria non possa fornire la dovuta sicurezza e la consegna entro i termini di tempo stabiliti. In realtà, per effettuare spedizioni urgenti di corrispondenza e di pacchi, si può usufruire dei servizi messi a disposizione sia dai corrieri che dai siti di spedizione online come Spedire.com.
Spedire una lettera o una busta in Italia non è appannaggio esclusivo di Poste Italiane, ma è chiaro che utilizzare corrieri e servizi di spedizione online come il nostro abbia un costo generalmente più alto a cui però corrisponde affidabilità, certezza della consegna, rispetto dei tempi previsti e tempistiche generali più brevi rispetto al servizio postale (anche quello della raccomandata) oltre che la possibilità di assicurare gratuitamente una spedizione dal valore inferiore ai 50 euro. Dunque, quando spedisci documenti urgenti e importanti 3 o 4 euro di differenza non sono poi così tanti per usufruire di tutti i vantaggi che una spedizione online apporta.
Scrivere una raccomandata
Una volta capito come inviare una raccomandata online evitando la fila alle poste arriva il momento di compilare il documento, tenendo conto dell’azienda spedizioniera che hai scelto.
Se opti per Poste Italiane la raccomandata andrà scritta nell’editor di testo del servizio o, sempre qui, andranno allegati i documenti testuali già presenti sul tuo computer. Nel caso di Nexive, invece, i documenti vanno scritti sul tuo pc e poi inviati all’operatore postale che si occuperà di stamparli, imbustarli e spedirli. Se invece decidi di affidarti ai servizi alternativi perchè hai un’urgenza ma non la necessità di una riprova legale di consegna, dovrai essere tu a provvedere alla stampa e all’imbustamento dei documenti e aspettare il ritiro, monitorando il suo viaggio fino alla consegna.
Come rintracciare una raccomandata online
Come per l’invio di pacchi su territorio nazionale e internazionale le raccomandate sono tracciate e ogni servizio di spedizione mette a disposizione sul proprio sito o attraverso le proprie applicazioni per il mobile il codice di tracciamento, per poterne seguire il transito dal ritiro alla consegna. Per avere un’ulteriore conferma dello stato di una spedizione è anche possibile affidarsi ad applicazioni terze create appositamente per il tracking delle spedizioni, dalle buste, ai pacchi alle raccomandate, come l’applicazione italiana iTracking Lite, Deliveries Package Tracker o Deliveries.
Ricevere una raccomandata: colori e codici identificativi
Nel caso tu sia il destinatario della raccomandata è bene conoscere i codici e i colori identificativi. I colori di riferimento sono:
- Bianco : è il colore che indica la notifica di mancata consegna, come per esempio i risultati di gare e concorsi pubblici, convocazioni a riunioni o altre tipologie di comunicazione.
- Giallo : come per le notifiche bianche identifica una mancata consegna, per cui di norma non c’è motivo di preoccuparsi e significa semplicemente che la comunicazione o il pacco non sono stati consegnati e sono stati portati in giacenza, quindi potranno essere ritirati all'ufficio postale indicato nello scontrino allegato alla cartolina.
- Verde : nonostante il verde sia il colore della speranza, le notifiche di questa tonalità non sono proprio speranzose , in quanto è utilizzato per le multe, contravvenzioni o atti giudiziari.
I codici utilizzati nelle raccomandate sono:
- Codice 12, 13, 14, 15, 151, 152, 153, 1513, 1514, 1515: identificano una raccomandata semplice inviata per posta o online da privati.
- Codici 63, 65, 630 e 650 contengono di norma atti come accertamenti, diffide, informazioni inerenti visite mediche e il mondo pensionistico.
- Le comunicazioni che iniziano con queste due cifre 75, 76, 77, 78, 79 indicano la notifica di atti giudiziari .
- Codice 608, 609 sono utilizzati per le notifiche da Enti Pubblici.
- Le raccomandate provenienti da banche, servizi finanziari e di credito sono segnate con i codici 612, 614, 693.
- Codice 613 e 615 si riferisce ad un avviso proveniente dall’Agenzia delle Entrate.
- Il 616 identifica comunicazioni di varie tipologie, dal mancato pagamento del bollo auto, al sollecito di pagamento di bollette ma anche comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
- Codice 670, 671, 689 sono i codici più temuti in quanto fanno riferimento alla notifica di cartelle di pagamento provenienti da Equitalia e dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione.
- Le comunicazioni e gli avvisi dell’INPS arrivano invece con i codici 63, 65, 630, 650.
- Il codice 668 è dedicato alle comunicazioni di natura amministrativa o giudiziaria come avvisi di garanzia, mandati di comparizione, citazioni in tribunale, multe autostradali, pignoramento, sfratto e altre richieste provenienti dall’autorità pubblica.
